Configurer les modèles d’e-mails HTML pour l’approbation de bons de commande

Les approbateurs reçoivent des notifications par e-mail pour chaque bon de commande à laquelle ils ont été affectés. Emburse Enterprise propose la version HTML de ces courriels d’approbation de bon de commande en trois formats : E-mail complet d’approbation, E-mail moyen d’approbation et E-mail léger d’approbation. Pour plus de détails sur chacun de ces modèles, voir Modèles d’e-mails HTML pour l’approbation de bons de commande. Afin de recevoir des e-mails dans ces formats, notez que l’utilisateur doit choisir le format HTML dans ses préférences en matière d’e-mail à l’écran Écran d’administration des règles de gestion.

En utilisant l’écran Administration des entités dans Emburse Enterprise, vous pouvez sélectionner le type de courriel HTML que vos utilisateurs reçoivent pour tous les types de notifications, ainsi que personnaliser le texte des instructions et le pied de page.

Types de notification

Il existe cinq types de notifications par e-mail. Ils peuvent tous suivre chacun des trois modèles présentés dans Modèles d’e-mail HTML pour l’approbation de bons de commande. Vous configurerez le modèle par défaut dans la section suivante, Création du type d’entité d’e-mail d’approbation. L’étape 5 de cette section répertorie les codes de type d’entité dont vous aurez besoin pour créer les autres types de notification par courriel énumérés ci-dessous.

Remarque : Remarque : votre organisation doit définir des règles pour régir les types de notification que vous souhaitez ajouter. Consultez la section Écran d’administration des règles de gestion pour obtenir de plus amples renseignements.

• Par défaut : Par défaut : ce type de notification informe les utilisateurs qu’un bon de commande leur a été attribué.

• Approbateur supplémentaire : ce type de notification informe les utilisateurs qu’ils ont été désignés comme approbateurs supplémentaires d’un bon de commande.

• Retour : Retour : ce type de notification informe les utilisateurs qu’un bon de commande leur a été renvoyé.

• En ligne : Ce type de notification informe les utilisateurs qu’un bon de commande doit être approuvé par l’intermédiaire d’Emburse Enterprise PURCHASE ORDER en ligne, car il ne peut pas être approuvé par courriel.

• Retour en ligne : ce type de notification informe les utilisateurs qu’un bon de commande leur a été renvoyé et de les aviser qu’ils doivent se connecter à l’application pour l’approuver ou le renvoyer. Utilisez cette option si vous souhaitez demander à l’approbateur de se connecter à l’application.

• Notification du fournisseur : Alerte les fournisseurs lorsque leurs commandes ont été approuvées dans Emburse Enterprise. Les notifications ne seront envoyées qu'aux fournisseurs dont l'adresse électronique figure dans leur Fiche Facture fournisseur. Les administrateurs peuvent ajouter des destinataires CC à votre organisation en suivant les étapes suivantes.

Demandes urgentes

Chacune de ces notifications est également disponible dans une version « Urgente » pour les bons de commande qui nécessitent une action immédiate.

Création du type d’entité d’e-mail d’approbation

Avant de pouvoir configurer les différents types de notification, vous devez créer chacun des types d’entités dont vous aurez besoin dans Emburse Enterprise.

1. Dans le menu Application, cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > ENTITÉS.

2. Utilisez la boîte de recherche pour vérifier si le type d’entité « Modèle de courriel d’approbation de bon de commande – Général » (Code : EmailFormat_POAN) requis existe déjà pour votre organisation. Si c’est le cas, passez à l’étape 5. Sinon, passez à l’étape 3.

3. Cliquez sur le bouton bleu + à droite de « Types d’entités » et saisissez ce qui suit :

• Nom : modèle de courriel d’approbation de bon de commande – Général
• Description : modèle de courriel d’approbation de bon de commande par défaut
• Code : EmailFormat_POAN
• Ordre de tri : Utilisez le menu déroulant Ordre de tri pour modifier l’ordre dans lequel ce type d’entité figurera dans la liste. Vous pouvez trier par nom d’entité, code d’entité ou ordre de tri.

4. Cochez la case Ne pas supprimer (du flux), cliquez sur APPLIQUER dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Pour de plus amples renseignements sur l’option Langues, voir Ajouter et modifier les langues de type d'entité.

5. Maintenant que vous avez créé le modèle de notification par e-mail d’approbation de bon de commande par défaut, vous pouvez suivre les mêmes étapes en utilisant les codes de type d’entité énumérés ci-dessous pour créer des modèles supplémentaires.

Sélection d’un format d’e-mail HTML d’approbation de bon de commande

Maintenant que tous les types d’entités ont été créés, vous pouvez assigner à chacun d’eux l’un des trois Modèles d’e-mails HTML pour l’approbation de bons de commande : E-mail d’approbation complet, E-mail d’approbation de longueur moyenne et E-mail d’approbation abrégé.

1. Cliquez sur le type d’entité souhaité. Dans la grille Entités dans la moitié inférieure de l’écran, cliquez sur le bouton bleu +.

2. Ajoutez l’entité suivante :

• Nom : Tout
• Code : TemplateName
• Données supplémentaires 1 : la valeur que vous saisissez (ou ne saisissez pas) ici détermine lequel des trois modèles d’e-mail HTML d’approbation de bon de commande vos utilisateurs recevront pour ce type de notification. Choisissez-en un ci-dessous.

• COURRIEL D’APPROBATION COMPLET (PAR DÉFAUT) Laissez le champ Données supplémentaires 1 vide

• Modèle de courriel moyen d’approbation : moyen

• Modèle de courriel léger d’approbation : léger

Cochez Ne pas SUPPRIMER (du flux), laissez les autres champs vides et cliquez sur ENREGISTRER.

Personnaliser les instructions

Vous pouvez personnaliser les instructions qui apparaissent sous les boutons vert et rouge ACCEPTER et RETOURNER dans les courriels, jusqu’ à 500 caractères (y compris les espaces). Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des balises HTML de base pour styliser le texte.

1. Cliquez sur la notification souhaitée dans la liste Types d’entités.

2. La première fois, vous devrez créer une entité Texte personnalisé. Cliquez sur le bouton bleu + dans la section Entités et saisissez les informations suivantes dans la fenêtre contextuelle Nouvelle entité :

• Nom : Texte personnalisé

• Code : Code : ACCEPT_RETURN_TXT

• Extra Data 1 : Données supplémentaires 1 : [saisissez vos nouvelles instructions personnalisées de 500 caractères ou moins, y compris les espaces et les balises HTML de base, si vous le souhaitez]

3. Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Personnaliser le pied de page

Vous pouvez également personnaliser les instructions qui apparaissent dans le pied de page du courriel, jusqu’ à 500 caractères (espaces compris). Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des balises HTML de base pour styliser le texte.

1. Cliquez sur la notification souhaitée dans la liste Types d’entités.

2. La première fois, vous devrez créer une entité Bas de page. Cliquez sur le bouton bleu + dans la section Entités et saisissez les informations suivantes dans la fenêtre contextuelle Nouvelle entité :

• Nom : Nom : bas de page (pour le type de notification en ligne, utilisez plutôt « En-tête2 »)

• Code : Code : utilisez BAS DE PAGE ou EN-TÊTE 2, selon le type de notification

• Extra Data 1 : Données supplémentaires 1 : [saisissez votre nouveau bas de page personnalisé de 500 caractères ou moins, y compris les espaces et les balises HTML de base, si vous le souhaitez]

3. Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter/Supprimer un lien « Afficher les images » dans l’e-mail

Pour obtenir des instructions sur l’ajout à votre modèle d’e-mail HTML d’un lien « Afficher Images », reportez-vous à Afficher les images dans les e-mails d’approbation de bon de commande.

Ajout d’un nombre de rappels à la ligne d’objet

Pour les e-mails déclenchés par le rapport Rappel d’approbation du bon de commande (Chrome River PURCHASE ORDER) planifié, vous pouvez configurer le modèle d’e-mail HTML sélectionné pour afficher un nombre de rappels dans la ligne d’objet de l’e-mail d’approbation de bon de commande.

1. Cliquez sur la notification souhaitée dans la liste Types d’entités.

2. La première fois, vous devrez créer une entité de comptage de rappels. Cliquez sur le bouton bleu + dans la section Entités et saisissez les informations suivantes dans la fenêtre contextuelle Nouvelle entité :

• Nom : Nom : afficher le nombre de rappels

• Code : Code : SHOW_REMINDER_COUNT

• Données supplémentaires 1 : VRAI

3. Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

4. Pour supprimer ce paramètre plus tard, remplacez simplement le code par un texte de substitution de toute nature.