Taux d’indemnité journalière

Certaines entreprises accordent à leurs employés un montant fixe par jour couvrant les frais de séjour et de déplacement reliés à leur travail. Le montant varie généralement par emplacement et peut être défini à l’aide de directives gouvernementales. Les utilisateurs peuvent ajouter une ligne d’élément de taux d’indemnité journalière à leurs rapports de dépenses afin d’être remboursés. L’écran des taux d’indemnité journalière permet aux administrateurs de gérer les taux de leur organisation selon des régions précises.

Afficher les tarifs par jour

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMIMNISTRATEUR > TAUX ET RÉGION > TAUX PAR JOUR.

Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le tableau de taux pour une région précise. Veuillez noter que seuls les pays et les villes définis dans la liste d’emplacements de taux d’indemnité journalière de votre organisation apparaîtront.

Pour restreindre les grandes listes de tarifs, utilisez la boîte de recherche pour trouver le tarif souhaité par pays, État/province ou ville.

Vous pouvez regrouper les résultats en glissant les en-têtes de colonnes individuelles dans la barre bleue de la partie supérieure.

• Région : à l’intérieur de la zone continentale des É.-U. (« CONUS ») ou à l’extérieur de la zone continentale des É.-U. (« OCONUS »).
• Date en vigueur : tous les taux gouvernementaux ont une date en vigueur qui est le premier jour de l’année. Certaines villes peuvent avoir de multiples taux saisonniers qui s’appliquent pour des portions de l’année, alors que d’autres villes ont juste une saison qui couvre toute l’année.
• Personnalisé : « Faux » indique un taux standard. « Vrai » indique un taux personnalisé créé par votre organisation.

Copier et modifier un taux

Seuls les taux d’indemnité journalière personnalisés peuvent être modifiés. Pour modifier efficacement un taux d’indemnité journalière gouvernemental en créant un taux personnalisé qui s’y rapporte, vous devrez le copier.

1. Sélectionnez le taux gouvernemental souhaité et cliquez sur COPIER.

2. La copie se trouve au bas de la liste de taux. Après avoir décoché la case à côté du taux copié, vous serez en mesure de cliquer sur MODIFIER lorsque vous sélectionnez le nouveau taux.

3. Vous pouvez modifier la date en vigueur du taux et les montants pour chaque type de dépenses. Une fois les modifications terminées, cliquez sur ENREGISTRER.

Téléverser les taux d’indemnités journalières personnalisés

Les clients qui ont configuré des indemnités per diem personnalisées et activé le téléversement et le téléchargement des indemnités per diem via les autorisations d’accès peuvent téléverser leurs propres modifications des indemnités per diem.

1. Sur l’écran d’administration des indemnités per diem, cliquez sur IMPORTER.

2. Sur l’écran Importation des taux d’indemnités journalières, cliquez sur TÉLÉCHARGER LE MODÈLE pour télécharger les tarifs personnalisés actuels de votre entreprise et les utiliser comme modèle pour les modifications.

3. Cliquez maintenant sur SÉLECTIONNER LE FICHIER, accédez au fichier de modèle modifié, puis cliquez sur IMPORTER.

Créer un taux

Vous pouvez créer un nouveau taux d’indemnité journalière un emplacement existant avec des régions définies.

1. Sélectionnez l’emplacement du tarif dans le menu déroulant et cliquez sur NOUVEAU.

2. Sur l’écran Sélectionner un emplacement, choisissez la région, le pays, l’état (le cas échéant) et la ville, puis cliquez sur SUIVANT

• CONUS : La région est à l’intérieur du continent américain
• OCONUS : La région se trouve à l’extérieur du continent américain

3. Inscrivez la date d’entrée en vigueur du taux et les montants pour chaque catégorie. Appuyez ensuite sur ENREGISTRER.

Supprimer un taux personnalisé

Seuls les taux d’indemnité journalière personnalisés peuvent être supprimés.

1. Sélectionnez le taux personnalisé que vous voulez supprimer et appuyez sur SUPPRIMER.

2. Vous devrez confirmer la suppression. Cliquez sur SUPPRIMER.

Limiter l’utilisation du montant d’hébergement pour les repas

Les clients qui incluent le montant de l’hébergement dans le total d’indemnité journalière peuvent fixer un plafond sur le montant de l’hébergement par jour qui peut être utilisé pour les repas.

Par défaut, si les utilisateurs dépassent les montants journaliers alloués pour le déjeuner, le dîner et/ou le souper, l’excédent est prélevé sur le montant de l’hébergement. Votre organisation peut choisir de plafonner le montant de l’indemnité journalière d’hébergement qui peut s’appliquer aux excédents de repas.

• Par exemple, si vous autorisez 250 $ pour l’hébergement, vous pourriez empêcher les utilisateurs d’appliquer ce montant à leurs excédents de repas. Ou peut-être que vous n’autoriseriez que 10 ou 50 $.

Si vous souhaitez exploiter cette fonctionnalité, veuillez ouvrir un ticket d’assistance pour définir le montant dans votre fiche d’indemnités per diem.

Activer l’écran des taux d’indemnités journalières et les fonctionnalités

Un administrateur disposant d’autorisations Super Admin peut accorder à l’utilisateur l’accès à l’écran Taux d’indemnités journalières et à ses diverses fonctions via l’écran de gestion Autorisations d’accès.

Consultez Autorisations d’accès dans le service d’assistance de Chrome River pour plus de détails sur les autorisations, les subventions et les politiques.