Générateur d’exportation

L’écran d’administration Générateur d’exportation permet aux clients qui sont correctement configurés de facilement créer et mettre à jour leurs spécifications d’exportation des paiements de dépenses, des factures et des factures B2B qui filtrent et exportent les dépenses approuvées, les factures et les rapprochements de paiement de facture.

• Veuillez noter que seules les spécifications d’exportation créées avec le Générateur d’exportation peuvent être mises à jour avec ce dernier. Si votre organisation possède des spécifications d’exportation existantes qui nécessitent une mise à jour fréquente, vous pouvez les recréer dans le Générateur d’exportation afin de pouvoir les modifier facilement avec ce dernier.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > EXPORTER > GÉNÉRATEUR D’EXPORTATION.

Un point vert indique la spécification d’exportation active. Vous pouvez avoir plusieurs spécifications, mais une seule spécification de dépense et une seule spécification de facture peuvent être actives à la fois.

Créer un nouveau rapport de spécifications

1. Cliquez sur le SIGNE PLUS BLEU pour créer une nouvelle spécification d’exportation.

2 Donnez un nom à la spécification et sélectionnez dans la liste déroulante le produit auquel elle s’applique : DÉPENSE, FACTURE ou paiements de FACTURE. Laissez le statut « Inactif » jusqu’à ce que vous ayez fini de créer la spécification.

• Une seule spécification peut être active à la fois pour chaque produit. Toutes les autres spécifications seront des ébauches jusqu’à ce que vous définissiez l’une d’entre elles comme étant la spécification active.

3 Une fois que vous avez sélectionné un produit, un choix de logiciels de planification des ressources de l’entreprise correspondants apparaîtra. Sélectionnez le logiciel utilisé par votre organisation pour créer une spécification d’exportation qui est préconfigurée pour être compatible avec celui-ci.

• Pour le moment, seuls Elite 3E et Aderant sont disponibles. D’autres logiciels seront ajoutés dans les prochaines versions.

Si vous ne voyez pas le PGI de votre organisation ou si vous êtes en train de créer une spécification d’exportation de rapprochement de paiement de facture, choisissez « Modèle personnalisé » (Custom Template).

• Si vous ne parvenez pas à créer une spécification compatible à l’aide de la fonctionnalité de personnalisation, créez un cas d’aide via le portail du service d’assistance de Chrome River.

4. Cliquez sur ENREGISTRER.

Dossier de configuration

Une fois que vous aurez créé une nouvelle spécification d’exportation, vous serez amené à l’Assistant fichier pour configurer votre fichier, configurer les lignes et examiner votre fichier avant qu’il ne soit créé.

1. Nom du fichier: Cliquez sur le bouton gris PLUS pour sélectionner les éléments que vous souhaitez utiliser dans le nom du fichier. Un horodateur sera automatiquement ajouté à la fin du nom de toutes les exportations. Si vous avez sélectionné un modèle PGI préconfiguré, il peut y avoir d’autres éléments ajoutés automatiquement.
2. Exemple : « ChromeRiverExportCustomerCodeTimeStamp »
3. Cliquez sur le bouton + pour ouvrir la fenêtre contextuelle Générateur de segments. Tout d’abord, sélectionnez le type de données que vous souhaitez inclure :
4. Valeur personnalisée : vous pouvez saisir votre propre texte en tant que valeur.

5. Valeur du système : cette option active une liste déroulante d’objets principaux de valeurs dans le système, parmi lesquelles vous pouvez choisir.
6. Pour les rapprochements de paiement de facture, sélectionnez Informations de paiement de facture.

7. Sélectionnez ensuite un attribut dans la liste déroulante qui apparaît.

8. Si vous sélectionnez Attributs de relation, de nouveaux champs apparaîtront pour vous permettre de sélectionner Rôle, Type d’entité, Entité et Attribut, le cas échéant.

9. Lorsque vous cliquez sur CRÉER, l’attribut que vous avez sélectionné apparaîtra dans le champ Nom du fichier. Vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton + pour ajouter d’autres attributs.

2. Format :choisissez TXT ou CSV.
3. Délimiteur : choisissez la barre verticale ou la virgule pour le délimiteur de texte du fichier.
4. Est-ce que toutes les lignes d’élément doivent être incluses dans ce fichier?
5. S’il existe des conditions dans lesquelles une ligne d’élément doit être exclue ou incluse, cliquez sur NON.
6. Cliquez sur AJOUTER UNE CONDITION.

7. Cliquez maintenant sur le bouton gris + pour ajouter le sujet de votre condition.

8. Dans le Générateur de segments, utilisez la liste déroulante Type de données pour sélectionner « Valeur du système » ou « Valeur personnalisée ». Si vous avez choisi une valeur du système, sélectionnez l’objet principal et son attribut, puis cliquez sur CRÉER.

9. Vous pouvez inscrire autant d’objets que vous le souhaitez. Ils seront validés de gauche à droite. Vous ne pourrez pas entrer dans un comparateur sans objet.
10. Choisissez maintenant un Comparateur dans la liste déroulante.

11. Enfin, choisissez la valeur. Vous pouvez ajouter autant de conditions que vous le souhaitez.

6. Ce fichier doit-il inclure la TVA? Choisissez Oui ou Non.

Si vous êtes prêt, cliquez sur SUIVANT dans le coin supérieur droit.

Ajouter une ligne et mettre en correspondance

Chaque ligne de votre spécification d’exportation est l’équivalent d’un onglet sur les anciennes feuilles de règles. La mise en correspondance vous permet d’affecter chaque champ de votre logiciel à un ou plusieurs champs de Chrome River.

• Si vous avez sélectionné l’un des modèles PGI, les lignes seront préremplies pour vous. Cliquez sur le bouton TROIS POINTS pour modifier, dupliquer ou supprimer une ligne. Vous pouvez également cliquer sur AJOUTER UNE NOUVELLE LIGNE.

1. Si vous avez sélectionné un modèle personnalisé ou si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne à votre modèle ERP standard, cliquez sur AJOUTER UNE NOUVELLE LIGNE pour commencer à ajouter les données que vous souhaitez inclure dans le fichier.

2 Saisissez les spécifications souhaitées pour cette ligne.

1. Comment voulez-vous nommer cette ligne? Le nom de la ligne doit être une description de base de la ligne.
2. À quelle fréquence faut-il traiter cette ligne? Utilisez la liste déroulante pour choisir si la ligne doit être affichée
3. Une fois par rapport de dépenses
4. Une fois par ligne d’élément
5. Une fois par allocation
6. Une fois par entrée de TVA (le cas échéant)
7. Une fois par fichier (en-tête)
8. Une fois par fichier (pied de page)

3. Voulez-vous toujours inclure cette ligne? S’il existe des conditions dans lesquelles une ligne d’élément doit être exclue ou incluse, cliquez sur NON.

1. Cliquez sur le bouton gris PLUS pour ajouter l’objet de votre condition.

1. Dans le Générateur de segments, utilisez la liste déroulante Type de données pour sélectionner « Valeur du système » ou « Valeur personnalisée ». Si vous avez choisi une valeur du système, sélectionnez l’objet principal et son attribut, puis cliquez sur CRÉER.

1. Vous pouvez inscrire autant d’objets que vous le souhaitez. Ils seront validés de gauche à droite. Vous ne pourrez pas entrer dans un comparateur sans objet.
2. Choisissez maintenant un Comparateur dans la liste déroulante.

1. Enfin, choisissez la valeur. Vous pouvez ajouter autant de conditions que vous le souhaitez.

4. Mappez vos champs PGI aux champs de Chrome River : C’est ici que vous indiquerez à Chrome River le nom de chaque champ de votre PGI et l’endroit où il doit se trouver dans Chrome River. Vous pouvez associer les champs 1 pour 1 ou vous pouvez associer un champ de votre PGI à plusieurs champs de Chrome River.
5. Si vous avez sélectionné l’un des modèles PGI, les champs seront déjà mappés pour chaque ligne préremplie, mais vous pouvez cliquer sur le bouton À TROIS POINTS pour les modifier.

6. Si vous avez sélectionné un modèle personnalisé ou si vous ajoutez une nouvelle ligne à un modèle ERP, cliquez sur le bouton À TROIS POINTS, puis MODIFIER pour activer le champ ERP afin que vous puissiez saisir le nom du champ dans votre ERP avec lequel vous mettez un champ de Chrome River en correspondance.

7. Si cet indicateur est bleu, la logique conditionnelle lui est appliquée. Voir « Ajouter des conditions » ci-dessous pour plus de détails.

8. Cliquez sur LIGNES DE RE-SÉQUENCE pour activer les « poignées » qui vous permettront de faire glisser les lignes dans un nouvel ordre.

9. Cliquez sur le bouton À TROIS POINTS pour...
10. Modifier : Modifier : modifier le ou les champs Chrome River vers lesquels ce champ PGI se lie.
11. Ajouter des conditions: Ajoutez une logique conditionnelle pour spécifier lesquels des champs de Chrome River sont de retour. La section Attraper tout vous permet de définir une valeur par défaut dans le cas où aucune autre condition n’est remplie ou fournie.
12. Cliquez sur AJOUTER UNE EXPRESSION pour ajouter plus de SI à la condition.
13. Utilisez le bouton AJOUTER DES CONDITIONS pour ajouter plusieurs conditions au champ PGI.
14. Cliquez sur SUPPRIMER TOUTES LES CONDITIONS pour les supprimer.

15. Dupliquer : fait une copie de toute la ligne.
16. Supprimer les champs Chrome River: Préservez la séquence de champs sans mapper ce champ PGI à un champ dans Chrome River.
17. Supprimer la ligne : supprime la ligne entière.

Lorsque vous avez fini de faire la correspondance de tous les champs de cette ligne, cliquez sur ENREGISTRER.

3 Si vous voulez, vous pouvez réarranger les lignes en cliquant sur celles-ci de façon à ce qu’elles deviennent bleues, puis en les glissant à l’endroit désiré dans la liste.

4. Lorsque vous aurez ajouté et arrangé toutes les lignes comme vous le souhaitez, cliquez sur PROCHAIN.

Résumé du fichier

Au cours de cette étape, vous pouvez revoir tous les choix que vous avez faits pour la spécification d’exportation, vérifier s’il y a des erreurs ou des champs vides, et apporter les corrections nécessaires avant de l’exécuter pour la première fois.

Cliquez sur AFFICHER LES PROPRIÉTÉS sur chaque ligne pour revoir la façon dont elle est formatée.

Si vous devez modifier une ligne, cliquez sur AJOUTER UNE LIGNE ET METTRE EN CORRESPONDANCE, puis cliquez sur l’icône du crayon sur la rangée souhaitée.

Lorsque toutes les lignes sont correctement formatées, cliquez sur TERMINER.

Vous verrez un message confirmant la création de votre nouvelle spécification d’exportation.