Générateur d’exportation

L'écran d'administration Générateur d'exportation permet aux clients qui sont correctement configurés de facilement créer et mettre à jour leurs spécifications d'exportation des paiements de dépenses, des factures et des factures B2B qui filtrent et exportent les dépenses approuvées, les factures et les rapprochements de paiement de facture.

• Veuillez noter que seuls les modèles de spécifications d'exportation créées avec le Générateur d'exportation peuvent être mises à jour avec ce dernier. Si votre organisation possède des modèles de spécifications d'exportation existantes qui nécessitent une mise à jour fréquente, vous pouvez les recréer dans le Générateur d'exportation afin de pouvoir les modifier facilement avec ce dernier.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > EXPORTER > GÉNÉRATEUR D’EXPORTATION.

Un point vert indique le modèle de spécification d'exportation actif. Vous pouvez avoir plusieurs modèles, mais un seul modèle de dépense et un seul modèle de facture peuvent être actifs à la fois.

Publication croisée des modifications entre l'AQ et la production

Pour les clients qui disposent d’un environnement d’AQ/UAT Emburse Enterprise, la publication d’environnements croisés vous permet de déplacer des modifications d’un environnement à l’autre. Il est ainsi facile d'importer des modèles de spécifications d'exportation de la production vers l'environnement d'AQ, de tester des modifications de données dans AQ et d'implémenter les modifications dans Production en quelques clics.

• Disponible pour utilisation : cet onglet de l'écran d'administration Générateur d'exportation affiche tous les modèles de spécifications d'exportation disponibles dans l'environnement auquel vous êtes connecté.
• Prêt à importer : cet onglet affiche les modèles de spécifications d'exportation qui ont été créés ou modifiés dans un autre environnement et qui peuvent être importés dans l'environnement auquel vous êtes connecté.

Modifier les modèles de spécifications d'exportation

Suivez les étapes ci-dessous pour importer un modèle de spécification d'exportation existant de la production dans l'AQ afin d'y apporter des modifications, de le tester et de le renvoyer à la production.

• Remarque : seuls les administrateurs disposant des autorisations nécessaires verront les boutons APPROUVER et IMPORTER sur les spécifications d'exportation qui leur permettent de procéder à une publication croisée, et les autorisations sont accordées séparément dans chaque environnement. Voir Autorisations d’accès pour plus d'informations sur les autorisations.

1. Connectez-vous à Emburse Enterprise dans l'environnement de production, ouvrez le Générateur d'exportation et sélectionnez le modèle de spécification d'exportation que vous souhaitez modifier dans l'onglet Disponible pour utilisation. 

2. Cliquez sur APPROUVER pour effectuer une publication croisée du modèle dans l'environnement d'AQ.

3. Dans la fenêtre contextuelle Approuver la spécification, cliquez sur APPROUVER.

4. Maintenant, connectez-vous à Emburse Enterprise dans l'environnement d'AQ/UAT, ouvrez le Générateur d'exportation, sélectionnez ce modèle de spécification d'exportation dans l'onglet Prêt à importer, puis cliquez sur IMPORTER.

5. Dans la fenêtre contextuelle Confirmation d'importation, cliquez sur IMPORTER.

6. Le modèle de spécification d'exportation sera déplacé vers l'onglet Disponible pour utilisation et apparaîtra dans l'aperçu. Cliquez sur MODIFIER pour effectuer les modifications souhaitées.

7. Une fois que vous avez terminé de modifier et de tester le modèle de spécification d'exportation dans l'AQ, cliquez sur APPROUVER pour le renvoyer à l'environnement de production.

8. Dans la fenêtre contextuelle Approuver la spécification, cliquez sur APPROUVER.

9. Maintenant, connectez-vous à nouveau à Emburse Enterprise dans l'environnement de production, ouvrez le Générateur d'exportation, sélectionnez le modèle de spécification d'exportation dans l'onglet Prêt à importer, puis cliquez sur IMPORTER. 

10. Dans la fenêtre contextuelle Confirmation d'importation, cliquez sur IMPORTER.

11. Le modèle de spécification d'exportation apparaît maintenant dans l'onglet Disponible pour utilisation.

Créer un nouveau rapport de spécifications

1. Cliquez sur le SIGNE PLUS BLEU pour créer une nouvelle spécification d’exportation.

2. Donnez un nom à la spécification et sélectionnez dans la liste déroulante le produit auquel elle s’applique : DÉPENSE, FACTURE ou paiements de FACTURE. Laissez le statut « Inactif » jusqu’à ce que vous ayez fini de créer la spécification.

• Une seule spécification peut être active à la fois pour chaque produit. Toutes les autres spécifications seront des ébauches jusqu’à ce que vous définissiez l’une d’entre elles comme étant la spécification active.

3. Une fois que vous avez sélectionné un produit, un choix de logiciels de planification des ressources de l’entreprise correspondants apparaîtra. Sélectionnez le logiciel utilisé par votre organisation pour créer une spécification d’exportation qui est préconfigurée pour être compatible avec celui-ci.

• Pour le moment, seuls Elite 3E et Aderant sont disponibles. D’autres logiciels seront ajoutés dans les prochaines versions.

Si vous ne voyez pas le PGI de votre organisation ou si vous êtes en train de créer une spécification d’exportation de rapprochement de paiement de facture, choisissez « Modèle personnalisé » (Custom Template).

• Si vous ne parvenez pas à créer une spécification compatible avec la fonction Personnalisé, créez un ticket d'assistance.

4. Cliquez sur ENREGISTRER.

Dossier de configuration

Une fois que vous aurez créé une nouvelle spécification d’exportation, vous serez amené à l’Assistant fichier pour configurer votre fichier, configurer les lignes et examiner votre fichier avant qu’il ne soit créé.

1. Nom du fichier: Cliquez sur le bouton gris PLUS pour sélectionner les éléments que vous souhaitez utiliser dans le nom du fichier. Un horodateur sera automatiquement ajouté à la fin du nom de toutes les exportations. Si vous avez sélectionné un modèle PGI préconfiguré, il peut y avoir d’autres éléments ajoutés automatiquement.
2. Exemple : « ChromeRiverExportCustomerCodeTimeStamp »
3. Cliquez sur le bouton + pour ouvrir la fenêtre contextuelle Générateur de segments. Tout d’abord, sélectionnez le type de données que vous souhaitez inclure :
4. Valeur personnalisée : vous pouvez saisir votre propre texte en tant que valeur.

5. Valeur du système : cette option active une liste déroulante d’objets principaux de valeurs dans le système, parmi lesquelles vous pouvez choisir.
6. Pour les rapprochements de paiement de facture, sélectionnez Informations de paiement de facture.

7. Sélectionnez ensuite un attribut dans la liste déroulante qui apparaît.

8. Si vous sélectionnez Attributs de relation, de nouveaux champs apparaîtront pour vous permettre de sélectionner Rôle, Type d’entité, Entité et Attribut, le cas échéant.

9. Lorsque vous cliquez sur CRÉER, l’attribut que vous avez sélectionné apparaîtra dans le champ Nom du fichier. Vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton + pour ajouter d’autres attributs.

2. Format :choisissez TXT ou CSV.
3. Délimiteur : choisissez la barre verticale ou la virgule pour le délimiteur de texte du fichier.
4. Est-ce que toutes les lignes d’élément doivent être incluses dans ce fichier?
5. S’il existe des conditions dans lesquelles une ligne d’élément doit être exclue ou incluse, cliquez sur NON.
6. Cliquez sur AJOUTER UNE CONDITION.

7. Cliquez maintenant sur le bouton gris + pour ajouter le sujet de votre condition.

8. Dans le Générateur de segments, utilisez la liste déroulante Type de données pour sélectionner « Valeur du système » ou « Valeur personnalisée ». Si vous avez choisi une valeur du système, sélectionnez l’objet principal et son attribut, puis cliquez sur CRÉER.

9. Vous pouvez inscrire autant d’objets que vous le souhaitez. Ils seront validés de gauche à droite. Vous ne pourrez pas entrer dans un comparateur sans objet.
10. Choisissez maintenant un Comparateur dans la liste déroulante.

11. Enfin, choisissez la valeur. Vous pouvez ajouter autant de conditions que vous le souhaitez.

6. Ce fichier doit-il inclure la TVA? Choisissez Oui ou Non.

Si vous êtes prêt, cliquez sur SUIVANT dans le coin supérieur droit.

Ajouter une ligne et mettre en correspondance

Chaque ligne de votre spécification d’exportation est l’équivalent d’un onglet sur les anciennes feuilles de règles. La mise en correspondance vous permet d’affecter chaque champ de votre PGI à un ou plusieurs champs d’Emburse Enterprise.

• Si vous avez sélectionné l’un des modèles PGI, les lignes seront préremplies pour vous. Cliquez sur le bouton TROIS POINTS pour modifier, dupliquer ou supprimer une ligne. Vous pouvez également cliquer sur AJOUTER UNE NOUVELLE LIGNE.

1. Si vous avez sélectionné un modèle personnalisé ou si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne à votre modèle ERP standard, cliquez sur AJOUTER UNE NOUVELLE LIGNE pour commencer à ajouter les données que vous souhaitez inclure dans le fichier.

2. Saisissez les spécifications souhaitées pour cette ligne.

1. Comment voulez-vous nommer cette ligne? Le nom de la ligne doit être une description de base de la ligne.
2. À quelle fréquence faut-il traiter cette ligne? Utilisez la liste déroulante pour choisir si la ligne doit être affichée
3. Une fois par rapport de dépenses
4. Une fois par ligne d’élément
5. Une fois par allocation
6. Une fois par entrée de TVA (le cas échéant)
7. Une fois par fichier (en-tête)
8. Une fois par fichier (pied de page)

3. Voulez-vous toujours inclure cette ligne? S’il existe des conditions dans lesquelles une ligne d’élément doit être exclue ou incluse, cliquez sur NON.

1. Cliquez sur le bouton gris PLUS pour ajouter l’objet de votre condition.

1. Dans le Générateur de segments, utilisez la liste déroulante Type de données pour sélectionner « Valeur du système » ou « Valeur personnalisée ». Si vous avez choisi une valeur du système, sélectionnez l’objet principal et son attribut, puis cliquez sur CRÉER.

1. Vous pouvez inscrire autant d’objets que vous le souhaitez. Ils seront validés de gauche à droite. Vous ne pourrez pas entrer dans un comparateur sans objet.
2. Choisissez maintenant un Comparateur dans la liste déroulante.

1. Enfin, choisissez la valeur. Vous pouvez ajouter autant de conditions que vous le souhaitez.

4. Mettez en correspondance vos champs PGI pour intégrer les champs Emburse Enterprise : C’est ici que vous indiquerez à Emburse Enterprise le nom de chaque champ de votre PGI et l’endroit où il doit se trouver dans Emburse Enterprise. Vous pouvez concaténer les champs directement de l’un à l’autre ou vous pouvez associer un champ de votre PGI à plusieurs champs d’Emburse Enterprise.
5. Si vous avez sélectionné l’un des modèles PGI, les champs seront déjà mappés pour chaque ligne préremplie, mais vous pouvez cliquer sur le bouton À TROIS POINTS pour les modifier.

6. Si vous avez sélectionné un modèle personnalisé ou si vous ajoutez une nouvelle ligne à un modèle PGI, cliquez sur le bouton À TROIS POINTS, puis sur MODIFIER pour activer le champ PGI afin de saisir le nom du champ PGI auquel vous associez un champ d’Emburse Enterprise.

7. Si cet indicateur est bleu, la logique conditionnelle lui est appliquée. Voir « Ajouter des conditions » ci-dessous pour plus de détails.

8. Cliquez sur LIGNES DE RE-SÉQUENCE pour activer les « poignées » qui vous permettront de faire glisser les lignes dans un nouvel ordre.

9. Cliquez sur le bouton À TROIS POINTS pour...
10. Modifier : Modifiez le ou les champs Emburse Enterprise auquel ce champ PGI est associé.
11. Ajouter des conditions: Ajoutez une logique conditionnelle pour indiquer les champs Emburse Enterprise qui sont retournés. La section Attraper tout vous permet de définir une valeur par défaut dans le cas où aucune autre condition n’est remplie ou fournie.
12. Cliquez sur AJOUTER UNE EXPRESSION pour ajouter plus de SI à la condition.
13. Utilisez le bouton AJOUTER DES CONDITIONS pour ajouter plusieurs conditions au champ PGI.
14. Cliquez sur SUPPRIMER TOUTES LES CONDITIONS pour les supprimer.

15. Dupliquer : fait une copie de toute la ligne.
16. Supprimer les champs Emburse Enterprise : Préservez la séquence de champs sans associer ce champ PGI à un champ dans Emburse Enterprise.
17. Supprimer la ligne : supprime la ligne entière.

Lorsque vous avez fini de faire la correspondance de tous les champs de cette ligne, cliquez sur ENREGISTRER.

3. Si vous voulez, vous pouvez réarranger les lignes en cliquant sur celles-ci de façon à ce qu’elles deviennent bleues, puis en les glissant à l’endroit désiré dans la liste.

4. Lorsque vous aurez ajouté et arrangé toutes les lignes comme vous le souhaitez, cliquez sur PROCHAIN.

Résumé du fichier

Au cours de cette étape, vous pouvez revoir tous les choix que vous avez faits pour la spécification d’exportation, vérifier s’il y a des erreurs ou des champs vides, et apporter les corrections nécessaires avant de l’exécuter pour la première fois.

Cliquez sur AFFICHER LES PROPRIÉTÉS sur chaque ligne pour revoir la façon dont elle est formatée.

Si vous devez modifier une ligne, cliquez sur AJOUTER UNE LIGNE ET METTRE EN CORRESPONDANCE, puis cliquez sur l’icône du crayon sur la rangée souhaitée.

Lorsque toutes les lignes sont correctement formatées, cliquez sur TERMINER.

Vous verrez un message confirmant la création de votre nouvelle spécification d’exportation.