Tableau de bord de gestion des bons de commande

Le tableau de bord Gestion des bons de commande permet aux utilisateurs bénéficiant des autorisations appropriées d’afficher les bons de commande et de les gérer.

Activer le tableau de bord de gestion des bons de commande

Les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent contrôler l’accès des utilisateurs au tableau de bord de gestion des bons de commande via l’écran d’administrateur des autorisations d’accès.

1. Dans le menu Administrateur, cliquez sur SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D’ACCÈS.

2. Cliquez sur l’onglet POLITIQUES, sélectionnez la politique appropriée, et cliquez sur MODIFIER.

3. Dans la section Autorisations, sous Bon de commande, recherchez la section Gestion des bons de commande et cochez Gestion des bon de commande.

• Utilisez les cases à cocher à côté des actions individuelles pour préciser plus en détail ce que les utilisateurs peuvent faire sur le tableau de bord de gestion des bons de commande.

4. Cliquez sur ENREGISTRER.

Accéder au tableau de bord de gestion des bons de commande

Cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur GESTION DES BONS DE COMMANDE.

Par défaut, vous ne verrez que les bons de commande que vous avez créés ou demandés, ainsi que ceux qui sont en attente d’approbation par vous ou un groupe auquel vous appartenez. Cependant, vous pouvez utiliser les différentes fonctions de recherche pour trouver n’importe quel bon de commande.

En-têtes des colonnes

Pour trier la liste de factures selon ce critère, cliquez sur l’en-tête de la colonne.

• Nom du fournisseur
• Fournisseur temporaire (icône)
• Numéro de BC
• Date du bon de commande
• Montant
• Assigné à
• Attribué le
• Statut
• FACT : a une facture associée.
• GR : a un reçu de marchandises associé.
• Urgent
• Pièce jointe
• Avertissement

Pour regrouper les bons de commande d’une colonne, vous pouvez glisser l’en-tête de la colonne dans la barre bleue située dans le haut de l’écran. Pour supprimer le groupe, cliquez sur X à côté du nom de l’en-tête de la colonne.

Recherche de bons de commande

Utilisez la boîte de texte dans le coin supérieur gauche pour rechercher des bons de commande par numéro.

Sélectionnez RECHERCHE AVANCÉE pour effectuer une recherche détaillée sur les renseignements d’un bon de commande, son état ou le personnel qui s’y rattache. Vous pouvez utiliser le curseur à la droite pour faire défiler les options de recherche ou utiliser les onglets de gauche pour vous rendre automatiquement à l’option de recherche voulue. Cliquez ensuite sur RECHERCHER.

Recherches enregistrées

Vous pouvez également cliquer sur ENREGISTRER pour sauvegarder les paramètres de recherche voulus en vue d’une utilisation ultérieure. Une fenêtre surgissante vous demandera de nommer la recherche. Cliquez ensuite à nouveau sur ENREGISTRER.

Pour accéder à une recherche sauvegardée, cliquez sur RECHERCHES ENREGISTRÉES dans le haut du tableau de bord Gestion des bons de commande, puis sélectionnez la recherche désirée dans la liste.

• Utilisez l’icône de crayon pour modifier une recherche enregistrée.
• Utilisez l’icône affichant un A souligné pour renommer la recherche enregistrée.
• Utilisez l’icône corbeille pour supprimer la recherche enregistrée.

Créer des bons de commande

Cliquez une fois sur un bon de commande dans la liste pour ouvrir un aperçu. Dans l’aperçu, cliquez sur PRÉC ou SUIVANT pour parcourir les aperçus des autres bons de commande sur le tableau de bord. Cliquez sur la flèche arrière en haut à gauche pour revenir au tableau de bord de gestion des bons de commande.

Vous pouvez effectuer plusieurs actions directement depuis l’aperçu :

• Images : cliquez sur cette action pour afficher toutes les images jointes au bon de commande.
• Suivi : pour voir où se situe le bon de commande dans le processus d’approbation. Pour connaître tous les détails, consultez la section Suivi du routage de bon de commande.
• PDF : cliquez pour voir le rapport du bon de commande ou le rapport complet.
• Supprimer : Supprimer le bon de commande
• Modifier : ouvrir le bon de commande pour l’édition.
• Envoyer : renvoyer ou approuver le bon de commande Pour connaître tous les détails, consultez la section Approuver les bons de commande.

Modifier le bon de commande

Cochez la boîte à côté du bon de commande voulu, puis cliquez sur MODIFIER.

Attribuer des bons de commande

Cochez la boîte située à côté des bons de commande que vous voulez attribuer à un approbateur ou à un groupe précis, puis cliquez sur ATTRIBUER.

Choisissez l’approbateur ou le groupe voulu à partir du menu déroulant, entrez un commentaire si cela est nécessaire, puis cliquez sur ATTRIBUER.

Supprimer le bon de commande

Vous pouvez supprimer tout bon de commande qui n’est pas lié à une facture. Si le BC n’est pas lié à une facture, le bouton SUPPRIMER ne sera pas actif.

1. Sélectionnez le ou les bons de commande souhaités dans la liste et cliquez sur SUPPRIMER.

2. Dans la fenêtre contextuelle de confirmation, cliquez sur SUPPRIMER.

Télécharger tout dans Excel

Vous pouvez télécharger une partie ou tous les données de l’écran de gestion des bons de commande dans un fichier Excel.

• Pour télécharger tous les enregistrements, cliquez sur le bouton TOUT en haut à droite.

• Pour télécharger les enregistrements sélectionnés, cochez les cases en regard des bons de commande souhaités et cliquez sur TOUT.