Meilleures pratiques pour la gestion des bons de commande

Pour les opérations juridiques dans l’UE, l’approbation préalable des dépenses à l’aide de bons de commande est plus qu’une bonne hygiène, c’est une protection de la conformité et de la facturation. Ce guide décrit les pratiques permettant de maintenir les flux de travail des bons de commande prêts pour l’audit, conformes à la TVA et entièrement optimisés au sein d’Emburse Invoice Enterprise. En créant des bons de commande via un processus de demande et d’approbation standardisé, votre organisation peut réduire les frais généraux de comptes fournisseurs, améliorer la précision et éviter les retards post-transaction.

Centraliser la création de PO

Pourquoi c’est important

La création de bons de commande dispersés entraîne des erreurs de facturation, des fuites budgétaires et des risques d’audit.

Comment le faire

• Utiliser des modèles de BC standardisés qui comprennent
  • Nom du fournisseur
  • Numéro de dossier ou code client
  • Description
  • Quantité et montant estimé
  • Catégorie TVA
  • Code de budget
• Reliez chaque bon de commande à un engagement client spécifique ou à un centre de coûts interne pour plus de transparence.

Automatiser les flux de travail d’approbation

Pourquoi c’est important

Le routage manuel des approbations crée des goulots d’étranglement.

Comment le faire

• Configurer les seuils d’approbation échelonnés dans Emburse Invoice Enterprise.
  • Exemple : 1 000 EUR = manager, 5 000 EUR et + = partenaire
• Assurer un suivi clair des champs d’audit (date de soumission et date d’approbation) pour surveiller les mesures SLA.

Appliquer la correspondance des factures

Pourquoi c’est important

La correspondance des factures garantit que les fournisseurs facturent uniquement les biens ou services approuvés.

Comment le faire

• Exiger des fournisseurs qu’ils incluent les numéros de BC sur toutes les factures.
• Activez la correspondance bidirectionnelle ou tridirectionnelle dans Emburse Invoice Enterprise.
  • Tri-directionnel : Utilisation pour les biens physiques et les livrables vérifiables tels que
    • Matériel informatique, fournitures de bureau, documents imprimés
    • Service traiteur, livrables marketing, logistique
    • Licences logicielles (par siège/par unité)
  • Bidirectionnel : À utiliser pour des services tels que
    • Conseiller juridique, consultants, témoins experts
    • SaaS, services de recherche, éducation/formation
    • Transcription, traduction, frais d’agence
• Définissez les règles d’écart (par ex., ±5 %) sur les discordances d’indicateur automatique.

Assurer la conformité à la TVA et à l’UE

Pourquoi c’est important

Les erreurs dans la classification de la TVA peuvent entraîner des pénalités ou une perte de recouvrables.

Comment le faire

• Attribuer les catégories de TVA correctement par bon de commande, en particulier pour les services transfrontaliers.
• Conserver toutes les données et la documentation du bon de commande pendant au moins 7 ans.

S’aligner sur les modèles de facturation juridique

Pourquoi c’est important

L’alignement des bons de commande sur les codes client et d’affaire permet une facturation précise des clients et renforce la confiance.

Comment le faire

• Mapper chaque bon de commande à un client ou à un code d’affaire.
• Effectuer des examens mensuels des dépenses des fournisseurs ou des affaires pour la préparation à l’audit.

Fournir une formation et un soutien

Pourquoi c’est important

Les lacunes en matière de connaissances entraînent un risque de conformité.

Comment le faire

• Inclure la formation au processus de PO dans l’intégration des nouveaux employés.
• Effectuer des mises à jour trimestrielles pour AP, Legal Ops et Procurement.
• Définir les chemins d’escalade (par ex., responsable AP ou centre d’assistance).

Gérer les données de base fournisseur

Pourquoi c’est important

Les données obsolètes des fournisseurs entraînent des retards et une exposition légale potentielle.

Comment le faire

• S’assurer que les informations suivantes sur le fournisseur sont à jour :
  • Nom de l’entité juridique
  • Numéro de TVA
  • IBAN
  • Pays/Région

Activer la visibilité et les prévisions

Pourquoi c’est important

L’accès aux données en temps réel évite les dépenses excessives et prend en charge la planification budgétaire.

Comment le faire

• Utiliser les tableaux de bord Emburse pour surveiller
  • Bons de commande ouverts
  • Dépenses engagées par rapport aux dépenses réelles
  • Exceptions signalées
• Encourager les équipes à utiliser les données du bon de commande pour planifier les futurs budgets des cas/équipes.