Modèles de mise en correspondance des factures électroniques

La fonctionnalité de mise en correspondance des modèles de factures électroniques de Chrome River vous permet de créer des modèles qui convertissent les fichiers de données de la facture électronique du fournisseur de leur format propriétaire vers le format qui convient à votre entreprise. Vous pouvez ainsi créer des modèles différents pour chaque fournisseur et les utiliser autant de fois que vous le souhaitez. Une fois qu'un modèle a été créé, les fichiers de factures électroniques du fournisseur peuvent être systématiquement importés et traités à partir de leur format d'origine dans Chrome River INVOICE.

Notez que, même si vous ne pouvez pas ajouter une image à chaque dossier de facture au moment de sa création au moyen de modèles de mise en correspondance, vous pouvez ajouter une image à ce dossier après sa création, comme vous le feriez avec tout autre dossier de facture.

Les règles de gestion paramétrables eInvoice qui s'exécutent par la suite lorsque les fichiers de données de factures électroniques sont traités offrent une flexibilité pratiquement illimitée dans la validation des données ou le remplissage des données. Cela vous permet de créer des enregistrements de factures qui contiennent aussi bien des données provenant du fournisseur que les données requises par votre entreprise. Le processus de conformité et de routage des éléments de ligne de Chrome River est intégré à eInvoice, garantissant que les enregistrements de factures électroniques résultants sont mis en évidence en cas de problème de conformité et acheminés selon les conditions qui sont propres aux factures, soit dans le cadre d'exceptions, soit pour les processus d'approbation.

Accéder à l'administration des modèles de factures électroniques

Les utilisateurs avec les autorisations requises peuvent accéder à l’écran d’administration en cliquant Paramètres d’administration > Maintenance > Modèles einvoice.

Créer un nouveau modèle de facture électronique

[1] Pour créer un nouveau modèle de facture électronique, cliquez sur le bouton +.

[2] Dans Configuration des fichiers, vous pourrez définir le délimiteur (séparateur) et l'indicateur de texte (conteneurs de valeur) de façon à ce que le système puisse lire les fichiers de données générées par le fournisseur téléversés.

• Nom du modèle : donnez un nom à votre modèle pour mieux le repérer.
• Délimiteur : choisissez si les données contenues dans les fichiers de données générées par le fournisseur sont délimitées par une barre verticale, un point virgule ou une virgule.
• Indicateur de texte : indiquez si une apostrophe simple ou double est utilisée pour différencier le texte de ce qui ne l’est pas.
• Texte du déclencheur : il s’agit du texte qui permettra d’associer votre modèle aux fichiers fournis par le fournisseur. Il sera placé au début du nom des fichiers qui devront être traités par ce modèle.
• Remarque : Vous devrez donc utiliser différents noms si vous avez besoin de plus d’un modèle par fournisseur.

[3] Ensuite, vous pouvez choisir d'ajouter, de façon optionnelle, un en-tête à la facture principale et des valeurs de champs de données des lignes d'éléments que vous voulez ajouter par défaut, dont les descriptions des en-têtes et les champs de lignes d'éléments comme les codes de coût, les GL et les dossiers.

• En-tête par défaut : utilisez les menus déroulants pour rechercher et sélectionner le nom, l'adresse ou le demandeur approprié. Vous pouvez également saisir un commentaire et une description. Tous ces éléments sont facultatifs.

• Lignes d’éléments par défaut : utilisez les menus déroulants pour sélectionner un type de dépense, un code de coût ou une allocation par défaut. Tous ces éléments sont facultatifs.

[4] Cliquez sur PROCHAIN.

5. Téléversez un exemple de fichier de données de votre fournisseur pour le mettre en correspondance avec le format de Chrome River. Pour le moment, tous les fichiers des fournisseurs doivent être délimités par des barres verticales, des points virgules ou des virgules.

• Les fichiers délimités par des tabulations ne sont pas acceptés. Fichier téléchargé : cliquez sur AJOUTER DES PIÈCES JOINTES pour sélectionner le fichier désiré.
• En-tête inclus : si la première rangée du fichier de données contient de l’information sur l’en-tête de colonne, sélectionnez OUI.
• Remarque : lors de la mise en correspondance, si vous précisez que votre fichier comporte un en-tête de colonne, l'application tiendra pour acquis que tous les fichiers suivants auront également un en-tête.

6. Lorsque le fichier de données aura été téléversé, la section de mise en correspondance de données générera les données nécessaires à la correspondance avec les noms de colonnes du fournisseur et les noms de Chrome River. Ensuite, tous les fichiers comportant le texte de déclenchement au début de leur nom qui sont téléversés sur le serveur FTP de Chrome River seront automatiquement mis en correspondance au bon format pour traitement.

• Colonne : le numéro de chaque colonne dans le fichier de données.
• Nom de colonne : les noms de champs fournis par votre fournisseur, si le fichier a une ligne d’en-tête. Le nom des colonnes dans l’en-tête ne doit pas contenir plus de 50 caractères.
• Exemples de données : les valeurs des données du dossier du fournisseur.
• Mise en correspondance Chrome River : l’équivalent Chrome River de chaque nom de champ. Voir la cartographie de la Chrome River,, ci-dessous, pour plus de détails.
• Format : le format des données, s’il y a lieu. Voir la cartographie de la Chrome River,, ci-dessous, pour plus de détails.

Mise en correspondance Chrome River

La section de mise en correspondance vous permet de faire correspondre, manuellement, chaque en-tête ou ligne d'élément fourni par le fournisseur avec son équivalent Chrome River.

[1] Utilisez le menu déroulant sur chaque ligne afin de sélectionner la valeur de correspondance Chrome River.

• S'il n'y a pas d'équivalent, sélectionnez AUCUN.
• Seul le numéro de facture doit être mis en correspondance, mais il est utile de mettre en correspondance autant de champs que possible.

[2] Vous devez préciser le format de certains champs de données (par exemple, l'ordre du jour et du mois dans une date). Ceux-ci peuvent être sélectionnés dans le menu déroulant Format.

• Lorsqu'un format spécial n'est pas nécessaire pour un champ de données, la seule option disponible sera TOUTE CHAÎNE.

[3] Pour que les modifications prennent effet, vous devez cliquer sur ENREGISTRER après la mise en correspondance de chaque ligne.

[4] Voir la section Téléchargement des données de la facture électronique ci-dessous, pour obtenir des instructions complètes sur l’utilisation de votre nouveau modèle de facture électronique.

Suppression d’un modèle de facture électronique

[1] Pour supprimer un modèle, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur SUPPRIMER.

[2] Dans la fenêtre de vérification, cliquez sur SUPPRIMER.

Téléversement des données de facturation électronique

Une fois le modèle sauvegardé et les règles de facturation électronique correspondantes configurées, vous pouvez envoyer les fichiers générés par le fournisseur qui seront lus et transformés dans un format que l'application Chrome River pourra traiter.

[1] Assurez-vous que le nom du fichier généré par le fournisseur commence par le texte de déclenchement que vous avez inclus lors de la création du modèle.

[2] Placez le fichier de données généré par le fournisseur sur le site FTP qui vous a été fourni par Chrome River, à l'endroit approprié : /files/eInvoice/[environment]

• Remarque : [environment] correspond à l'environnement où vous voulez que le fichier de la facture électronique soit créé.
• Si vous voulez d’abord tester le fichier, placez-le dans le dossier d’AQ (si votre organisation en dispose).
• Pour envoyer le fichier, placez-le dans le dossier de production.

Le processus de mise en correspondance des factures électroniques s'exécute à intervalles rapprochés et recherche dans ces emplacements les fichiers texte qui correspondent au texte de déclenchement que vous avez indiqué dans les modèles de mise en correspondance des factures électroniques de votre entreprise. Le modèle que vous avez créé permet de récupérer et de transformer ces fichiers. Les règles appropriées s'exécuteront et des notifications seront envoyées par courriel pour indiquer si le traitement a été réussi et si le dossier de facture a été créé dans Chrome River.