Mise en forme manuelle des données eInvoice

Si un fournisseur vous transmet un fichier de données de facture électronique qui ne peut pas être converti automatiquement à l’aide d’un modèle créé dans l’outil de mise en correspondance, les données reçues doivent être formatées manuellement puis enregistrées sous forme de fichier pour qu’Emburse Enterprise puisse les traiter.

Directives

• Les données de chaque poste doivent présenter une ligne dédiée dans le fichier texte.
• La première ligne du fichier texte doit inclure une liste des noms de colonne délimitée par des barres verticales
• Une barre verticale ('|') doit être positionnée entre toutes les colonnes.
• La dernière colonne doit être suivie d’une barre verticale.

Des informations complètes sont disponibles dans l’onglet eInvoice par lots du document Spécifications du flux de données & FAQ d’Emburse Enterprise.

Exemple de modèle

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger le modèle suivant pour concaténer les données du fournisseur, puis copier et coller ces données dans un fichier texte.

• Remarque : Les utilisateurs d’Internet Explorer doivent cliquer-droit sur le lien, sélectionner ENREGISTRER LA CIBLE SOUS... et ajouter l’extension « .xls » au nom du fichier pour afficher le modèle.

eInvoice Data Feed Template.xls

1. Saisissez les données d'en-tête du fournisseur telles que CodeClient, IDFournisseur, NuméroPoste dans les cellules appropriées sous les colonnes vertes.

• Les colonnes obligatoires sont marquées Oui.

2. Saisissez les données du poste dans les cellules sous les colonnes bleues. Chaque poste doit avoir sa propre ligne.

• Pour les factures comportant plusieurs postes, copiez et collez les mêmes données d'en-tête dans les cellules situées sous les colonnes vertes pour chaque poste.

3. Saisissez les données d'en-tête du fournisseur telles que CodeClient, IDFournisseur, NuméroPoste dans les cellules appropriées sous les colonnes vertes.

4. La colonne AZ concaténera automatiquement les données de chaque poste en une longue chaîne au format approprié. Copiez le contenu de la colonne AZ pour chaque poste et collez-le dans le fichier texte sous la première ligne.

Téléversement des données de facturation électronique

Une fois que vous avez créé le fichier texte, vous devrez le zipper dans un fichier ZIP en suivant les directives de l’onglet eInvoice par lots du document Spécifications du flux de données & FAQ. Envoyez le fichier ZIP au site FTP de votre client au niveau Fichiers en suivant les instructions de la section « Transfert de fichier » de l’onglet Caractéristiques du fichier des Spécifications du flux de données.

Joindre des images

Vous pouvez joindre des images à vos factures électroniques en incluant des PDF de 10 Mo maximum chacun dans le fichier ZIP que vous téléversez.

1. Dans la colonne NomFichierPDF du fichier texte, insérez le nom du fichier PDF (p. ex. ImageFacture.pdf) qui correspond à chaque facture.

2. Insérez le ou les fichier(s) PDF ainsi que le fichier texte dans le fichier ZIP que vous créez pour téléverser dans Emburse Enterprise. Une fois qu’elle aura été créée, l’image sera automatiquement ajoutée au dossier de la facture.

Vous pouvez également ajouter des images au dossier de la facture après sa création, comme vous le feriez avec tout autre dossier de facture.