Créer des factures via la fonctionnalité Batch eInvoice Data Feed (factures électroniques)

La fonctionnalité eInvoice d’Emburse Enterprise facilite la création de factures dans Emburse Invoice Enterprise en permettant l’importation de données. Elle vous permet d’intégrer des données sur vos fournisseurs et des renseignements supplémentaires relatives à la facture que vous pourrez ensuite utiliser en interne pour la gestion des dépenses et la facturation de vos clients.

En outre, Emburse Enterprise comporte un outil de mise en correspondance eInvoice qui vous permet de créer des modèles qui facilitent la conversion des données de factures électroniques transmises par vos fournisseurs afin que la fonctionnalité eInvoice d’Emburse Enterprise puisse les lire et les traiter par la suite. Cette méthode est idéale pour les organisations qui reçoivent un grand nombre de factures ou des factures comportant de nombreuses lignes, ou les deux.

Mise en forme automatique des données grâce à l’outil de mise en correspondance des factures électroniques

L’outil de mise en correspondance vous permet de créer des modèles qui convertissent les fichiers de données de factures électroniques des fournisseurs. Il peut convertir de nombreux formats propriétaires de fichiers texte et dates en un format qui vous permettra de créer des factures électroniques. Vous pouvez ainsi créer des modèles différents pour chaque fournisseur et les utiliser autant de fois que vous le souhaitez. Une fois qu'un modèle a été créé, les fichiers de factures électroniques du fournisseur peuvent être systématiquement importés et traités à partir de leur format d'origine dans Emburse Invoice Enterprise.

Les règles de gestion paramétrables eInvoice qui s'exécutent par la suite lorsque les fichiers de données de factures électroniques sont traités offrent une flexibilité pratiquement illimitée dans la validation des données ou le remplissage des données. Cela vous permet de créer des enregistrements de factures qui contiennent aussi bien des données provenant du fournisseur que les données requises par votre entreprise. Le processus de conformité et de routage des postes d’Emburse Enterprise est intégré à eInvoice pour que les dossiers de factures électroniques résultants soient mis en évidence en cas de problème de conformité et routés selon les conditions qui sont propres aux factures, soit dans le cadre d'exceptions, soit pour les processus d'approbation.

Pour de plus amples informations sur la création de ces modèles et la soumission des données, consultez Modèles de mise en correspondance des factures électroniques.

Mise en forme manuelle des données de facturation électronique

Si un fournisseur vous transmet un fichier de données de facture électronique qui ne peut pas être converti à l’aide d’un modèle de l’outil de mise en correspondance eInvoice, les données reçues doivent être formatées manuellement puis enregistrées sous forme de fichier pour qu’Emburse Enterprise puisse les traiter. Pour connaître tous les détails, consultez la section Formater manuellement les données de factures électroniques.

Configuration des règles de gestion de facture électronique

Après avoir créé un modèle, vous devrez travailler avec l’équipe d’assistance d’Emburse Enterprise pour configurer les règles de gestion qui s’appliquent dès la soumission d’un fichier de données eInvoice. Ouvrez un ticket d’assistance et joignez un exemple de fichier de données. Un membre de l’équipe travaillera avec vous pour créer les règles nécessaires à la saisie des données de facturation souhaitées.

Approbation des factures électroniques

Les factures soumises au moyen d’eInvoice suivent les mêmes étapes d’approbation que celles saisies manuellement dans Emburse Enterprise. Toutefois, il est possible que les organisations qui acheminent habituellement les factures en fonction des attributs des lignes d’élément souhaitent modifier leurs règles pour acheminer les factures électroniques en utilisant plutôt un attribut d’en-tête. En effet, le routage d’une facture comportant de nombreuses lignes d’éléments vers un nombre correspondant d’approbateurs peut s’avérer compliqué.

Lier automatiquement les factures électroniques aux bons de commande

Pour les clients qui profitent de notre fonctionnalité de facturation électronique, certaines données du bon de commande peuvent désormais être automatiquement copiées dans les factures créées via eInvoice (Facture électronique). La facture résultante contiendra les informations d’en-tête et les allocations du bon de commande, mais la quantité de lignes de la facture, le prix unitaire et le montant de ligne seront copiés à partir de la facture électronique. Veuillez noter que les factures électroniques doivent avoir un ID de l’article du fournisseur sur chaque élément de ligne afin que le système puisse localiser le bon de commande correspondant. Si vous souhaitez activer cette amélioration, veuillez ouvrir un ticket d’assistance.