Renseignement automatique des données de la facture via OCR VISION

OCR VISION est une fonctionnalité OCR intégrée au sein de Emburse Invoice Enterprise qui utilise la dernière technologie de reconnaissance optique de caractères basée sur l’apprentissage machine pour lire et extraire avec rapidité et précision les données des images de factures. Les données telles que le numéro de facture, la date, le montant, le fournisseur et le numéro de bon de commande sont extraites de manière transparente par OCR VISION, automatisant le processus de capture et d’extraction des données de facturation rapidement et efficacement.

OCR VISION vous permet de réduire significativement la gestion et la révision manuelles des factures afin de gagner du temps et d’augmenter la précision, de valider les données extraites et de soumettre des images par « glisser-déposer » ou de les envoyer en pièce jointe par e-mail pour le traitement OCR. Les pièces jointes envoyées par e-mail sont automatiquement jointes comme image à la facture correspondante.

Vous pouvez également choisir d’implémenter la soumission automatique des factures créées par l’entremise de l’adresse électronique OCR VISION de votre organisation.

Types de données extraites

• N° facture : Numéro de la facture : si le système ne parvient pas à trouver ou extraire un numéro de facture, il en génère un au format suivant : [montant de la facture] [date de la facture]
• Demandeur : extrait à partir de l’image et associé aux données maîtres de votre entreprise.
• Nom du fournisseur : extrait à partir de l’image et associé aux données maîtres de votre entreprise.
• Adresse du fournisseur : extrait à partir de l’image et associé aux données maîtres de votre entreprise.
• Code de devise
• Montant de la facture
• Date de la facture : Date de la facture : si le système ne parvient pas à trouver ou extraire une date de facture, il utilise la date de téléchargement de la pièce jointe.
• Envoyer la facture à : extrait à partir de l’image et associé aux données maîtres de votre entreprise.
• Expédier à : extrait à partir de l’image et associé aux données maîtres de votre entreprise.
• Informations sur la TVA : extrait à partir de l’image et associé aux données maîtres de votre entreprise.
  • Le code fiscal indiqué dans l'adresse du fournisseur comme code fiscal par défaut 1 est appliqué à la facture. Si les codes fiscaux ne sont pas conservés dans les adresses des fournisseurs, c’est le code du document de facturation correspondant aux codes fiscaux de la facture qui s’applique. Si aucun de ces critères n'est rempli, c’est le code fiscal par défaut spécifié dans les préférences client de l’affichage OCR de la facture qui est appliqué.
  • Pour la TVA ou la taxe parent/enfant, configurez les codes comme indiqué dans l’article de l’écran d’administration consacré aux codes fiscaux des factures et, pour l’adresse du fournisseur, spécifiez l’ID du code fiscal de la taxe Parent pour le code fiscal par défaut 1.

Si la facture contient également un numéro de bon de commande se trouvant dans le système Emburse Enterprise, le bon de commande sera relié pour permettre l’extraction des données correspondantes mentionnées plus haut. De plus, il extrait et utilise les informations suivantes pour créer des postes :

• Montant dépensé
• Élément Quantité
• Poste Prix unitaire
• ID de l’article du fournisseur
• ID Article
• Description de l’élément
• Élément UM (Unité de mesure)
• Allocations
• Code de coût
• ID du chronométreur
• Unités de mesure
• Données définies par l’utilisateur du poste

Langues prises en charge

• Anglais
• Espagnol
• Allemand
• Néerlandais
• Français
• Chinois
• Japonais
• Estonien
• Letton
• Lituanien
• Italien
• Portugais
• Roumain
• Suédois

Spécifications des pièces jointes

• Les utilisateurs peuvent téléverser des images de factures en format JPG, PNG ou PDF.
• La taille maximale d’un fichier individuel est de 10 Mo.
• Les e-mails peuvent contenir plusieurs pièces jointes, jusqu’à 100 Mo.
• Seules les données des quatre premières pages de la pièce jointe sont extraites, mais toutes les pages apparaissent en pièces jointes.
• Les fichiers PDF protégés par un mot de passe ne peuvent être traités.

Téléverser des pièces jointes dans Emburse Enterprise

OCR VISION extrait automatiquement les données d’une image de facture téléversée à partir de l’écran Invoice Entry (saisie des factures).

1. Dans le tableau de bord, cliquez sur le bouton +CRÉER dans le coin supérieur droit du ruban Factures.

2. Faites glisser le fichier d’image de la facture et déposez-le n’importe où dans l’écran Invoice Entry (saisie des factures) pour le téléverser et commencer l’extraction des données.

3. Vous serez invité à confirmer que vous souhaitez extraire les données de l’image. S’il l’est, cliquez sur EXTRAIRE DES DONNÉES.

• Dans certains cas, vous souhaiterez sauter l’extraction des données (ex. : pour éviter la suppression des données copiées d’une facture antérieure ou pour créer une facture avec une image jointe, dans le cas ou le logiciel OCR est ponctuellement inaccessible).

• Cliquez sur IGNORER pour télécharger la pièce jointe sans déclencher OCR et la joindre à la facture sans supprimer des données.

Vous pouvez décocher la case « Me demander avant d’extraire des données lors du téléchargement vers OCR Vision » pour empêcher que la fenêtre contextuelle Extract Data n’apparaisse à chaque fois que vous ajoutez une pièce jointe pendant la session.

• Cette case sera cochée chaque fois que vous vous connectez ou démarrez une nouvelle session de navigateur.

Cliquez sur TÉLÉVERSER.

4. Un message de confirmation de téléchargement apparaîtra à l’écran et vous informera que l’image est en cours de traitement.

5. Vous verrez une nouvelle ébauche de facture pour l’image téléversée. Cliquez sur l’ébauche pour afficher les données extraites et l’image jointe. Vous pouvez continuer à modifier la facture même si l’image est toujours en cours de traitement.

6. Si la pièce jointe contient plusieurs pages, vous verrez des vignettes pour chaque page. Seules les données des quatre premières pages seront extraites, mais toutes les pages apparaîtront en pièces jointes.

7. Si vous tentez ensuite de joindre une facture supplémentaire, vous serez invité à choisir la façon dont le système la traitera :

• Extraction de données : vous permet de remplacer la pièce jointe d’origine et d’écraser toutes les données extraites par les données de la nouvelle pièce jointe.
• Pièce jointe : permet de joindre une image comme document justificatif sans extraire ses données.

• Les images téléversées aux fins d’extraction de données seront étiquetées « OCR ».
• Les images téléversées simplement comme pièces jointes seront étiquetées « PIÈCES JOINTES ».

8. Ensuite, continuez à remplir le reste des champs comme vous le feriez avec n’importe quelle nouvelle facture. Consultez Créer une facture pour obtenir de plus amples renseignements.

Ajouter des pièces jointes par e-mail

Les utilisateurs de Emburse Enterprise et les tiers peuvent également transférer une ou plusieurs factures par e-mail pour extraire automatiquement les données et créer une nouvelle facture pour chaque pièce jointe.

1. Transférez un e-mail avec la ou les factures jointes à l’adresse électronique fournie par votre administrateur de Emburse Enterprise. Si vous êtes un administrateur, vous pouvez générer l’adresse électronique à partir de Préférences du client.

2. Les pièces jointes doivent être conformes aux spécifications des pièces jointes indiquées ci-dessus.

3. Emburse Enterprise créera une facture pour chaque pièce jointe valide. Seules les données des quatre premières pages de chaque pièce jointe seront extraites, mais toutes les pages apparaîtront en pièces jointes.

4. Chaque e-mail envoyé pour créer une facture sera converti en PDF et joint à la facture correspondante lorsqu’il sera automatiquement généré dans Emburse Enterprise. La facture résultante comportera ensuite deux pièces jointes : l’image de facture et un PDF de l’e-mail.

5. La section Notes (notes) de la nouvelle facture contiendra les données de l’e-mail suivantes :

• Adresse électronique de l’expéditeur

• Date et heure de réception de l’e-mail en format MM/JJ/AAAA HH:MM

6. Le système définira le créateur de la nouvelle facture en fonction de l’ID de messagerie de l’expéditeur.

• Si le système ne parvient pas à trouver l’ID de messagerie, l’utilisateur attribué par défaut à partir des règles de gestion de votre organisation sera défini comme le créateur de la facture.
• Si l’e-mail a été envoyé par un fournisseur, le même utilisateur par défaut sera attribué en tant que créateur de la facture.

7. Le créateur ou l’utilisateur par défaut recevra une notification par e-mail confirmant la réception des pièces jointes traitées avec succès ou suggérant des raisons de l’échec de la soumission. Si la pièce jointe a été envoyée par un utilisateur externe, comme un fournisseur, cet utilisateur sera copié dans la notification par e-mail.

Réussite/annulation/défaillance de l’OCR

• En cas d’échec du téléchargement en raison d’une mauvaise qualité de l’image, vous recevez la notification suivante : « Nous n’avons pas été en mesure d’extraire les données de l’image de la facture. Veuillez télécharger une image de meilleure qualité ou supprimer la pièce jointe de la facture pour ensuite la modifier manuellement. »
• En cas d’annulation du téléchargement pour cause de dépassement de délai, vous recevez la notification suivante : « L’OCR de la facture a été annulée en raison du délai de traitement trop long. Réessayez de joindre la facture ou retirez la pièce jointe pour ensuite la modifier manuellement. »

Dans ce cas-là, vous ne pourrez ni éditer ni envoyer la facture avant que la pièce jointe ne soit supprimée ou remplacée.

Niveaux de confiance

Les clients de Emburse Enterprise qui utilisent OCR VISION peuvent définir un seuil de confiance pour les factures qui ont été créées via OCR afin de déclencher des règles de routage. Le niveau de confiance est calculé pour mesurer l’exactitude des données d’OCR extraites.

Pour les clients qui définissent un seuil de niveau de confiance préféré via l’onglet Fonction visuelle – OCR de la facture de Préférences du client, les factures ne respectant pas le seuil du niveau de confiance sélectionné seront mises en évidence avec une icône « I » dans la liste d’ébauche (« Projet »).

De plus, votre entreprise peut choisir d’associer les niveaux de confiance à des règles qui achemineront les factures vers un certain utilisateur ou rôle dans le cas où la précision OCR passerait sous le seuil spécifié.

Si vous souhaitez tirer profit de l’indicateur de niveau de confiance, il vous suffit de définir une valeur seuil de votre entreprise supérieure à 0 dans Préférences du client. Si vous souhaitez associer les niveaux de confiance aux règles de gestion de votre entreprise, communiquez avec nous via le Service d’assistance de Chrome River.

Supprimer les pièces jointes

La suppression d’une pièce jointe d’une facture supprimera TOUTES les pièces jointes de la facture, qu’elles soient étiquetées OCR ou ATTACHMENT (PIÈCE JOINTE).

Vous serez invité à confirmer avant de pouvoir supprimer la ou les pièces jointes.

Soumettre automatiquement les factures d’OCR VISION créées par e-mail

Votre organisation peut choisir d’autoriser la soumission automatique de factures créées par l’entremise de votre adresse électronique OCR VISION.

Lorsqu’un utilisateur ou un fournisseur envoie une facture à cette adresse électronique, elle peut être créée dans Emburse Enterprise et entrée dans le routage d’approbation avec le statut Pending (en attente) ; ainsi, l’utilisateur n’a pas besoin d’ouvrir et de soumettre la facture générée automatiquement. Les avertissements de conformité ou les violations déclenchées par la facture apparaissent lorsqu’un utilisateur ouvre la facture pour modification ou essaie de l’approuver.

Votre organisation peut choisir d’ajouter un identifiant à l’adresse e-mail de soumission et d’appliquer une logique d’affaires pour préciser si les factures créées automatiquement doivent être acheminées vers un individu ou vers un groupe pour approbation. Pour obtenir plus de détails, consultez la section « Fonction visuelle – OCR de la facture » de Préférences du client.

Si vous souhaitez activer la soumission automatique des factures, contactez-nous via le Service d’assistance de Emburse Enterprise.