Spécifications des images jointes aux factures et dépannage

Emburse Enterprise propose plusieurs options pour joindre des images à une facture. Les utilisateurs peuvent soumettre des images de facture directement à partir de l'application, ou par courriel ou télécopie. Chaque fichier d’image doit répondre aux exigences suivantes.

Joindre des images dans Emburse Invoice Enterprise

L'application Emburse Enterprise permet aux utilisateurs de téléverser des images de facture au format JPG, PNG et PDF. Pour un téléversement unique, la taille maximale est de 10 Mo. Si vous désirez joindre un PDF dont la taille dépasse 10 Mo, fractionnez-le ou envoyez-le par courriel ou télécopie. La taille totale de toutes les images jointes à la même facture doit être inférieure ou égale à 100 Mo.

Pour obtenir des informations détaillées sur le téléversement d’images via l’application Emburse Enterprise, consultez Ajouter des images aux factures.

Joindre des images pour OCR VISION

• Les utilisateurs peuvent téléverser des images de factures en format JPG, PNG ou PDF.
• La taille maximale d’un fichier individuel est de 10 Mo.
• Les e-mails peuvent contenir plusieurs pièces jointes, jusqu’à 100 Mo.
• Seules les données des quatre premières pages de la pièce jointe sont extraites, mais toutes les pages apparaissent en pièces jointes.
• Les fichiers PDF protégés par un mot de passe ne peuvent être traités.

Joindre des images par télécopie ou par courriel

Les utilisateurs peuvent également joindre des images de facture par télécopie ou par courriel, ce qui permet de contourner la limitation de taille de fichier sur les images téléversées via l'application. C'est également la seule façon de soumettre des images en format de fichier TIFF. La page de garde Emburse Enterprise avec un code QR de rapport unique doit être incluse en première page, devant l’image.

Les utilisateurs peuvent soumettre simultanément des images pour plusieurs factures en plaçant la page de garde d’Emburse Enterprise pour chaque facture au début du paquet d’images de factures correspondant, comme suit : Page de garde A, Image A, Page de garde B, Image B, etc.

Des informations complètes sur le téléversement d'images par télécopie/courriel sont disponibles dans Ajouter des images aux factures.

Dépannage

Échec de l'envoi :

Les images télécopiées ou envoyées par courriel déclenchent un message indiquant que l'envoi a réussi ou échoué. Si l'envoi a échoué, le courriel en indique la raison, comme l'absence de page couverture ou un code QR illisible.

Échec de téléchargement du fichier joint :

Il arrive parfois qu'une image de facture ne puisse être jointe correctement. Le cas échéant, l'application renverra le fichier par courriel à l'auteur de l'envoi ou bien à l'administrateur de l'entreprise. Si le fichier dépasse 10 Mo, il n'apparaîtra pas en pièce jointe dans le courriel.

Problèmes de code QR :

Si une image est retournée, mais semble être formatée correctement, vérifiez que le code QR est clair et qu'il n'est pas obstrué. Dans certains cas, le code QR peut contenir une quantité importante de « bruit », c'est-à-dire une variation de la luminosité ou de l'information de couleur dans une image qui apparaît aléatoirement sous forme de pixels noirs ou blancs. Si le code QR n’est pas lisible par le logiciel Emburse Enterprise, ce dernier peut rejeter le fichier.

Ce problème peut habituellement être résolu en numérisant ou en imprimant à nouveau la page de garde et les images de facture à l'aide d'une résolution plus élevée. Pour ce faire, choisissez « fine » dans les paramètres de qualité. Les paramètres recommandés par Emburse Enterprise sont le noir et blanc, 300 ppp, et les types de fichiers acceptés sont JPG, PNG, OFD et PDF.

Problèmes avec OCR Vision

• En cas d’échec du téléchargement en raison d’une mauvaise qualité de l’image, vous recevez la notification suivante : « Nous n’avons pas été en mesure d’extraire les données de l’image de la facture. Veuillez télécharger une image de meilleure qualité ou supprimer la pièce jointe de la facture pour ensuite la modifier manuellement. »
• En cas d’annulation du téléchargement pour cause de dépassement de délai, vous recevez la notification suivante : « L’OCR de la facture a été annulée en raison du délai de traitement trop long. Réessayez de joindre la facture ou retirez la pièce jointe pour ensuite la modifier manuellement. »

Dans ce cas-là, vous ne pourrez ni éditer ni envoyer la facture avant que la pièce jointe ne soit supprimée ou remplacée.