HTML-E-Mail-Vorlagen für Bestellgenehmigungen

Kunden von Chrome River PURCHASE ORDER können zwischen drei HTML-Vorlagen für vier unterschiedliche E-Mail-Typen für Bestellgenehmigungen auswählen. Für jeden dieser Typen stehen „Eil“-Versionen zur Verfügung. Diese Vorlagen bieten eine Vielzahl von Formaten, die von den meisten E-Mail-Programmen unterstützt werden.

Vorlagentypen für E-Mails

„VOLLSTÄNDIGE GENEHMIGUNG“-E-MAIL (STANDARD)

Die Standard-HTML-E-Mail-Vorlage enthält umfassende Informationen zur Bestellung in einem übersichtlichen, leicht zugänglichen Format.

• Betreff: Enthält den Namen des Lieferanten
• Kopfzeile: Alle grundlegenden Informationen jeder Bestellung, einschließlich
• Lieferant
• Lieferantenadresse
• Bestellnummer
• Datum
• Betrag
• Referenz
• Grund für die Zuweisung: Zeigt Genehmigern basierend auf der in der Routing-Regel der Bestellung gespeicherten Beschreibung, aus welchem Grund sie der Genehmigung zugewiesen wurden, und kann die spezifischen Belegpositionen aufführen. Weitere Informationen finden Sie nachstehend unter Konfiguration des Zuweisungsgrunds.
• Vorherige Genehmiger: Vorherige Genehmiger werden dann aufgeführt, wenn die Bestellung im Routing-Vorgang zuvor bereits von mindestens einem Genehmiger genehmigt wurde. In der Liste wird der letzte Genehmiger ganz oben angezeigt, zudem enthält sie das Datum der Genehmigung.
• Annehmen/Zurückweisen: Anweisungen und Links zur Genehmigung oder Zurückweisung einer Bestellung. Weitere Informationen zum Anpassen des Textes und der Formatierung in diesem Abschnitt finden Sie unter HTML-E-Mail-Vorlagen für Bestellgenehmigungen konfigurieren.
• Bestellvermerke: Zeigt Compliance-Warnungen und jegliche von Genehmigern eingetragenen Vermerke an.
• Details zur Zuordnung: Zeigt alle Details – einschließlich Positionsvermerke und Compliance-Warnungen – für jede aktive Belegposition im Bestelldatensatz an. Wenn keine aktiven Belegpositionen vorhanden sind, ist dieser Abschnitt leer.
• Zuordnungsübersicht: Eine Übersicht aller wichtigen Informationen für jede Belegposition. Die Details werden entweder nach der Thematik oder der GL-Nummer, der sie zugeordnet wurden, sortiert. Belegpositionen die weder einer Thematik, noch einer GL-Nummer zugeordnet wurden, erscheinen nicht an dieser Stelle.
• Ausgabenübersicht: Eine Übersicht von Belegpositionen, nach Ausgabentyp sortiert.
• Fußzeile/Kopfzeile2: Die Fußzeile wird im Benachrichtigungstyp „Online“ als „Kopfzeile2“ bezeichnet.
• Report-ID

E-MAIL „MITTLERE GENEHMIGUNG“

Diese Vorlage enthält dieselben Inhalte wie die E-Mail-Vorlage „Vollständige Genehmigung“ – abzüglich der Zuordnungsübersicht und der Ausgabenübersicht.

E-MAIL „GERINGE GENEHMIGUNG“

Diese Vorlage enthält dieselben Inhalte wie die E-Mail-Vorlage „Vollständige Genehmigung“ – abzüglich der Details zur Zuordnung und der Bestellvermerke.

Benachrichtigungstypen

Es gibt sechs verschiedene Typen von E-Mail-Benachrichtigungen, von denen jede mithilfe der drei oben beschriebenen Vorlagen formatiert werden kann.

• Standard: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass ihnen eine Bestellung zugewiesen wurde.

• Zusätzlicher Genehmiger: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass sie einer Bestellung als zusätzlicher Genehmiger zugewiesen wurden.

• Rücksendung: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Bestellung zurückgewiesen und an sie zurückgesendet wurde.

• Online: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Bestellung online via Chrome River PURCHASE ORDER genehmigt werden muss, da sie nicht via E-Mail genehmigt werden kann.

• Online-Zurückweisung: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Bestellung an sie zurückgesendet wurde, und informiert den Benutzer, dass er sich in der App anmelden muss, um die Rechnung zu genehmigen oder zurückzuweisen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass sich der Genehmiger bei der Anwendung anmeldet.

• Benachrichtigung von Lieferanten: Benachrichtigung von Lieferanten, wenn ihre Bestellungen in Chrome River genehmigt wurden. Benachrichtigungen werden nur an Lieferanten gesendet, die eine E-Mail-Adresse in ihrem Lieferantenrechnungs-Datensatz hinterlegt haben. Admins können mit diesen Schritten weitere Empfänger aus Ihrer Organisation in CC aufnehmen.

Dringende Anfragen

Jeder der oben angeführten Benachrichtigungstypen steht auch in einer „Eil“-Version zur Verfügung. Diese Version kann für Bestellungen eingesetzt werden, die ein sofortiges Handeln erfordern.

Konfiguration des Zuweisungsgrunds

Standardmäßig wird der Text, der als Grund für die Zuweisung erscheint, über Verwaltungsmenü „Nachrichten“ eingestellt. Benutzer mit Administratorrechten können diesen Text anpassen.

Bei Bestellungen, die aufgrund unterschiedlicher Belegpositionen-Attribute mehreren Benutzern gleichzeitig zugewiesen wurden, kann Ihr Unternehmen auch die Nummern der spezifischen Belegpositionen anzeigen, die die Zuweisung ausgelöst haben. Wenn Sie diese Funktion konfigurieren lassen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über den Chrome River Helpdesk.