HTML-E-Mail-Vorlagen für Bestellgenehmigungen konfigurieren

Genehmiger erhalten E-Mail-Benachrichtigungen für jede Bestellung, der sie zugewiesen wurden. Emburse Enterprise bietet die HTML-Version dieser Bestellgenehmigungs-E-Mails in drei Formaten an: E-Mail „Komplettgenehmigung“, E-Mail „Mittlere Genehmigung“ und E-Mail „Geringe Genehmigung“. Weitere Einzelheiten zu jeder einzelnen Vorlage finden Sie hier: HTML-E-Mail-Vorlagen für Bestellgenehmigungen. Bitte beachten Sie, dass HTML unter Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ aktiviert sein muss, damit der Benutzer E-Mails auf Basis dieser Vorlagen erhalten kann.

Über das Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ in Emburse Enterprise können Sie auswählen, welche Art von HTML-E-Mails Ihre Benutzer für alle Arten von Benachrichtigungen erhalten. Sie können auch den Text der Anweisungen und der Fußzeile anpassen.

Benachrichtigungstypen

Es gibt sechs verschiedene Arten von E-Mail-Benachrichtigungen, von denen jede mit einer der drei in HTML-E-Mail-Vorlagen für Bestellgenehmigungen beschriebenen Vorlagen formatiert werden kann. Sie richten die Standardvorlage im nächsten Abschnitt E-Mail-Listentyp Genehmigung erstellen ein. Schritt 5 dieses Abschnitts listet die Listentypen-Codes auf, die Sie benötigen, um die anderen unten aufgeführten E-Mail-Benachrichtigungstypen zu erstellen.

HINWEIS: Ihre Organisation muss Regeln für die hinzuzufügenden Benachrichtigungstypen festlegen. Weitere Informationen über alle Standardberichte finden Sie in dem Artikel Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“.

• Standard: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass ihnen eine Bestellung zugewiesen wurde.

• Zusätzlicher Genehmiger: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass sie einer Bestellung als zusätzlicher Genehmiger zugewiesen wurden.

• Rücksendung: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Bestellung zurückgewiesen und an sie zurückgesendet wurde.

• Online: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Bestellung online via Emburse Enterprise PURCHASE ORDER genehmigt werden muss, da sie nicht via E-Mail genehmigt werden kann.

• Online-Zurückweisung: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Bestellung an sie zurückgesendet wurde, und informiert den Benutzer, dass er sich in der App anmelden muss, um die Rechnung zu genehmigen oder zurückzuweisen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass sich der Genehmiger bei der Anwendung anmeldet.

• Benachrichtigung von Lieferanten: Benachrichtigung von Lieferanten, wenn ihre Bestellungen in Emburse Enterprise genehmigt wurden. Benachrichtigungen werden nur an Lieferanten gesendet, die eine E-Mail-Adresse in ihrem Lieferantenrechnungs-Datensatz hinterlegt haben. Admins können mit diesen Schritten weitere Empfänger aus Ihrer Organisation in CC aufnehmen.

Dringende Anfragen

Jede dieser Benachrichtigungen ist auch in einer „Eil“-Version für Bestellungen verfügbar, die sofortiges Handeln erfordern.

E-Mail-Listentyp Genehmigung erstellen

Bevor Sie die verschiedenen Arten von Benachrichtigungen konfigurieren können, müssen Sie alle diejenigen erstellen, die Sie als Listentypen in Emburse Enterprise benötigen.

1. Klicken Sie im Anwendungsmenü auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > LISTEN.

2. Verwenden Sie das Suchfeld, um zu sehen, ob der erforderliche Listentyp „E-Mail-Vorlage für Bestellgenehmigungen – Allgemein“ (Code: EmailFormat_POAN) bereits für Ihr Unternehmen existiert. Sollte dies der Fall sein, gehen Sie zu Schritt 5. Ansonsten fahren Sie mit Schritt 3 fort.

3. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+), der rechts neben „Listentypen“ steht, und geben Sie folgende Informationen ein:

• Name: E-Mail-Vorlage für Bestellgenehmigungen – Allgemein
• Beschreibung: Standard-E-Mail-Vorlage für Bestellgenehmigungen
• Code: EmailFormat_POAN
• Sortierreihenfolge: Benutzen Sie das Drop-down-Menü Sortierreihenfolge, um die Reihenfolge der Listentypen zu ändern. Sie können nach Listenname, Listencode oder Sortierreihenfolge sortieren.

4. Kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an, klicken Sie dann im Pop-up-Fenster auf ÜBERNEHMEN und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Weitere Informationen über die Sprachoptionen finden Sie unter Sprachen für Listentypen hinzufügen und bearbeiten.

5. Nachdem Sie nun die standardmäßige E-Mail-Benachrichtigungsvorlage für die Bestellgenehmigung erstellt haben, können Sie die gleichen Schritte mithilfe der unten aufgeführten Listentypen-Codes ausführen, um zusätzliche Vorlagen zu erstellen.

HTML-E-Mail-Format für Bestellgenehmigung auswählen

Nachdem nun alle Listentypen erstellt wurden, können Sie jedem von ihnen einen der drei folgenden HTML-E-Mail-Vorlagen für Bestellgenehmigungen zuweisen: Email „Komplettgenehmigung“, E-Mail „Mittlere Genehmigung“ oder E-Mail „Geringe Genehmigung“.

1. Klicken Sie auf den gewünschten Listentyp. Klicken Sie in der unteren Hälfte des Bildschirms – im Listentyp-Diagramm – auf den blauen Plus-Button (+).

2. Fügen Sie folgende Liste hinzu:

• Name: Komplett
• Code: TemplateName
• Extradaten 1: Der Wert, den Sie hier eingeben (oder nicht eingeben), bestimmt, welche der drei HTML-E-Mail-Vorlagen für die Bestellgenehmigung Ihre Benutzer für diesen Benachrichtigungstyp erhalten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen.

• E-Mail-Vorlage Komplettgenehmigung (Standard): Lassen Sie das Feld „Extradaten 1“ leer

• E-Mail-Vorlage Mittlere Genehmigung: Mittel

• E-Mail-Vorlage Geringe Genehmigung: Gering

Kreuzen Sie das Kästchen Nicht LÖSCHEN (aus Feed) an, lassen Sie die anderen Felder leer, und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Anweisungen benutzerdefiniert anpassen

Sie können die Anweisungen, die unter den grünen und roten Buttons ANNEHMEN und RÜCKENDUNG in den E-Mails erscheinen, mit bis zu 500 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) anpassen. Es können einfache HTML-Tags verwendet werden, um die Darstellung des Textes – falls gewünscht – zu verändern.

1. Klicken Sie in der Liste „Listentypen“ auf die gewünschte Benachrichtigung.

2. Beim ersten Mal müssen Sie eine benutzerdefinierte Textliste erstellen. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Abschnitt „Listen“ und geben Sie die folgenden Informationen in das Popup-Fenster „Neue Liste“ ein:

• Name: Benutzerdefinierter Text

• Code: ACCEPT_RETURN_TXT

• Extradaten 1: [Tragen Sie Ihre neuen benutzerdefinierten Anweisungen (maximal 500 Zeichen mit Leerzeichen und einfachen HTML-Tags) hier ein, falls gewünscht]

3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Fußzeile benutzerdefiniert anpassen

Sie können auch die Anweisungen in der Fußzeile der E-Mail mit bis zu 500 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) anpassen. Es können einfache HTML-Tags verwendet werden, um die Darstellung des Textes – falls gewünscht – zu verändern.

1. Klicken Sie in der Liste „Listentypen“ auf die gewünschte Benachrichtigung.

2. Beim ersten Mal müssen Sie eine Fußzeilen-Liste erstellen. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Abschnitt „Listen“ und geben Sie die folgenden Informationen in das Popup-Fenster „Neue Liste“ ein:

• Name: Fußzeile (für den Online-Benachrichtigungstyp verwenden Sie stattdessen „Header2“)

• Code: Verwenden Sie FOOTER oder HEADER2, je nach Benachrichtigungstyp

• Extradaten 1: [Tragen Sie Ihre neue benutzerdefinierte Fußzeile (maximal 500 Zeichen mit Leerzeichen und einfachen HTML-Tags) hier ein, falls gewünscht]

3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

„Bilder anzeigen“-Link in der E-Mail hinzufügen oder entfernen

Eine Anleitung zum Hinzufügen eines „Bilder anzeigen“-Links zu Ihrer HTML-E-Mail-Vorlage finden Sie im Artikel Bilder in Bestellgenehmigungs-E-Mails ansehen.

Anzahl gesendeter Erinnerungen in die Betreffzeile einfügen

Sie können die von Ihnen ausgewählte HTML-E-Mail-Vorlage so konfigurieren, dass die Anzahl der Erinnerungen in der Betreffzeile der E-Mail für Bestellgenehmigungen erscheint. Dies gilt für E-Mails, die durch den geplanten Bericht der Erinnerungsfunktion für Bestellgenehmigungen (Chrome River PURCHASE ORDER) ausgelöst wurden.

1. Klicken Sie in der Liste „Listentypen“ auf die gewünschte Benachrichtigung.

2. Beim ersten Mal müssen Sie eine Erinnerungszählerliste erstellen. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Abschnitt „Listen“ und geben Sie die folgenden Informationen in das Popup-Fenster „Neue Liste“ ein:

• Name: Anzahl der Erinnerungen anzeigen

• Code: SHOW_REMINDER_COUNT

• Extradaten 1: wahr

3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

4. Um diese Einstellung später zu entfernen, ersetzen Sie einfach den Code durch einen beliebigen Platzhaltertext.