Tagespauschalsätze

Einige Unternehmen erlauben es ihren Mitarbeitern, einen bestimmten Betrag am Tag für Lebenshaltungs- und Reisekosten im Zusammenhang mit der Arbeit auszugeben. Der Betrag variiert normalerweise je nach Standort und kann durch staatliche Vorgaben festgelegt werden. Benutzer können ihren Reisekostenabrechnungen eine Tagespauschal-Belegposition hinzufügen, um eine Rückerstattung zu erhalten. Auf dem Bildschirm Tagespauschalsätze können Administratoren die Sätze ihrer Organisation für bestimmte Standorte verwalten.

Tagespauschalsätze anzeigen

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > SÄTZE & ORTE > TAGESPAUSCHALSÄTZE.

Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um eine Satztabelle für einen bestimmten Standort auszuwählen. Beachten Sie, dass nur die Länder und Städte angezeigt werden, die in der Liste der Tagespauschal-Orte Ihrer Organisation definiert sind.

Um große Satzlisten einzuschränken, verwenden Sie das Suchfeld, um den gewünschten Satz nach Land, Bundesland/Provinz oder Stadt zu finden.

Sie können die Ergebnisse gruppieren, indem Sie einzelne Spaltenüberschriften in den blauen Balken oben ziehen.

• Region: Innerhalb der kontinentalen USA („conus“) oder außerhalb der kontinentalen USA („oconus“).
• Wirksamkeitsdatum: Alle staatlich vorgegebenen Sätze haben das Wirksamkeitsdatum am ersten Tag des Jahres. In einigen Städten gibt es mehrere Saisonsätze, die sich über Teile des Jahres erstrecken, während in anderen Städten nur eine Saison das ganze Jahr über gilt.
• Benutzerdefiniert: „False“ kennzeichnet einen Standardsatz. „True“ kennzeichnet einen benutzerdefinierten Satz, der von Ihrem Unternehmen erstellt wurde.

Satz kopieren und bearbeiten

Es können nur benutzerdefinierte Tagespauschalsätze bearbeitet werden. Um einen staatlich vorgegebenen Tagespauschalsatz effektiv bearbeiten zu können, indem Sie einen benutzerdefinierten Satz auf der Grundlage dieses Satzes erstellen, müssen Sie ihn kopieren.

1. Wählen Sie den gewünschten staatlich vorgegebenen Satz und klicken Sie auf KOPIEREN.

2. Die Kopie finden Sie am Ende der Satzliste. Nachdem Sie die Markierung des Kästchens neben dem kopierten Satz aufgehoben haben, können Sie bei Auswahl des neuen Satzes auf BEARBEITEN klicken.

3. Sie können das Wirksamkeitsdatum des Satzes und die Beträge für jeden Ausgabentyp bearbeiten. Wenn Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf SPEICHERN.

Einen neuen Satz erstellen

Sie können einen neuen Tagespauschalsatz für einen bestehenden Ort mit definierten Regionen erstellen.

1. Wählen Sie den Satzort aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie auf NEU.

2. Wählen Sie im Bildschirm Ort auswählen die Region, das Land, das Bundesland (falls zutreffend) und die Stadt aus und klicken Sie dann auf WEITER.

• CONUS: Region liegt innerhalb der kontinentalen USA
• OCONUS: Region liegt außerhalb der kontinentalen USA

3. Geben Sie das Datum des Inkrafttretens des Satzes und die Beträge für jede Kategorie ein. Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Benutzerdefinierten Satz löschen

Nur benutzerdefinierte Tagespauschalsätze können gelöscht werden.

1. Wählen Sie den gewünschte benutzerdefinierten Satz und klicken Sie auf LÖSCHEN.

2. Sie werden gebeten, den Löschvorgang zu bestätigen. Klicken Sie auf LÖSCHEN.

Begrenzung der Verwendung des Unterkunftsbetrags für Essen

Kunden, die den Unterkunftsbetrag in den Gesamtbetrag der Tagespauschale einbeziehen, können eine Obergrenze für den Unterkunftsbetrag pro Tagespauschale festlegen, der für Verpflegung verwendet werden darf.

Wenn Benutzer den zugewiesenen Betrag für Frühstück, Mittag- und/oder Abendessen der Tagespauschale überschreiten, wird der Mehrbetrag vom Unterkunftsbetrag standardmäßig abgezogen. Ihre Organisation kann sich entscheiden, den Betrag der Tagespauschale für Unterkunft zu begrenzen, der für Mehrbeträge bei Mahlzeiten angewendet werden kann.

• Wenn Sie beispielsweise $250 (200 Euro) für die Unterbringung zulassen, könnten Sie verhindern, dass Benutzer einen Teil dieses Betrags auf ihre Mehrbeträge für Mahlzeiten anwenden. Oder vielleicht würden Sie nur 10 € oder 50 € erlauben.

Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, öffnen Sie bitte eine Anfrage beim Chrome River Helpdesk, um den Betrag in Ihrem Satzblatt Expense Per Diem festlegen zu lassen.

Menü Tagespauschalsätze und Funktionen aktivieren

Ein Administrator mit Super-Admin-Berechtigungen kann Benutzerzugriff auf das Menü „Tagespauschalsätze“ und seine verschiedenen Funktionen über das Verwaltungsmenü „Zugriffsberechtigungen“ gewähren.

Ausführliche Informationen zu Berechtigungen, Gewährungen und Richtlinien finden Sie in der Chrome River-Hilfe unter Verwaltung der Zugriffsberechtigungen.