Export Builder

Das Verwaltungsmenü des Export Builder ermöglicht es Kunden, die entsprechend konfiguriert sind, ihre Exportspezifikationen für Ausgaben, Rechnungen und B2B-Rechnungszahlungen einfach zu erstellen und zu aktualisieren – Vorlagen, die genehmigte Ausgaben, Rechnungen und Rechnungszahlungsabgleiche filtern und exportieren.

• Beachten Sie, dass nur Exportspezifikations-Vorlagen, die mit Export Builder erstellt wurden, über Export Builder aktualisiert werden können. Wenn Ihr Unternehmen vorhandene Exportspezifikations-Vorlagen hat, die häufig aktualisiert werden müssen, möchten Sie diese möglicherweise in Export Builder neu erstellen, damit Sie sie über Export Builder leicht ändern können.

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > EXPORT > EXPORT BUILDER.

Ein grüner Punkt zeigt die aktive Exportspezifikations-Vorlage an. Sie können viele Vorlagen haben, aber nur eine Ausgaben- und eine Rechnungsvorlage können gleichzeitig aktiv sein.

Veröffentlichen von Änderungen zwischen QA/UAT und Produktion („Cross-Publishing“)

Kunden, die über eine Chrome River QS-Umgebung verfügen, können mittels Cross-Publishing zwischen unterschiedlichen Umgebungen Änderungen von einer Umgebung auf eine andere übertragen. So ist es sehr einfach, Exportspezifikations-Vorlagen aus der Produktion in die QS-Umgebung zu importieren, Änderungen an den Daten in der QS zu testen und die Änderungen in der Produktion mit wenigen Klicks umzusetzen.

• Zur Verwendung verfügbar: Diese Registerkarte im Admin-Bildschirm des Export Builder zeigt alle Exportspezifikations-Vorlagen an, die in der Umgebung, in der Sie angemeldet sind, verfügbar sind.
• Für den Export bereit: Diese Registerkarte zeigt Exportspezifikations-Vorlagen an, die in einer anderen Umgebung erstellt oder bearbeitet wurden und in die Umgebung, in der Sie angemeldet sind, importiert werden können.

Exportspezifikations-Vorlagen bearbeiten

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine vorhandene Exportspezifikations-Vorlage aus der Produktion in QA/UAT zu importieren, um Änderungen vorzunehmen, sie zu testen und an die Produktion zurückzuschicken.

• Hinweis: Nur Administratoren mit den entsprechenden Berechtigungen sehen die Schaltflächen GENEHMIGEN und IMPORTIEREN auf den Exportvorlagen, die ihnen das Cross-Publishing ermöglichen. Dabei werden die Berechtigungen in jeder Umgebung separat erteilt. Weitere Details zu Berechtigungen finden Sie unter Verwaltung der Zugriffsberechtigungen.

1. Melden Sie sich in der Produktionsumgebung bei Chrome River an, navigieren Sie zum Export Builder und wählen Sie auf der Registerkarte „Zur Verwendung verfügbar“ die Exportvorlage aus, die Sie ändern möchten. 

2. Klicken Sie auf GENEHMIGEN, um die Vorlage in der QA/UAT-Umgebung zu veröffentlichen.

3. Klicken Sie im Popup-Fenster Spezifikation genehmigen auf GENEHMIGEN.

4. Melden Sie sich nun in der QA/UAT-Umgebung bei Chrome River an, navigieren Sie zum Export Builder, wählen Sie diese Exportspezifikations-Vorlage auf der Registerkarte Für den Import bereit aus und klicken Sie auf IMPORTIEREN.

5. Klicken Sie im Popup-Fenster zur Import-Bestätigung auf IMPORTIEREN.

6. Die Exportspezifikations-Vorlage wird auf die Registerkarte „Verfügbar für die Verwendung“ verschoben und in der Vorschau angezeigt. Klicken Sie auf BEARBEITEN, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

7. Sobald Sie die Bearbeitung und den Test der Exportspezifikations-Vorlage in QA/UAT abgeschlossen haben, klicken Sie auf GENEHMIGEN, um sie an die Produktionsumgebung zurückzusenden.

8. Klicken Sie im Popup-Fenster Spezifikation genehmigen auf GENEHMIGEN.

9. Melden Sie sich nun wieder in der Produktionsumgebung bei Chrome River an, navigieren Sie zum Export Builder, wählen Sie diese Exportspezifikations-Vorlage auf der Registerkarte Für den Import bereit aus und klicken Sie auf IMPORTIEREN. 

10. Klicken Sie im Popup-Fenster zur Import-Bestätigung auf IMPORTIEREN.

11. Die Exportspezifikations-Vorlage wird nun auf der Registerkarte Verfügbar für die Verwendung angezeigt.

Neue Exportspezifikation erstellen

1. Klicken Sie auf das BLAUE PLUS, um eine neue Exportspezifikation zu erstellen.

2. Geben Sie der Spezifikation einen Namen und wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus, um welches Produkt es sich handelt – AUSGABE, RECHNUNG oder RECHNUNG Zahlungen. Lassen Sie den Status „Inaktiv“, bis Sie mit der Erstellung der Spezifikation fertig sind.

• Für jedes Produkt darf immer nur eine Spezifikation gleichzeitig aktiv sein. Alle anderen Spezifikationen sind Entwürfe, bis Sie stattdessen eine von ihnen als aktive Spezifikation festlegen.

3. Sobald Sie ein Produkt ausgewählt haben, erscheint eine Auswahl der entsprechenden Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP). Wählen Sie das ERP, das von Ihrem Unternehmen verwendet wird, um eine Exportspezifikation zu erstellen, die so vorkonfiguriert ist, dass sie mit diesem ERP kompatibel ist.

• Derzeit stehen nur Elite 3E und Aderant zur Verfügung. Weitere ERPs werden in zukünftigen Versionen hinzugefügt.

Wenn das ERP Ihrer Organisation nicht aufgelistet ist oder Sie eine Exportspezifikation für den Rechnungszahlungsabgleich erstellen, wählen Sie „Custom Template“.

• Wenn Sie mit der Funktion „Benutzerdefiniert“ keine kompatible Spezifikation erstellen können, erstellen Sie einen Hilfefall über das Helpdesk-Portal von Chrome River.

4. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Datei einrichten

Sobald Sie eine neue Exportspezifikation erstellt haben, werden Sie zum Dateiassistenten weitergeleitet, um Ihre Datei einzurichten, die Zeilen zu konfigurieren und Ihre Datei vor der Erstellung zu überprüfen.

1. Dateiname: Klicken Sie auf den grauen PLUS-Button, um die Elemente auszuwählen, die Sie im Dateinamen verwenden möchten. Ein Zeitstempel wird automatisch an das Ende des Namens aller Exporte angehängt. Wenn Sie eine vorkonfigurierte ERP-Vorlage ausgewählt haben, können weitere Elemente automatisch angehängt werden.
2. Beispiel: „ChromeRiverExportCustomerCodeTimeStamp“
3. Klicken Sie auf den PLUS-Button (+), um das Popup-Fenster Segment Builder zu öffnen. Wählen Sie zunächst den Datentyp aus, den Sie einschließen möchten:
4. Benutzerdefinierter Wert: Hier können Sie Ihren eigenen Text für einen Wert eingeben.

5. Systemwert: Hierdurch wird eine Primärobjekt-Dropdown-Liste mit Werten im System aktiviert, aus der Sie auswählen können.
6. Wählen Sie für Rechnungszahlungsabgleiche die Option Rechnungszahlungsinformationen.

7. Wählen Sie dann ein Attribut aus der angezeigten Dropdown-Liste aus.

8. Wenn Sie Beziehungsattribute auswählen, werden neue Felder angezeigt, in denen Sie Rolle, Listentyp, Liste und Attribut auswählen können.

9. Wenn Sie auf ERSTELLEN klicken, erscheint das von Ihnen gewählte Attribut im Feld Dateiname. Sie können erneut auf den PLUS-Button (+) klicken, um weitere Attribute hinzuzufügen.

2. Format: Wählen Sie TXT oder CSV.
3. Trennzeichen: Wählen Sie Senkrechter Strich oder Komma als Texttrennzeichen für die Datei.
4. Sollen alle Belegpositionen in diese Datei aufgenommen werden?
5. Wenn es Bedingungen gibt, unter denen eine Belegposition ausgeschlossen oder eingeschlossen werden soll, klicken Sie auf NEIN.
6. Klicken Sie auf BEDINGUNG AUSWÄHLEN.

7. Klicken Sie nun auf den grauen PLUS-Button (+), um den Betreff Ihrer Bedingung hinzuzufügen.

8. Verwenden Sie im Segment Builder das Dropdown-Feld Datentyp, um „Systemwert“ oder „Benutzerdefinierter Wert“ auszuwählen. Wenn Sie einen Systemwert gewählt haben, wählen Sie das Primärobjekt und sein Attribut und klicken Sie dann auf ERSTELLEN.

9. Sie können so viele Betreffe eingeben, wie Sie möchten. Sie werden von links nach rechts validiert. Ohne Betreff können Sie keinen Komparator eingeben.
10. Wählen Sie nun einen Komparator aus der Dropdown-Liste.

11. Wählen Sie schließlich den Wert. Sie können so viele Bedingungen hinzufügen, wie Sie möchten.

6. Soll diese Datei USt. enthalten? Wählen Sie Ja oder Nein.

Wenn Sie bereit sind, klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf WEITER.

Zeile hinzufügen und Mapping durchführen

Jede Zeile Ihrer Exportspezifikation entspricht einer Registerkarte auf den alten Regelblättern. Mapping ermöglicht es Ihnen, jedes Feld in Ihrem ERP einem oder mehreren Feldern in Chrome River zuzuordnen.

• Wenn Sie eine der ERP-Vorlagen ausgewählt haben, werden die Zeilen für Sie vorbelegt. Klicken Sie auf den DREI-PUNKTE-Button, um eine Zeile zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen. Sie können auch auf NEUE ZEILE HINZUFÜGEN klicken.

1. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Vorlage ausgewählt haben oder Ihrer Standard-ERP-Vorlage eine neue Zeile hinzufügen möchten, klicken Sie auf NEUE ZEILE HINZUFÜGEN, um mit dem Hinzufügen der Daten zu beginnen, die Sie in die Datei aufnehmen möchten.

2. Geben Sie die gewünschten Spezifikationen für diese Zeile ein.

1. Wie möchten Sie diese Zeile nennen? Der Zeilenname sollte eine grundlegende Beschreibung der Zeile sein.
2. Wie oft sollte diese Zeile bearbeitet werden? Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um auszuwählen, ob die Zeile angezeigt werden soll
3. Einmal pro Reisekostenabrechnung
4. Einmal pro Belegposition
5. Einmal pro Belegpositions-Zuordnung
6. Einmal pro USt.-Eintrag (falls zutreffend)
7. Einmal pro Datei (Header)
8. Einmal pro Datei (Fußzeile)

3. Möchten Sie diese Zeile immer einfügen? Wenn es Bedingungen gibt, unter denen eine Belegposition ausgeschlossen oder eingeschlossen werden soll, klicken Sie auf NEIN.

1. Klicken Sie auf die graue Schaltfläche PLUS, um den Betreff Ihrer Bedingung hinzuzufügen.

1. Verwenden Sie im Segment Builder das Dropdown-Feld Datentyp, um „Systemwert“ oder „Benutzerdefinierter Wert“ auszuwählen. Wenn Sie einen Systemwert gewählt haben, wählen Sie das Primärobjekt und sein Attribut und klicken Sie dann auf ERSTELLEN.

1. Sie können so viele Betreffe eingeben, wie Sie möchten. Sie werden von links nach rechts validiert. Ohne Betreff können Sie keinen Komparator eingeben.
2. Wählen Sie nun einen Komparator aus der Dropdown-Liste.

1. Wählen Sie schließlich den Wert. Sie können so viele Bedingungen hinzufügen, wie Sie möchten.

4. Ihre ERP-Felder zu Chrome River-Feldern zuordnen: Hier teilen Sie Chrome River den Namen jedes Feldes in Ihrem ERP mit und wo es in Chrome River eingefügt werden soll. Sie können die Felder 1-zu-1 verknüpfen oder Sie können ein Feld aus Ihrem ERP mit mehreren Feldern in Chrome River verknüpfen.
5. Wenn Sie eine der ERP-Vorlagen ausgewählt haben, werden die ERP-Felder bereits für jede vorausgefüllte Zeile zugeordnet. Sie können jedoch auf den DREI-PUNKTE-Button klicken, um diese zu bearbeiten.

6. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Vorlage ausgewählt haben oder einer ERP-Vorlage eine neue Zeile hinzufügen, klicken Sie auf den DREI-PUNKTE-Button und dann auf BEARBEITEN, um das ERP-Feld zu aktivieren, sodass Sie den Namen des Feldes in Ihrem ERP eingeben können, dem Sie ein Chrome-River-Feld zuordnen.

7. Wenn diese Anzeige blau ist, wird das Feld mit einer bedingten Logik versehen. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie unter „Bedingungen hinzufügen“ unten.

8. Klicken Sie auf ZEILEN NEU SORTIEREN, um „Anfasser“ zu aktivieren, mit denen Sie die Zeilen in eine neue Reihenfolge ziehen können.

9. Klicken Sie auf den DREI-PUNKTE-Button für folgende Funktionen:
10. Bearbeiten: Ändern Sie das/die Chrome River-Feld(er), dem/denen dieses ERP-Feld zugeordnet ist.
11. Bedingungen hinzufügen: Fügen Sie eine bedingte Logik hinzu, um anzugeben, welche Chrome-River-Felder zurückgegeben werden. Im Bereich Catch-All können Sie einen Standardwert festlegen, falls keine anderen Bedingungen erfüllt oder bereitgestellt werden.
12. Klicken Sie auf AUSDRUCK HINZUFÜGEN, um weitere IF-Ausdrücke zur Bedingung hinzuzufügen.
13. Verwenden Sie den Button BEDINGUNGEN HINZUFÜGEN, um dem ERP-Feld mehrere Bedingungen hinzuzufügen.
14. Klicken Sie auf ALLE BEDINGUNGEN LÖSCHEN, um diese zu entfernen.

15. Duplizieren: Erstellt eine Kopie der gesamten Zeile.
16. Chrome-River-Felder löschen: Die Reihenfolge der Felder wird beibehalten, ohne dass das ERP-Feld einem Feld in Chrome River zugeordnet wird.
17. Zeile löschen: Entfernt die gesamte Zeile.

Wenn Sie mit der Zuordnung aller Felder für diese Zeile fertig sind, klicken Sie auf SPEICHERN.

3. Falls gewünscht, können Sie die Zeilen neu anordnen, indem Sie auf eine Zeile klicken, so dass sie blau wird, und sie dann an die gewünschte Stelle in der Liste ziehen.

4. Wenn Sie alle gewünschten Zeilen hinzugefügt und sortiert haben, klicken Sie auf WEITER.

Dateizusammenfassung

In diesem Schritt können Sie alle Entscheidungen, die Sie für die Exportspezifikation getroffen haben, kontrollieren, auf Fehler oder leere Felder hin überprüfen und gegebenenfalls Korrekturen vornehmen, bevor Sie sie zum ersten Mal ausführen.

Klicken Sie auf EIGENSCHAFTEN ANZEIGEN jeder Zeile, um die Formatierung zu überprüfen.

Wenn Sie eine Zeile bearbeiten müssen, klicken Sie auf ZEILE HINZUFÜGEN UND MAPPING DURCHFÜHREN und dann auf das Bleistift-Symbol in der gewünschten Zeile.

Wenn alle Zeilen korrekt formatiert sind, klicken Sie auf BEENDEN.

Sie sehen eine Nachricht, die die Erstellung Ihrer neuen Exportspezifikation bestätigt.