eINVOICE-Daten manuell formatieren

Sollten Sie von Ihren Lieferanten elektronische Rechnungsdaten erhalten, die nicht automatisch mit einer Vorlage des Mapping-Tools formatiert werden können, müssen Sie die Daten manuell umformatieren und als Datei abspeichern, damit diese dann von Chrome River verarbeitet werden kann.

Richtlinien

• Die Daten einer Belegposition sollten sich immer nur über eine Zeile in der Textdatei erstrecken – eine Zeile pro Belegposition.
• Die erste Zeile in der Textdatei sollte eine mit senkrechten Strichen („|“) abgetrennte Liste von Spaltenüberschriften enthalten.
• Alle Spalten sollten mit einem senkrechten Strich („|“) abgetrennt sein.
• Die letzte Spalte sollte mit einem senkrechten Strich abgeschlossen werden.

Ausführliche Details finden Sie unter der Registerkarte Batch eINVOICE im Dokument Spezifikationen für den Daten-Feed.

Mustervorlage

Falls gewünscht können Sie die folgende Vorlage herunterladen, um Lieferantendaten zu verketten. Die Daten können Sie anschließend kopieren und in eine Textdatei einfügen.

• HINWEIS: Damit die Vorlage im Internet Explorer angezeigt wird, müssen Sie mit der rechten Maustaste auf den Link klicken, „SPEICHERN UNTER …“ auswählen und dem Dateinamen die Erweiterung „.xls“ hinzufügen.

eInvoice Data Feed Template.xls

1. Geben Sie die Header-Daten der Lieferanten als CustomerCode, VendorUniqueID und LineItemNumber in die jeweiligen Zellen unterhalb der grünen Spalten ein.

• Die erforderlichen Spalten sind mit JA gekennzeichnet.

2 Geben Sie die Daten der jeweiligen Belegpositionen in die Zellen unterhalb der blauen Spalten ein – eine Zeile pro Belegposition. eine Zeile pro Belegposition.

• Für Rechnungen mit mehreren Belegpositionen müssen Sie für jede Belegposition die gleichen Header-Daten in die Zellen unterhalb der grünen Spalten einfügen.

3 Geben Sie die Header-Daten der Lieferanten als CustomerCode, VendorUniqueID und LineItemNumber in die jeweiligen Zellen unterhalb der grünen Spalten ein.

4. In den Spalten AZ werden die Daten der Belegpositionen automatisch verkettet. Es entsteht ein langer String im passenden Format. Kopieren Sie anschließend die Inhalte der Spalten AZ für jede Belegposition und fügen Sie sie in die Textdatei unterhalb der ersten Zeile ein.

eINVOICE-Daten hochladen

Nachdem Sie die Textdatei erstellt haben, können Sie sie in eine Zip-Datei komprimieren. Folgen Sie zu diesem Zweck den Richtlinien unter der Registerkarte Batch eINVOICE im Dokument „Spezifikationen für den Daten-Feed“. Folgen Sie weiter der Anleitung im Abschnitt „Dateitransfer“ unter der Registerkarte Dateispezifikationen im gleichen Dokument, um die Zip-Datei auf die Datei-Ebene in Ihren Kunden-FTP-Server hochzuladen.

Bilder anhängen

Wenn Sie Bilder zu Ihren elektronischen Rechnungen hinzufügen wollen, können Sie PDFs mit einer Maximalgröße von je 10 MB zusammen mit den anderen Dateien als Zip-Datei abspeichern und hochladen.

1. Fügen Sie den Dateinamen des jeweiligen PDFs (z. B. InvoiceImage.pdf) in die Spalte PDFFilename ein. Jeder Dateiname entspricht einer Rechnung in der Textdatei.

2 Wandeln Sie die PDF-Datei(en) zusammen mit der Textdatei in eine Zip-Datei um, die Sie dann auf Chrome River hochladen. Das Bild wird bei der erfolgreichen Erstellung des Rechnungsdatensatzes automatisch hinzugefügt.

Sie können Bilder auch zum Rechnungsdatensatz hinzufügen, nachdem er erstellt wurde – genauso, als würden Sie einen Rechnungsdatensatz hinzufügen.