Zum Hauptinhalt gehen

eINVOICE-Mapping-Vorlagen

Mit der Mapping-Funktion von Emburse Enterprise eINVOICE erstellen Sie Vorlagen, mit denen die eingehenden Dateien Ihrer Lieferanten aus vielen proprietären Formaten in ein Format umgewandelt werden können, das Ihr Unternehmen nutzen kann. Sie können für jeden Lieferanten verschiedene Vorlagen erstellen und sie immer wieder verwenden. Mit der Vorlage können Rechnungen des entsprechenden Lieferanten dann systematisch in Emburse Invoice Enterprise importiert und verarbeitet werden – direkt aus ihrem nativen Format.

Bitte beachten Sie, dass es mittels Vorlagen-Mapping nicht möglich ist, ein Bild auszuwählen, das dann zu jedem Rechnungsdatensatz bei dessen Erstellung hinzugefügt wird. Sie können jedoch dem Rechnungsdatensatz ein Bild hinzufügen, nachdem er erstellt wurde, genauso, als würden Sie einen Rechnungsdatensatz hinzufügen.

Die konfigurierbaren eINVOICE-Geschäftsregeln, die auf den eINVOICE-Datensatz angewendet werden, verschaffen Ihnen fast unbegrenzte Flexibilität bei der Prüfung und Zuordnung von Daten. Er stellt sicher, dass in den erstellten eINVOICE-Datensätzen alle Complianceprobleme markiert und Vorgänge entweder in den Genehmigungs- oder in den Ausnahmeprozess weitergeleitet werden.

Auf das Verwaltungsmenü „eInvoice-Vorlagen“ zugreifen

Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können auf das Verwaltungsmenü „eInvoice Vorlagen“ zugreifen, indem sie auf > „ADMIN-EINSTELLUNGEN >>Wartung > eINVOICE VORLAGEN klicken.

Neue eINVOICE-Vorlage erstellen

1. Um eine neue eInvoice-Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche +.

2 Unter Dateieinrichtung definieren Sie Trennzeichen (Separatoren) und Textbegrenzungszeichen (enthalten Werte), damit das System die vom Lieferanten generierten Datensätze lesen kann, die von Ihnen hochgeladen wurden.

  • Name der Vorlage: Geben Sie der Vorlage einen Namen, damit Sie sie von anderen unterscheiden können.
  • Trennzeichen: Geben Sie an, ob Daten mit einem senkrechten Strich („|“), einem Semikolon („;“) oder einem Komma („,“) von einander abgegrenzt werden.
  • Textbegrenzerzeichen: Wählen Sie, ob ein einfaches („'“) oder ein doppeltes („““) Anführungszeichen verwendet wird, um anzugeben, was Text ist und was nicht.
  • Trigger-Text: Dieser Text assoziiert Ihre Vorlage mit den Lieferantendateien. Stellen Sie den Trigger-Text an den Anfang des Namens der Dateien, die die Vorlage verarbeiten können soll.
  • HINWEIS: Jede Vorlage muss ihren eigenen Trigger-Text haben. Dies bedeutet, dass Sie die Namen variieren müssen, wenn Sie mehrere Vorlagen pro Lieferant benötigen.

3 Als nächstes können Sie optional Werte für die wichtigsten Header- und Belegpositionsdatenfelder hinzufügen, die Sie standardmäßig hinzugefügt haben möchten. Dazu gehören Beschreibungen auf Header-Ebene und Belegpositionen wie Kostencodes, Hauptbücher und Zuordnungen.

  • Kopfzeile Standard: Wählen Sie den entsprechenden Namen, die Adresse und/oder den Anforderer unter Verwendung der Drop-down-Felder aus. Sie können auch einen Check-Hinweis oder eine Check-Beschreibung eingeben. Die Eingabe dieser Informationen ist optional.

  • Standard-Belegpositionen: Wählen Sie voreingestellte Ausgabentypen, Kostencodes und/oder Zuordnungen mit den Drop-down-Feldern aus. Die Eingabe dieser Informationen ist optional.

4. Klicken Sie auf WEITER.

5. Sie können eine Musterdatei Ihres Lieferanten hochladen um sie ins Emburse Enterprise-Format umzuwandeln. Alle Lieferantendateien müssen Daten entweder mit einem senkrechten Strich, einem Semikolon oder einem Komma abgrenzen. Der Tabulator als Trennzeichen wird nicht akzeptiert.

  • Hochgeladene Datei: Klicken Sie auf ANHÄNGE HINZUFÜGEN um die gewünschte Datei auszuwählen.
  • Einschließlich Kopfzeile: Wählen Sie JA aus, wenn die Datendatei eine Zeile mit Spaltenüberschriften hat.
  • HINWEIS: Wenn Sie beim Mapping angeben, dass Ihre Mapping-Datei einen Header hat, nimmt die App an, dass auch alle weiteren Dateien Spaltenüberschriften haben.

6. Nachdem Sie eine Beispieldatendatei hochgeladen haben, füllt der Abschnitt „Daten-Mapping“ die Daten aus, damit Sie die Spaltennamen des Lieferanten den Namen von Emburse Enterprise zuordnen können. Jede Datei, die am Anfang des Dateinamens den Triggertext aufweist, wird nach dem Hochladen auf den Emburse Enterprise-FTP-Server automatisch zur Weiterverarbeitung in das korrekte Format umgewandelt.

  • Spalte: Die Zahl jeder Spalte in der Datendatei.
  • Spaltenname: Die vom Lieferanten stammenden Feldnamen, wenn die Datei einen Header hat. Spaltennamen im Header dürfen nicht länger als 50 Zeichen sein.
  • Beispieldaten: Die Datenwerte der Lieferantendatei.
  • Emburse Enterprise Mapping: Emburse Enterprise Mapping: die Emburse Enterprise-Bezeichnungen für jeden Feldnamen. Siehe Emburse Enterprise Mapping unten, für weitere Einzelheiten.
  • Format: Die Art und Weise, wie die Daten gegebenenfalls formatiert werden. Siehe Emburse Enterprise Mapping unten, für weitere Einzelheiten.

Emburse Enterprise Mapping

Im Abschnitt „Daten-Mapping“ können Sie jeden vom Lieferanten bereitgestellten Header oder jede Belegposition manuell dem Äquivalent in Emburse Enterprise zuordnen.

1. Verwenden Sie das Dropdown-Menü in jeder Zeile, um den Emburse Enterprise Mapping-Wert auszuwählen.

  • Gibt es kein Äquivalent, wählen Sie KEINE.
  • Für ein erfolgreiches Mapping brauchen Sie eigentlich nur die Rechnungs-Nr.. Es wird aber empfohlen, so viele Felder wie möglich zuzuordnen.

2 Für bestimmte Datenfelder müssen Sie die Formatierung auswählen (z.B. um die Reihenfolge von Monat und Tag in einem Datum anzugeben). Sie können im Drop-down-Menü Format ausgewählt werden.

  • Wenn ein Datenfeld kein spezielles Format erfordert, ist die einzige Option JEDER STRING.

 

3 Sie müssen nach der Zuordnung von jeder Zeile auf SPEICHERN klicken.

4. Eine umfassende Anleitung zur Nutzung Ihrer neuen eINVOICE-Vorlage finden Sie unter .

eINVOICE-Vorlage löschen

1. Um eine Vorlage zu löschen, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf LÖSCHEN.

2 Klicken Sie im Popup-Fenster zur Bestätigung auf LÖSCHEN.

eINVOICE-Daten hochladen

Nachdem Sie die Vorlage abgespeichert und die entsprechenden eINVOICE-Regeln konfiguriert haben, können Sie die Lieferantendateien einreichen. Die Mapping-Vorlage von eINVOICE „liest“ die Dateien und wandelt sie in ein Format um, das dann von der Emburse Enterprise-Anwendung verwendet werden kann.

1. Stellen Sie sicher, dass der Dateiname des Lieferanten mit dem korrekten Triggertext anfängt, den Sie bei der Erstellung der Vorlage definiert haben.

2 Stellen Sie die vom Lieferanten erzeugte Datendatei auf Ihrem Emburse Enterprise-FTP-Server am entsprechenden Ort bereit: /files/eInvoice/[Umgebung].

  • Hinweis: [Umgebung] entspricht der Umgebung, in der die eINVOICE-Datei erstellt werden soll.
  • Um die Datei zu testen, stellen Sie sie in den QS-Ordner ein (wenn Ihr Unternehmen einen solchen besitzt).
  • Um die Datei zu senden, stellen Sie sie in den Prod-Ordner ein.

Der Mapping-Prozess von eINVOICE wird alle paar Minuten ausgeführt. eINVOICE sucht dabei in diesen Ordner nach Textdateien, die den Triggertext enthalten, den Sie in der eINVOICE-Mapping-Vorlage Ihres Unternehmens definiert haben. Bei einer Übereinstimmung werden die Dateien gemäß der Vorlage umgewandelt. Die entsprechenden Regeln werden ausgeführt. Sie werden per E-Mail darüber informiert, ob der Mapping-Prozess des Batches erfolgreich war und ob der Rechnungsdatensatz in Emburse Enterprise erstellt wurde.

War dieser Beitrag hilfreich?