Rechnungen über Batch eInvoice Data Feed erstellen

Dank der Emburse Enterprise-Funktion eInvoice (elektronische Rechnung) ist es ganz einfach, Rechnungsdatensätze in Emburse Invoice Enterprise zu erstellen. Diese kann Ihre Organisation dann für interne Zwecke wie das Ausgabenmanagement und die Weiterverrechnung an Kunden nutzen.

Darüber hinaus bietet Emburse Enterprise ein so genanntes „eInvoice Mapping Tool“. Mit diesem Tool können Sie Vorlagen erstellen, mit denen die eingehenden Dateien Ihrer Lieferanten aus zahlreichen proprietären Formaten in eines umgewandelt werden, das die eInvoice-Funktion von Emburse Enterprise lesen und verarbeiten kann. Perfekt für Unternehmen, die von ihren Lieferanten eine große Anzahl von Rechnungen oder Rechnungen mit vielen Belegpositionen (oder beides) erhalten.

Daten automatisch formatieren mit dem eINVOICE Mapping-Tool

Elektronische Lieferantenrechnungen gehen in verschiedensten urheberrechtlich geschützten Text- und Datumsformaten ein. Mit dem eINVOICE Mapping-Tool können Sie Vorlagen erstellen, die solche Formate konvertieren, damit anschließend elektronische Rechnungen erstellt werden können. Sie können für jeden Lieferanten verschiedene Vorlagen erstellen und sie immer wieder verwenden. Mit der Vorlage können Rechnungen des entsprechenden Lieferanten dann systematisch in Emburse Invoice Enterprise importiert und verarbeitet werden – direkt aus ihrem nativen Format.

Die konfigurierbaren eINVOICE-Geschäftsregeln, die auf den eINVOICE-Datensatz angewendet werden, verschaffen Ihnen fast unbegrenzte Flexibilität bei der Prüfung und Zuordnung von Daten. Der Belegpositions-Compliance- und Routing-Regel-Prozess von Emburse Enterprise ist in eInvoice integriert. Er stellt sicher, dass in den erstellten eInvoice-Datensätzen alle Compliance-Probleme markiert und Vorgänge entweder in den Genehmigungs- oder in den Ausnahmeprozess weitergeleitet werden.

Alle Details zur Erstellung von solchen Vorlagen und zum Senden von Daten finden Sie in dem Artikel eINVOICE-Mapping-Vorlagen.

eINVOICE-Daten manuell formatieren

Sollten Sie von Ihren Lieferanten elektronische Rechnungsdaten erhalten, die nicht mit einer Vorlage des eInvoice Mapping-Tools formatiert werden können, müssen Sie die Daten manuell umformatieren und als Datei abspeichern, damit diese dann von Emburse Enterprise verarbeitet werden kann. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel eINVOICE-Daten manuell formatieren.

eINVOICE-Geschäftsregeln konfigurieren

Nun, da Sie eine Vorlage haben, können Sie mit dem Support-Team von Emburse Enterprise Kontakt aufnehmen, um die Geschäftsregeln zu konfigurieren, die auf den eInvoice-Datensatz angewendet werden. Erstellen Sie ein Support-Ticket, und hängen Sie eine Beispiel-Datendatei an. Ein Teammitglied wird Ihnen dabei helfen, die nötigen Regeln zu erstellen, um die gewünschten Rechnungsdaten zu erfassen.

eINVOICE-Genehmigung

eInvoice-Rechnungen durchlaufen dieselben Genehmigungsschritte wie manuell in Emburse Enterprise eingereichte Rechnungen. Für Unternehmen, die Rechnungen normalerweise aufgrund von bestimmten Attributen in den Belegpositionen weiterleiten, könnte es sinnvoll sein, die Regeln zu ändern, damit das Routing stattdessen auf Header-Attributen basiert. Dies wird empfohlen, da Probleme auftreten können, wenn eine Rechnung mit zahlreichen Belegpositionen an eine gleiche Anzahl von Genehmigern weitergeleitet wird.

Elektronische Rechnungen automatisch mit Bestellungen verknüpfen

Kunden, die unsere eINVOICE-Funktion nutzen, können jetzt bestimmte Bestelldaten automatisch in über eINVOICE erstellte Rechnungen kopieren. Die resultierende Rechnung enthält die Header-Informationen und Zuordnungen der Bestellung, aber die Rechnungszeilenmenge, der Stückpreis und der Zeilenbetrag werden aus der elektronischen Rechnung kopiert. Beachten Sie, dass elektronische Rechnungen für jede Belegposition eine Lieferanten-Positions-ID haben müssen, damit das System die passende Bestellung finden kann. Wenn Sie diese Erweiterung aktivieren möchten, erstellen Sie bitte ein Support-Ticket.