Rechnungsverwaltung

Im Rechnungsverwaltungs-Dashboard können Benutzer mit den entsprechenden Genehmigungen Rechnungen einsehen und verwalten.

Rechnungsverwaltungs-Dashboard aktivieren

Administratoren mit entsprechenden Berechtigungen können den Benutzerzugriff auf das Rechnungsverwaltungs-Dashboard über das Verwaltungsmenü „Zugriffsberechtigungen“ steuern.

1. Klicken Sie im Verwaltungsmenü auf SICHERHEIT > ZUGRIFFSBERECHTIGUNGEN.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte RICHTLINIEN, wählen Sie die entsprechende Richtlinie aus und klicken Sie auf BEARBEITEN.

3. Suchen Sie im Abschnitt „Berechtigungen“ unter „Rechnung“ den Abschnitt „Rechnungsverwaltung“ und aktivieren Sie Rechnungsverwaltung.

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den einzelnen Aktionen, um weiter festzulegen, was Benutzer auf dem Rechnungsverwaltungs-Dashboard tun können.

4. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Auf das Rechnungsverwaltungs-Dashboard zugreifen

Klicken Sie oben links auf den MENÜ-Button und anschließend auf RECHNUNGSVERWALTUNG.

Das Rechnungsverwaltungs-Dashboard wird geöffnet.

Spaltenüberschriften

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Rechnungsliste nach diesem Kriterium zu sortieren.

• Lieferanten Name
• Lieferantentyp
• Rechnungs-Nr.
• Rechnungsdatum
• Betrag: Klicken Sie auf das Trichtersymbol, um nach dem Betrag zu filtern.
• Zugewiesen an
• Zugewiesen am
• Status
• Dringend
• Anlage
• Warnung
• Geparkt

Sie können eine Spaltenüberschrift in die blaue Leiste oben im Menü ziehen, um die Rechnungsliste nach dieser Spalte zu einer Gruppe zusammenzufassen. Um die Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf das X neben der Spaltenüberschrift.

Rechnungen suchen

Suchen Sie mit dem Textfeld oben links nach Rechnungen. Geben Sie dafür die Nummer oder Rechnungs-ID ein.

Wählen Sie ERWEITERTE SUCHE, um nach detaillierten Rechnungsinformationen, Status, besonderer Handhabung oder Personal zu suchen.

• Um inaktive Lieferanten in die Suchergebnisse aufzunehmen, muss ein Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen dies aktivieren. Siehe den Abschnitt „Rechnung – Inaktive Lieferanten in die Suche der Rechnungsverwaltung einbeziehen“ von Kundeneinstellungen.

Mit dem Schieberegler auf der rechten Seite können Sie durch die Suchoptionen scrollen, mit den Registerkarten auf der rechten Seite können Sie automatisch zur gewünschten Suchoption springen. Klicken Sie dann auf SUCHE.

Auf der Registerkarte Rechnungsinformationen können Sie nach Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Exportdatum und einer beliebigen Stelle in der Rechnungsbeschreibung suchen.

Auf der Registerkarte Besondere Handhabung können Sie gleichzeitig nach mehreren Sonderbehandlungsoptionen für Rechnungen suchen.

Auf der Registerkarte Status können Sie nach mehreren Rechnungsstatus gleichzeitig suchen.

Gespeicherte Suchanfragen

Sie können die gewünschten Suchparameter auch speichern, um sie später erneut zu verwenden. Klicken Sie hierzu auf SPEICHERN. In einem Pop-up-Fenster können Sie der Suche einen Namen geben. Klicken Sie dann erneut auf SPEICHERN.

Um später auf die Suche zuzugreifen, klicken Sie ganz oben im Rechnungsverwaltungs-Dashboard auf GESPEICHERTE SUCHANFRAGEN und wählen Sie sie in der Liste aus.

• Mit dem Bleistift-Symbol können Sie eine gespeicherte Suche bearbeiten.
• Mit dem A-Symbol können Sie die gespeicherte Suche umbenennen.
• Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um die gespeicherte Suche zu löschen.

Rechnungsvorschau

Klicken Sie einmal auf eine Rechnung in der Liste, um eine Vorschau zu öffnen. Klicken Sie in der Vorschau auf VORHER. oder NÄCHSTE(R), um durch die Vorschauen der anderen Rechnungen im Dashboard zu blättern. Klicken Sie oben links auf den Zurück-Pfeil, um zum Rechnungsverwaltungs-Dashboard zurückzukehren.

Es gibt mehrere Aktionen, die Sie direkt in der Vorschau ausführen können:

• Bilder: Klicken, um die Bilder anzuzeigen, die der Rechnung angehängt wurden.
• PDF: Klicken, um Deckblatt, vollständigen Bericht (Rechnung) oder vollständigen Bericht (Rechnung) mit Bild anzuzeigen.
• Bearbeiten: Öffnet die Rechnung zur Bearbeitung.
• Senden: Rechnung zurückweisen oder genehmigen. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Rechnungen genehmigen.

Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, um weitere Funktionen aufzurufen:

• Löschen: Rechnung löschen.
• Nachverfolgung: Zeigt den aktuellen Stand der Rechnung im Genehmigungsvorgang an. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Rechnungsrouting-Nachverfolgung.

Rechnung bearbeiten

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der gewünschten Rechnung und klicken Sie auf BEARBEITEN.

Rechnungen zuweisen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer Rechnung oder mehreren Rechnungen, die Sie einem bestimmten Genehmiger oder einer Gruppe zuweisen möchten, und klicken Sie auf ZUWEISEN.

Wählen Sie den gewünschten Genehmiger bzw. die Gruppe im Drop-down-Menü, geben Sie falls nötig einen Kommentar ein und klicken Sie auf ZUWEISEN.

Rechnung stornieren oder löschen

Alle Details zum Stornieren oder Löschen einer Rechnung und zum Unterschied zwischen beidem finden Sie hier: Eine Rechnung stornieren oder löschen

Rechnungsstornierungscodes konfigurieren

Administratoren können das Verwaltungsmenü „Listen“ zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen der Codes für Rechnungsstornierungsgründe verwenden, die im Dropdown-Menü „Rechnung entfernen“ angezeigt werden.

1. Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > LISTEN.

2. Suchen Sie in der Liste „Listentypen“ nach „Rechnung entfernen“.

• Wenn der Listentyp noch nicht vorhanden ist, klicken Sie auf den blauen Plus-Button, um einen neuen Listentyp mit diesen Parametern zu erstellen:

• Name: Rechnung entfernen

• Beschreibung: Grund der Rechnungsstornierung

• Code: Code: InvoiceCancelReason

• Benutzen Sie das Drop-down-Menü Sortierreihenfolge, um die Reihenfolge der Listentypen zu ändern.

  • Sie können nach Listenname, Listencode oder Sortierreihenfolge sortieren.

  Reicht Ihr Unternehmen einen Daten-Feed mit Listentypen ein, werden Ihre vorhandenen Listentypen und alle verbundenen Listen überschrieben. Um das Überschreiben von bestimmten Listentypen zu verhindern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht löschen (aus Feed) für den jeweiligen Listentyp.

  • Wählen Sie im Pop-up-Fenster "Möchten Sie alle Nicht-löschen-Flags, die zu diesem Listentyp gehören, aktualisieren, sodass Sie mit Ihrer Nicht-löschen-Auswahl auf Listentyp-Ebene übereinstimmen?" die Option ÜBERNEHMEN.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen BEI ANMELDUNG LADEN.

• Klicken Sie auf SPEICHERN.

3. Klicken Sie im Abschnitt Listen des Listentyps „Rechnung entfernen“ auf das blaue Pluszeichen, um neue Codes zu erstellen.

Geben Sie den Namen (den Stornierungsgrund, der auf dem Bildschirm angezeigt wird), den Code und die Sortierreihenfolge ein und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

4. Um einen vorhandenen Code zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie ihn in der Liste aus und klicken Sie auf LÖSCHEN oder BEARBEITEN.

Rechnungen in Excel herunterladen

Sie können eine oder mehrere Rechnungen als eine Microsoft Excel-Datei herunterladen. Wählen Sie die gewünschten Rechnungen und klicken Sie auf den Download-Button, um einen Speicherort für die Datei zu wählen.