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OCR VISION für das automatische Ausfüllen von Daten

OCR VISION ist eine integrierte OCR-Funktion, die in Chrome River INVOICE integriert ist und die die neueste auf maschinellem Lernen basierte optische Zeichenerkennungstechnologie einsetzt, um Daten aus Rechnungsbildern schnell und präzise zu lesen und zu extrahieren. Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant und Bestellnummer werden von OCR VISION nahtlos extrahiert, was den Erfassungs- und Extraktionsprozess von Rechnungsdaten schnell und effizient gestaltet.

OCR VISION ermöglicht es Ihnen, die manuelle Rechnungsverarbeitung und -prüfung deutlich zu reduzieren, um Zeit zu sparen und die Genauigkeit zu erhöhen, extrahierte Daten zu validieren und Bilder per „Drag and Drop“ oder als E-Mail-Anhang für die OCR-Verarbeitung zu senden. Per E-Mail versandte Anhänge werden automatisch als Bild an die resultierende Rechnung angehängt.

Sie können sich auch für die automatische Übermittlung von Rechnungen entscheiden, die über die OCR VISION E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens erstellt wurden.

Arten von extrahierten Daten

  • Rechnungs-Nr.: Wenn das System eine Rechnungsnummer nicht finden oder extrahieren kann, wird sie im folgenden Format generiert: [Rechnungsbetrag] [Rechnungsdatum]
  • Anforderer: Wird dem Bild extrahiert und mit den Stammdaten Ihres Unternehmens abgeglichen.
  • Lieferanten Name: Wird dem Bild extrahiert und mit den Stammdaten Ihres Unternehmens abgeglichen.
  • Lieferantenadresse: Wird dem Bild extrahiert und mit den Stammdaten Ihres Unternehmens abgeglichen.
  • Währungscode
  • Rechnungsbetr.
  • Rechnungsdatum: Wenn das System ein Rechnungsdatum nicht finden oder extrahieren kann, verwendet es das Datum, an dem die Anlage hochgeladen wurde.
  • Rechn. an: Wird dem Bild extrahiert und mit den Stammdaten Ihres Unternehmens abgeglichen.
  • Versand an: Wird dem Bild extrahiert und mit den Stammdaten Ihres Unternehmens abgeglichen.
  • Mehrwertsteuer-Informationen: Wird dem Bild extrahiert und mit den Stammdaten Ihres Unternehmens abgeglichen.
    • Der Steuercode, der in der Lieferantenadresse als Standard-Steuercode 1 angegeben ist, wird auf die Rechnung angewendet. Wenn Steuercodes nicht innerhalb der Lieferantenadressen gepflegt werden, wird der Code aus dem Rechnungsbeleg angewendet, der mit den Steuercodes der Rechnung übereinstimmt. Wenn keines dieser Kriterien erfüllt ist, wird der in den Kundeneinstellungen von Invoice OCR Vision angegebene Standard-Steuercode angewendet.
    • Richten Sie die Codes für die übergeordnete/untergeordnete MwSt. oder Steuer ein, wie im Artikel „Rechnungs-Steuercode-Verwaltung“ beschrieben, und geben Sie für die Lieferantenadresse die Steuercode-ID des übergeordneten Eintrags als Standard-Steuercode 1 an.

Wenn die Rechnung auch eine Bestellnummer enthält, die sich im Chrome River-System befindet, wird die Bestellung zur Extraktion der oben aufgeführten relevanten Daten verknüpft. Zusätzlich werden die folgenden Informationen extrahiert und zur Erstellung von Belegpositionen verwendet:

  • Betrag Ausgegeben
  • Position Anzahl
  • Position Stückpreis
  • Lieferant Position-ID
  • Position-ID
  • Positionsbeschreibung
  • Position ME (Einheitenmessung)
  • Zuordnungen
  • Kostenstelle
  • Zeitnehmer-ID
  • Maßeinheiten
  • Benutzerdefinierte Belegposition (UDA) Daten

Unterstützte Sprachen

  • Englisch
  • Spanisch
  • Deutsch
  • Holländisch
  • Französisch
  • Chinesisch
  • Japanisch
  • Estland
  • Lettisch
  • Litauisch
  • Italienisch
  • Portugiesisch
  • Rumänisch
  • Schwedisch

Spezifikationen der Anlagen

  • Benutzer können Rechnungsbilder im JPG-, PNG- und PDF-Format hochladen oder per E-Mail versenden.
  • Die einzelnen Anhänge dürfen nicht größer als 10 MB sein.
  • E-Mails können mehrere Anhänge enthalten, die insgesamt bis zu 100 MB groß sein dürfen.
  • Nur die ersten vier Seiten des Anhangs werden per OCR extrahiert, aber alle Seiten werden angehängt.
  • Passwortgeschützte PDFs können nicht verarbeitet werden.

Anhänge in Chrome River hochladen

OCR Vision extrahiert automatisch Daten aus einem Rechnungsbild, das über das Rechnungs-Eingabefenster hochgeladen wird.

1. Klicken Sie im Dashboard oben rechts im Menüband Rechnungen auf +ERSTELLEN.

2. Ziehen Sie das gewünschte Bild der Rechnung per Drag-and-Drop an eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm des Rechnungs-Eingabefensters, um sie hochzuladen und die Datenextraktion zu starten.

3. Anschließend müssen Sie bestätigen, dass Sie die Daten aus dem Bild extrahieren wollen. Wenn ja, klicken Sie auf DATEN EXTRAHIEREN.

  • Unter Umständen können Sie die Datenextraktion überspringen, z.B. um das Überschreiben von Daten, die aus einer früheren Rechnung kopiert wurden, zu verhindern, oder um eine Rechnung mit einem angehängten Bild zu erstellen, falls die OCR-Software vorübergehend nicht verfügbar ist.

  • Durch Anklicken von ÜBERSPRINGEN kann der Anhang hochgeladen werden, ohne OCR auszulösen, und an die Rechnung angehängt werden, ohne dass Daten überschrieben werden.

Sie können das Kontrollkästchen "Ich möchte beim Hochladen auf OCR Vision gefragt werden, ob Daten extrahiert werden sollen" deaktivieren, um zu verhindern, dass das Popup-Fenster "Daten extrahieren" jedes Mal erscheint, wenn Sie während dieser Browsersitzung einen Anhang hinzufügen.

  • Dieses Feld wird bei jedem Anmelden oder Starten einer neuen Browsersitzung erneut aktiviert.

Klicken Sie auf HOCHLADEN.

4. Sie werden eine Bestätigungsnachricht sehen, die Sie über die Verarbeitung des Bildes informiert.

5. Sie sehen einen neuen Rechnungsentwurf für das von Ihnen hochgeladene Bild. Klicken Sie darauf, um die extrahierten Daten und das angehängte Bild anzuzeigen. Sie können die Rechnung weiter bearbeiten, auch wenn das Bild noch verarbeitet wird.

6. Wenn der Anhang mehrere Seiten enthielt, werden Miniaturansichten für jede Seite angezeigt. Die Daten werden nur aus den ersten vier Seiten extrahiert, wobei jedoch alle Seiten angehängt werden.

7. Wenn Sie dann versuchen, eine zusätzliche Rechnung beizufügen, werden Sie gefragt, wie das System diese behandeln soll:

  • Datenextrakt: Ersetzen Sie die ursprüngliche Anlage und überschreiben Sie alle extrahierten Daten mit Daten aus der neuen Anlage.
  • Anlage: Ein Bild als Begleitdokumentation anhängen, ohne dessen Daten zu extrahieren.

  • Bilder, die für die Datenextraktion hochgeladen werden, tragen die Bezeichnung „OCR“.
  • Bilder, die als einfache Anlagen hochgeladen werden, werden mit „ANLAGEN“ gekennzeichnet.

8. Füllen Sie nun die restlichen Felder wie bei jeder neuen Rechnung aus. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnung erstellen.

Anhänge per E-Mail hinzufügen

Benutzer von Chrome River und Dritte können auch eine oder mehrere Rechnungen per E-Mail weiterleiten, um die Daten automatisch extrahieren zu lassen und eine neue Rechnung für jeden Anhang zu erstellen.

1. Leiten Sie eine E-Mail mit der/den Rechnung(en) an die von Ihrem Chrome River-Administrator angegebene E-Mail-Adresse weiter. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie die E-Mail über das Kundeneinstellungen generieren.

2. Anhänge müssen den oben genannten Spezifikationen der Anlagen entsprechen.

Möglicherweise möchte Ihr Unternehmen den Schwellenwert für die Mindestdateigröße von OCR-E-Mails verwenden, um größere Bilder, die keine Rechnungen sind, wie z. B. E-Mail-Signaturen, herauszufiltern, damit sie nicht als Rechnungen behandelt werden. Umgekehrt können Sie den Schwellenwert für die Bildgröße niedriger einstellen, um kleinere Nicht-PDF-Rechnungen zu berücksichtigen. Vollständige Details finden Sie unter „Mindestgröße der Datei für Rechnungs-OCR-E-Mails anpassen“ im Abschnitt „Rechnungs-OCR-Vision“ des Verwaltungsbildschirms „Kundenpräferenzen verwalten“.

3. Chrome River erstellt eine Rechnung für jede gültige Anlage. Die Daten werden nur aus den ersten vier Seiten einer jeden Anlage extrahiert, wobei jedoch alle Seiten angehängt werden.

4. Jede E-Mail, die zur Erstellung einer Rechnung eingesendet wird, wird in ein PDF umgewandelt und an die entsprechende Rechnung angehängt, wenn sie automatisch in Chrome River generiert wird. Die resultierende Rechnung hat dann zwei Anhänge: das Rechnungsbild und ein PDF der E-Mail.

5. Der Abschnitt „Notizen der neuen Rechnung“ enthält die folgenden Daten aus der E-Mail:

  • E-Mail-Adresse des Absenders

  • Empfangsdatum und Zeitstempel der E-Mail im Format MM/DD/YYYYYYY HH:MM

6. Das System legt den Ersteller der neuen Rechnung basierend auf der E-Mail-ID des Absenders fest.

  • Wenn das System die E-Mail-ID nicht finden kann, wird der Standardbenutzer, der über die Geschäftsregeln Ihres Unternehmens zugewiesen wurde, als Ersteller der Rechnung festgelegt.
  • Wenn die E-Mail von einem Lieferanten gesendet wurde, wird derselbe Standardbenutzer als Ersteller der Rechnung zugeordnet.

7. Der Ersteller oder der Standardbenutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, die den Erhalt erfolgreich bearbeiteter Anlagen bestätigt und/oder Hinweise darauf gibt, warum die Einreichung fehlgeschlagen sein könnte. Wenn die Anlage von einem externen Benutzer (z. B. einem Lieferanten) übermittelt wurde, wird dieser für die E-Mail-Benachrichtigung in Kopie gesetzt.

OCR Erfolg/Abbruch/Fehler

  • Wenn der Upload fehlschlägt, weil die Bildqualität zu schlecht war, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit der Information "Wir konnten keine Daten aus dem Rechnungsbild extrahieren. Bitte laden Sie ein Bild mit höherer Qualität hoch oder entfernen Sie vor der manuellen Bearbeitung den Rechnungsanhang."
  • Wenn der Upload abgebrochen wird, weil er zu lange gedauert hat, erhalten Sie folgende Benachrichtigung: "Der Rechnungs-OCR wurde abgebrochen, weil er zu lange gedauert hat. Bitte versuchen Sie erneut, die Rechnung anzuhängen, oder entfernen Sie vor der manuellen Bearbeitung den Rechnungsanhang."

In beiden Fällen können Sie die Rechnung nicht bearbeiten oder einreichen, bis Sie die Anlage entfernt oder ersetzt haben.

Zuverlässigkeitsstufen

Chrome-River-Kunden, welche die OCR VISION-Funktion nutzen, können eine Zuverlässigkeitsstufe für Rechnungen definieren, die per OCR erstellt wurden, um Routing-Regeln zu aktivieren. Die Software berechnet eine Zuverlässigkeitsstufe, um die wahrscheinliche Genauigkeit der extrahierten OCR-Daten zu messen.

Bei Kunden, die über die Registerkarte Rechnung OCR-Vision im Kundeneinstellungen einen bevorzugten Vertrauensschwellenwert festgelegt haben, werden Rechnungen, die den festgelegten Schwellenwert nicht erreichen, mit einem "I"-Symbol in der Liste Entwurf gekennzeichnet.

Darüber hinaus kann Ihr Unternehmen die Entscheidung treffen, die Zuverlässigkeitsstufen mit Regeln zu verknüpfen, die Rechnungen an einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Rolle weiterleiten, wenn die OCR-Genauigkeit unter dem festgelegten Schwellenwert liegt.

Wenn Sie die Vorteile der Zuverlässigkeitsstufenanzeige nutzen möchten, setzen Sie einfach den Schwellenwert Ihres Unternehmens auf der Seite Kundeneinstellungen auf über 0. Wenn Sie Vertrauensebenen mit den Geschäftsregeln Ihres Unternehmens verknüpfen möchten, kontaktieren Sie uns über den Chrome River Helpdesk.

Anhänge löschen

Das Löschen einer Anlage auf einer Rechnung löscht ALLE Anlagen auf der Rechnung, unabhängig davon, ob sie mit OCR oder ANLAGE gekennzeichnet sind.

Bevor Sie die Anlage(n) löschen können, werden Sie aufgefordert, dies zu bestätigen.

Automatische Übermittlung von per E-Mail erstellten OCR VISION-Rechnungen

Ihr Unternehmen kann die automatische Übermittlung von Rechnungen, die über Ihre OCR VISION-E-Mail-Adresse erstellt wurden, aktivieren.

Wenn ein Benutzer oder Lieferant eine Rechnung an diese E-Mail-Adresse sendet, kann sie in Chrome River erstellt und mit dem Status „Ausstehend“ in das Genehmigungsrouting eingegeben werden. So müssen Benutzer die automatisch generierte Rechnung nicht öffnen und einreichen. Wenn Benutzer die Rechnung zur Bearbeitung öffnen oder versuchen, sie zu genehmigen, werden ihnen alle durch die entsprechende Rechnung ausgelösten Compliance-Warnungen oder -Verletzungen angezeigt.

Ihr Unternehmen kann der E-Mail-Adresse für die Einreichung eine Kennung hinzufügen und eine Geschäftslogik anwenden, um festzulegen, ob automatisch erstellte Rechnungen zur Genehmigung an eine Einzelperson oder an eine Gruppe weitergeleitet werden sollen. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt „Rechnung – OCR-Vision“ unter Kundeneinstellungen.

Wenn Sie Interesse daran haben, die automatische Einreichung von Rechnungen zu aktivieren, kontaktieren Sie uns über unser Chrome River Helpdesk.

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