Vor-Genehmigung erstellen

Durch Vor-Genehmigungen können Sie eine Ausgabe autorisieren lassen, bevor sie getätigt wird oder bevor eine Reservierung gemacht wird, zum Beispiel für Seminare oder zur Geschäftsentwicklung.

Neue Vor.-Genehm. erstellen

1. Klicken Sie im Dashboard oben rechts im Menüband Vor-Genehmigung auf +ERSTELLEN.

2 Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens sind im Menü Vor-Genehm.-Header-Eingabe unterschiedliche Typen von Feldern und Drop-down-Menüs verfügbar, aber es ist immer ein RKA-Name erforderlich. Andere Felder sind zum Beispiel

• Start-/Enddaten
• Anzahl an Tagen: Automatisch durch Start- und Enddatum bestimmt.
• Rückzahlung in: Die Währung, in der Sie bezahlt werden möchten.
• Geschäftszweck: Der unternehmensbezogene Grund für die Ausgabe.
• Zuordnungen: Sie können die Liste durchsuchen, indem Sie die ersten Ziffern der Nummer eingeben. Sie können die Anfrage auch auf mehrere Zuordnungen aufteilen, indem Sie auf ZUORDNUNG HINZUFÜGEN klicken.

Nachdem Sie die grundlegenden Header-Informationen eingetragen haben, können Sie potenzielle Ausgaben genau wie bei einer Reisekostenabrechnung hinzufügen. Sie können sogar mehrere Belegpositionen des gleichen Ausgabentyps hinzufügen, zum Beispiel zwei Flugreise-Belegpositionen oder fünf Taxi-Belegpositionen.

3 Klicken Sie auf den Plus-Button (+), um die erste Ausgabe hinzuzufügen. Das Fenster Vor-Genehmigungstypen hinzufügen erscheint von rechts. Hier finden Sie verschiedene Ausgabentypen.

4. Wenn Sie auf eine Kachel für einen Ausgabentyp klicken, gelangen Sie zum Menü „Ausl. hinzf“ für diesen Typ. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf SPEICHERN.

Eine vorhandene Vor-Genehmigung klonen

Wenn Ihre Organisation diese Option konfiguriert hat, können Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen Kopien von eingereichten Vor-Genehmigungsanfragen für andere Benutzer erstellen. So könnte beispielsweise der Reisekoordinator Ihres Unternehmens eine Mustervorgenehmigung erstellen und an mehrere Benutzer als Vorlage für die Erstellung eigener Vor-Genehmigungsanträge senden.

• Alle angehängten Bilder werden nicht kopiert.

• Die Kopie kann für jeden anderen Benutzer erstellt werden, aber sie darf nur vom Ausgabeneigentümer der kopierten Vor-Genehmigung eingereicht werden.

1. Um eine Vor-Genehmigungsanfrage zu kopieren, wählen Sie sie in Ihrer Liste der Eingereichten Vor-Genehmigungen oder in der Liste der Personen, für die Sie als Delegierter arbeiten, aus und klicken Sie auf DUPLIZIEREN.

2 Wählen Sie sich selbst oder den Benutzer, für den Sie die Vor-Genehmigung duplizieren möchten.

3 Klicken Sie auf DUPLIZIEREN.

4. Die Kopie erscheint in der Liste der Entwurf Vor.-Genehm. für den ausgewählten Benutzer. Wenn der ursprüngliche Name ein Datum enthielt, wird er auf das heutige Datum aktualisiert.

Bilder anhängen

Sie können einer Vor-Genehmigung Bilder während der Erstellung oder jederzeit danach anhängen. Sie können Bilder direkt über die App hochladen oder in der „Beleggalerie“ auf sie zugreifen. Wenn ein Bild über die Chrome River-App angehängt wird, sind nur JPG-, PDF-, PNG-, OFD und TIFF-Dateien von bis zu 10 MB zulässig.

Um Ihrer Vor-Genehmigungsanfrage Bilder anzuhängen, klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Header des Berichts, um die Header-Vorschau aufzurufen. Scrollen Sie in der Vorschau nach unten zu Anhänge und klicken Sie auf ANHÄNGE HOCHLADEN, oder ziehen Sie das Bild einfach in diesen Bereich.

Sie können Ihrer Vor-Genehmigungsanfrage auf diese Weise auch Bilder direkt aus den Listen Entwürfe und Vor kurzem eingereicht anhängen.

Vor.-Genehm. einreichen

Wenn Sie bereit sind und die Vor-Genehmigungsanfrage einreichen möchten, klicken Sie auf den grünen SENDEN-Button unten im Eingabemenü.

Wenn die Vor-Genehmigungsanfrage nicht bereits geöffnet ist, navigieren Sie zur Liste Entwürfe, klicken Sie auf die gewünschte Anfrage und klicken Sie in der Vorschau auf SENDEN.

Sie werden gebeten, die Legitimität Ihrer Vor-Genehmigungsanfrage im Fenster Bestätigung einreichen zu bestätigen. Klicken Sie auf SENDEN.

Ausgabentyp-Mapping für Vor-Genehmigungen

Wenn Ihre Organisation das Ausgabentyp-Mapping eingeführt hat, können Sie nur genehmigte Vor-Genehmigungsbeträge für die Ausgabentypen übernehmen, die Sie ursprünglich in Ihrer Vor-Genehmigungsanfrage aufgeführt haben.

Wenn Sie beispielsweise eine Vor-Genehmigung für Ausgaben in Höhe von 500 US-Dollar für Flüge und 500 US-Dollar für eine Hotelunterkunft erhalten haben, Ihre Reisekostenabrechnung jedoch 500 US-Dollar für Flüge, 400 US-Dollar für Hotels und 100 US-Dollar für Transportspesen umfasst, können Sie nur die Vor-Genehmigung für 500 US-Dollar Flugkosten und 400 US-Dollar Hotelkosten nutzen, wodurch ein Saldo von 100 US-Dollar in der Vor-Genehmigungsanfrage verbleibt.