Eine Vorabgenehmigung an eine Spesenabrechnung anhängen

Sie können eine neue Reisekostenabrechnung während des Erstellungsprozesses jederzeit mit einer Vorabgenehmigung verknüpfen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, tatsächliche Ausgaben mit vorab genehmigten Beträgen zu vergleichen, bevor Sie die Reisekostenabrechnung einreichen.

Ausgabentyp-Mapping für Vor-Genehmigungen

Wenn Ihre Organisation das Ausgabentyp-Mapping für Vor-Genehmigungen eingeführt hat, können Sie nur genehmigte Vor-Genehmigungsbeträge für die Ausgabentypen übernehmen, die Sie ursprünglich in Ihrer Vor-Genehmigungsanfrage aufgeführt haben.

Wenn Sie beispielsweise eine Vor-Genehmigung für Ausgaben in Höhe von 500 US-Dollar für Flüge und 500 US-Dollar für eine Hotelunterkunft erhalten haben, Ihre Reisekostenabrechnung jedoch 500 US-Dollar für Flüge, 400 US-Dollar für Hotels und 100 US-Dollar für Transportspesen umfasst, können Sie nur die Vor-Genehmigung für 500 US-Dollar Flugkosten und 400 US-Dollar Hotelkosten nutzen, wodurch ein Saldo von 100 US-Dollar in der Vor-Genehmigungsanfrage verbleibt.

Eine Ausgabe aus einer genehmigten Vorabgenehmigung erstellen

Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion aktiviert hat, können Sie die Angaben aus einer bereits genehmigten Vor-Genehmigung importieren, um ein automatisches Ausfüllen einiger mit dieser Vor-Genehmigung verbundenen Header-Felder für die neu zu erstellende Ausgabe zu ermöglichen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche IMPORT BEI VOR-GENEHMIGUNG im Ausgaben-Header, wenn Sie eine neue RKA erstellen.

2 Wählen Sie die gewünschte Vorabgenehmigung aus der Liste der genehmigten Vorabgenehmigungen aus.

Somit werden die Angaben aus dem Header der Vorabgenehmigung in das Ausgabe-Eingabefenster importiert.

3 Wenn Sie auf ERSTELLEN klicken, werden zudem alle Belegpositionsangaben der Vorabgenehmigung zu der Reisekostenabrechnung hinzugefügt, wodurch Sie deutlich weniger Informationen manuell eingeben müssen.

Vorabgenehmigungen anhängen

1. Erstellen Sie eine Reisekostenabrechnung, die die tatsächlichen mit der Vorabgenehmigung verbundenen Ausgabenbeträge beinhaltet. Wenn der Entwurf der Reisekostenabrechnung eingereicht werden kann, klicken Sie gegebenenfalls auf den Header, um die Vorschau zu öffnen, und anschließend auf VOR.-GENEHM.-AUSGABE HINZUFÜGEN.

2 Öffnen Sie im Fenster „Vor.-Genehm. übernehmen“ das Dropdown-Menü Vor.-Genehm.-Ausgabe auswählen und treffen Sie die entsprechende Auswahl.

• Es werden nur Vorabgenehmigungsanfragen angezeigt, die in der gleichen Währung sind wie die Reisekostenabrechnung, die Sie erstellen.
• Sie können den Währungscode für die RKA nicht mehr ändern, nachdem Sie eine Vorabgenehmigung angehängt haben.

3 Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion aktiviert hat, haben Sie die Option, Belegpositionen für Tagespauschale und Fahrtkosten aus der Vor-Genehmigung zu importieren, die Sie per Kontrollkästchen gewählt haben.

4. Stellen Sie sicher, dass sich alle mit der Vor-Genehmigung verbundenen Ausgaben in der RKA befinden. Eine Vorabgenehmigung kann nur einmal genutzt werden, sofern Ihr Unternehmen keine anderen Einstellungen vorgenommen hat.

In der Ausgabenübersicht werden die verbleibenden Beträge für alle Ausgabentypen angezeigt. Der ausgegebene Betrag wird grün dargestellt, wenn er den ursprünglich genehmigten Betrag nicht übersteigt. Andernfalls wird er in Rot angezeigt.

Klicken Sie auf ÜBERNEHMEN, um die Anfrage an Ihre Reisekostenabrechnung anzuhängen.

5. Sie werden aufgefordert zu bestätigen, dass die Ausgaben korrekt sind. Im Fenster „Bestätigung einreichen“ sehen Sie den Gesamtbetrag, der noch aus der Vorabgenehmigung verfügbar ist.

Wenn Sie die Vorabgenehmigungsanfrage entfernen, bevor Sie Ihre Reisekostenabrechnung einreichen, können Sie eine andere Vorabgenehmigung anhängen, indem Sie im Fenster „Bestätigung einreichen“ VOR.-GENEHMIGUNG auswählen.

6. Wenn die richtige Vor-Genehmigungsanfrage angehängt wurde, klicken Sie auf SENDEN.

Angehängte vorab genehmigte Ausgaben anzeigen

Um die Details einer vorab genehmigten Ausgabe einzusehen, die mit einer RKA verknüpft ist, wählen Sie den PDF-Download-Button neben dem Namen der auf die RKA angewandte vorab genehmigten Ausgabe. So können Sie ganz einfach die ursprüngliche Vorabgenehmigung mit der verknüpften Reisekostenabrechnung vergleichen.

Vorabgenehmigungen entfernen

Vor-Genehmigungen werden von jeder gelöschten Reisekostenabrechnung getrennt, sodass Benutzer sie bei Bedarf wieder an einen neuen Bericht anhängen können.

• Beachten Sie, dass, wenn eine Reisekostenabrechnung mit beigefügter Vor-Genehmigung zurückgerufen oder zurückgesetzt wird, die Vor-Genehmigung dem Bericht beigefügt bleibt.