Afficher les images dans les e-mails d’approbation de facture

Les clients de Chrome River FACTURE qui optent pour les e-mails d’approbation de facture formatés HTML ont la possibilité de fournir un lien « Afficher les images » sous les boutons ACCEPTER et RETOURNER dans chaque message. Cela permet aux approbateurs d’accéder aux images associées à une facture via l’e-mail. En outre, si un bon de commande est associé à cette facture, un lien « Afficher les images du bon de commande » s’affichera également si le lien « Afficher les images » est configuré.

Afin de recevoir des e-mails contenant ce lien, notez que l’utilisateur doit choisir le format HTML dans ses préférences en matière d’e-mail à l’écran Écran d’administration du personnel.

1. Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > ENTITÉS.

2. Utilisez la zone de recherche pour voir si le type d’entité requis « Notification d’approbation de facture par défaut » (Code : EmailFormat_IAAN_default) existe déjà pour votre organisation. Si c’est le cas, passez à l’étape 5. Sinon, passez à l’étape 3.

3. Cliquez sur le bouton bleu + à droite de « Types d’entités » et saisissez ce qui suit :

• Nom : Nom : Invoice Approval Email Images
• Description : Nom : Invoice Approval Email Images
• Code : Code : EmailFormat_IAAN
• Ordre de tri : Utilisez le menu déroulant Ordre de tri pour modifier l’ordre dans lequel ce type d’entité figurera dans la liste. Vous pouvez trier par nom d’entité, code d’entité ou ordre de tri.

4. Cochez Ne pas SUPPRIMER (du flux), laissez les autres champs vides et cliquez sur ENREGISTRER.

Pour de plus amples renseignements sur l’option Langues, voir « Ajouter et modifier les langues de type d’entité » dans l’écran d’administration des entités.

5. Dans la grille Entités dans la moitié inférieure de l’écran, cliquez sur le bouton bleu +.

6. Ajoutez l’entité suivante :

• Nom : Inclure le lien d’image
• Code : IncludeImageLink
• Données supplémentaires 1 : Saisissez le nombre de jours pendant lesquels le lien pour les images doit être actif. Les valeurs valides (en jours) sont

• 1 à 7 (toute valeur dans cette fourchette)

• 14

• 30

• 60

• 90

• 180

7. Cochez Ne pas SUPPRIMER (du flux), laissez les autres champs vides et cliquez sur ENREGISTRER.

Le lien « Afficher les images » apparaîtra maintenant sous les boutons ACCEPTER et RETOURNER sur chaque e-mail d’approbation de facture HTML. Si un bon de commande est associé à la facture, un lien « Afficher les images du bon de commande » apparaîtra également. Une fois le nombre spécifié de jours écoulés depuis l’envoi de l’e-mail, l’approbateur ne sera plus en mesure de visualiser les images.