Modèles de courriels pour l’approbation de factures

Les clients de Chrome River INVOICE peuvent choisir parmi trois modèles HTML qui permettent de rédiger quatre types de courriels d’approbation de facture, y compris des versions urgentes. Ces modèles permettent des variations de format qui sont prises en charge par la majorité des fournisseurs de messagerie de nos clients.

Types de modèles de courriels

COURRIEL D’APPROBATION COMPLET (PAR DÉFAUT)

Le modèle de courriel HTML par défaut fournit des renseignements complets concernant la facture dans un format concis et simple à lire.

• Objet : Objet : contient le nom du fournisseur
• Titre : tous les renseignements de base fournis sur chaque facture
• Fournisseur
• Adresse
• Demandeur
• Créé par
• Date de création
• No facture
• Date de la facture
• Montant de la facture
• Montant ajusté
• Description
• Emplacements
• Renseignements fiscaux (si applicable)
• Vérifiez la note de service
• Tout attribut défini par l’utilisateur
• MOTIF DE L’ATTRIBUTION Raison de l’assignation : il s’agit de la raison pour laquelle l’approbateur a été désigné, en fonction de la description enregistrée dans la règle de routage de la facture. On peut y trouver une liste des lignes d’élément. Consultez Raison pour la configuration de l’attribution, ci-dessous.
• APPROBATEURS PRÉCÉDENTS Approbateurs précédents : si la facture a été approuvée par au moins un approbateur dans le cadre du processus de routage, la liste des approbateurs précédents est affichée. Le plus récent approbateur figure en tête de liste.
• Accepter/Renvoyer : instructions et liens pour l’approbation et le retour des factures. Pour plus d’informations sur la personnalisation du texte et le formatage dans cette section, consultez Configurer les modèles de courriels HTML pour l’approbation de facture.
• Modalités d’allocation : affiche les détails complets de chaque ligne d’élément active au dossier de la facture, y compris les notes et les avertissements de conformité. S’il n’y a aucune ligne d’élément active, cette section est vide.
• Sommaire de l’attribution : aperçu des renseignements essentiels pour chaque ligne d’élément, disposés par dossier ou par numéro de GLG; les allocations de dossiers sont énumérées avant les allocations du GLG. Les lignes d’élément qui n’ont pas de dossier ou qui n’ont pas de numéro de GLG ne figurent pas dans cette section.
• Sommaire des dépenses : Les lignes sont disposées par type de dépense pour la facture.
• Notes sur la facture : affiche les avertissements de conformité et toutes les notes entrées par les approbateurs.
• Traitement particulier : présente des renseignements comme les demandes de vérification, les directives, les urgences, les arrêts temporaires, les blocages de paiement, les virements, les chèques séparés, les demandes traitées le lendemain, le traitement des opérations de change et les conditions de change.
• Footer/Header2 : le pied de page est intitulé « Header2 » pour les notifications en ligne.
• ID de la facture

COURRIEL D’APPROBATION DE LONGUEUR MOYENNE

Ce modèle contient les mêmes renseignements que le modèle de courriel d’approbation complet, à l’exception du sommaire de l’allocation, du sommaire des dépenses et de la section sur le traitement particulier.

COURRIEL D’APPROBATION ABRÉGÉ

Ce modèle contient les mêmes renseignements que le modèle de courriel d’approbation complet, à l’exception des détails de l’allocation, des notes sur la facture et de la section sur le traitement particulier.

Types de notification

Il existe cinq types de notifications par courriel, dont chacun peut être formaté à l’aide de l’un des trois modèles décrits ci-dessus.

• Défaut : Par défaut : ce type de notification informe les utilisateurs qu’une facture leur a été attribuée.
• Approbateur supplémentaire : cette notification informe les utilisateurs qu’ils ont été désignés comme approbateurs supplémentaires d’une facture.
• Retour : Retour : cette notification permet d’informer les utilisateurs qu’une facture leur a été renvoyée.
• En ligne : cette notification informe les utilisateurs qu’une facture doit être approuvée par l’intermédiaire de Chrome River INVOICE en ligne, car elle ne peut être approuvée par courriel.
• Retour en ligne : cette notification permet d’informer les utilisateurs qu’une facture leur a été renvoyée et de les aviser qu’ils doivent se connecter à l’application pour approuver ou renvoyer la facture. Utilisez cette option si un client souhaite demander à l’approbateur de se connecter à l’application.

Demandes urgentes

Chacun des types de notifications énumérés ci-dessus est offert en version « urgente » pour les factures qui exigent un paiement immédiat.

Raison pour la configuration de l’attribution

Par défaut, le texte qui apparaît comme la raison de l’affectation est défini via Messages de l’écran de gestion. Les utilisateurs bénéficiant des privilèges d’administrateur peuvent personnaliser ce texte.

Si une facture est attribuée à plusieurs utilisateurs en raison de différences dans l’attribution des lignes d’élément, votre organisation peut choisir d’afficher les numéros des lignes qui ont provoqué cette attribution. Si vous souhaitez configurer cette fonctionnalité, communiquez avec le Service d’assistance de Chrome River.