Configurer les modèles de courriel HTML d’approbation de factures

Les approbateurs reçoivent des notifications par courriel pour chaque facture à laquelle ils ont été affectés. Chrome River propose la version HTML de ces courriels d’approbation de facture en trois formats : Courriel complet d’approbation, Courriel moyen d’approbation et Courriel léger d’approbation. Pour plus de détails sur chacun de ces modèles, voir Écran d’administration des règles de gestion. Afin de recevoir des courriels dans ces formats, notez que l’utilisateur doit choisir le format HTML dans ses préférences en matière de courriel à l’écran Écran d’administration des règles de gestion.

En utilisant Écran d’administration des règles de gestion dans Chrome River, vous pouvez sélectionner le type de courriel HTML que vos utilisateurs reçoivent pour tous les types de notifications, ainsi que personnaliser le texte des instructions et le pied de page.

Types de notification

Il existe quatre types différents de notification par courriel, dont chacun peut être formaté à l’aide de l’un des trois modèles décrits dans Écran d’administration des règles de gestion. Vous configurerez le modèle par défaut dans la section suivante, Création du type d’entité de courriel d’approbation. L’étape 5 de cette section répertorie les codes de type d’entité dont vous aurez besoin pour créer les autres types de notification par courriel énumérés ci-dessous.

Remarque : Remarque : votre organisation doit définir des règles pour régir les types de notification que vous souhaitez ajouter. Consultez la section Écran d’administration des règles de gestion pour obtenir de plus amples renseignements.

• Défaut : Par défaut : ce type de notification informe les utilisateurs qu'une facture leur a été attribuée.

• Approbateur supplémentaire : cette notification informe les utilisateurs qu'ils ont été désignés comme approbateurs supplémentaires d'une facture.

• Retour : Retour : cette notification permet d'informer les utilisateurs qu'une facture leur a été renvoyée.

• En ligne : cette notification informe les utilisateurs qu’une facture doit être approuvée par l’intermédiaire de Chrome River INVOICE en ligne, car elle ne peut être approuvée par courriel.

• Retour en ligne : cette notification permet d’informer les utilisateurs qu’une facture leur a été renvoyée et de les aviser qu’ils doivent se connecter à l’application pour approuver ou renvoyer la facture. Utilisez cette option si vous souhaitez demander à l’approbateur de se connecter à l’application.

Demandes urgentes

Chacune de ces notifications est également disponible dans une version « Urgente » pour les factures qui nécessitent une action immédiate.

Création du type d’entité de courriel d’approbation

Avant de pouvoir configurer les différents types de notification, vous devez créer chacun des types d’entités dont vous aurez besoin dans Chrome River.

[1] Dans le menu Application, cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > ENTITÉS.

[2] Utilisez la zone de recherche pour voir si le type d’entité requis « Notification d’approbation de facture par défaut » (Code : EmailFormat_IAAN_default) existe déjà pour votre organisation. Si c’est le cas, passez à l’étape 5. Sinon, passez à l’étape 3.

[3] Cliquez sur le bouton bleu + à droite de « Types d’entités » et saisissez ce qui suit :

• Nom : Nom : format de courriel de notification d’approbation par défaut
• Description : Description : modèle de courriel d’approbation de facture par défaut
• Code : EmailFormat_IAAN_default
• Ordre de tri : Utilisez le menu déroulant Ordre de tri pour modifier l’ordre dans lequel ce type d’entité figurera dans la liste. Vous pouvez trier par nom d’entité, code d’entité ou ordre de tri.

[4] Cochez la case Ne pas supprimer (du flux), cliquez sur APPLIQUER dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Pour de plus amples renseignements sur l’option Langues, voir Ajouter et modifier les langues de type d'entité.

5. Maintenant que vous avez créé le modèle de notification par courriel d’approbation de facture par défaut, vous pouvez suivre les mêmes étapes en utilisant les codes de type d’entité énumérés ci-dessous pour créer des modèles supplémentaires.

Sélection d’un format de courriel HTML d’approbation de facture

Maintenant que tous les types d’entités ont été créés, vous pouvez assigner à chacun d’eux l’un des trois Écran d’administration des règles de gestion : Courriel d’approbation complet, Courriel d’approbation de longueur moyenne et Courriel d’approbation abrégé.

[1] Cliquez sur le type d’entité souhaité. Dans la grille Entités dans la moitié inférieure de l’écran, cliquez sur le bouton bleu +.

[2] Ajoutez l’entité suivante :

• Nom : Tout
• Code : TemplateName
• Données supplémentaires 1 : Données supplémentaires 1 : la valeur que vous saisissez (ou ne saisissez pas) ici détermine lequel des trois modèles de courriel HTML d’approbation de facture vos utilisateurs recevront pour ce type de notification. Choisissez-en un ci-dessous.

• COURRIEL D’APPROBATION COMPLET (PAR DÉFAUT) Laissez le champ Données supplémentaires 1 vide

• Modèle de courriel moyen d’approbation : moyen

• Modèle de courriel léger d’approbation : léger

Cochez Ne pas SUPPRIMER (du flux), laissez les autres champs vides et cliquez sur ENREGISTRER.

Personnaliser les instructions

Vous pouvez personnaliser les instructions qui apparaissent sous les boutons vert et rouge ACCEPTER et RETOURNER dans les courriels, jusqu’ à 500 caractères (y compris les espaces). Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des balises HTML de base pour styliser le texte.

[1] Cliquez sur la notification souhaitée dans la liste Types d’entités.

[2] La première fois, vous devrez créer une entité Texte personnalisé. Cliquez sur le bouton bleu + dans la section Entités et saisissez les informations suivantes dans la fenêtre contextuelle Nouvelle entité :

• Nom : Texte personnalisé

• Code : Code : ACCEPT_RETURN_TXT

• Extra Data 1 : Données supplémentaires 1 : [saisissez vos nouvelles instructions personnalisées de 500 caractères ou moins, y compris les espaces et les balises HTML de base, si vous le souhaitez]

[3] Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Personnaliser le pied de page

Vous pouvez également personnaliser les instructions qui apparaissent dans le pied de page du courriel, jusqu’ à 500 caractères (espaces compris). Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des balises HTML de base pour styliser le texte.

[1] Cliquez sur la notification souhaitée dans la liste Types d’entités.

[2] La première fois, vous devrez créer une entité Bas de page. Cliquez sur le bouton bleu + dans la section Entités et saisissez les informations suivantes dans la fenêtre contextuelle Nouvelle entité :

• Nom : Nom : bas de page (pour le type de notification en ligne, utilisez plutôt « En-tête2 »)

• Code : Code : utilisez BAS DE PAGE ou EN-TÊTE 2, selon le type de notification

• Extra Data 1 : Données supplémentaires 1 : [saisissez votre nouveau bas de page personnalisé de 500 caractères ou moins, y compris les espaces et les balises HTML de base, si vous le souhaitez]

[3] Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter/Supprimer un lien « Afficher les images » dans le courriel

Pour obtenir des instructions sur l’ajout à votre modèle de courriel HTML d’un lien « Afficher Images » et, le cas échéant, d’un lien « Afficher bon de commande », reportez-vous à Afficher les images dans les courriels d’approbation de facture.

Ajout d’un nombre de rappels à la ligne d’objet

Pour les courriels déclenchés par le rapport planifié, vous pouvez configurer le modèle de courriel HTML sélectionné pour afficher un nombre de rappels dans la ligne d’objet du courriel d’approbation de facture.

[1] Cliquez sur la notification souhaitée dans la liste Types d’entités.

[2] La première fois, vous devrez créer une entité de comptage de rappels. Cliquez sur le bouton bleu + dans la section Entités et saisissez les informations suivantes dans la fenêtre contextuelle Nouvelle entité :

• Nom : Nom : afficher le nombre de rappels

• Code : Code : SHOW_REMINDER_COUNT

• Données supplémentaires 1 : VRAI

[3] Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

[4] Pour supprimer ce paramètre plus tard, remplacez simplement le code par un texte de substitution de toute nature.

Marquer les courriels d’approbation de facture comme « confidentiels » dans Microsoft Outlook

Marquer les courriels d’approbation des factures comme « confidentiels » lorsqu’ils sont reçus dans Microsoft Outlook empêche les non-approbateurs qui partagent la même boîte de réception de consulter et d’approuver les factures.

Pour activer cette fonctionnalité, rendez-vous sur CONFIGURATION > PRÉFÉRENCES CLIENTS > FACTURE et cliquez sur MODIFIER. Cochez la case à côté de « Courriels d’approbation des factures confidentiels » et cliquez sur ENREGISTRER.