Gérer la création automatisée des dépenses

La création automatisée de dépenses permet aux utilisateurs disposant des autorisations nécessaires de générer automatiquement leurs notes de frais, sur la base des reçus qu’ils téléchargent ou des transactions qu’ils effectuent avec leur carte de crédit d’entreprise. Les administrateurs peuvent activer la création automatisée de dépenses pour tous les utilisateurs ou pour certains d’entre eux, et choisir le type de transactions qui la déclenche en suivant les étapes énumérées ci-dessous.

Exigences relatives aux données d’en-tête

Des dépenses automatisées peuvent être créées lorsque l’une des conditions suivantes est remplie :

• Il existe une préapprobation avec les mêmes champs d’en-tête et une plage de dates qui inclut la date de la transaction.
• Les données d’en-tête des dépenses sont renseignées par défaut via les règles de l’interface utilisateur.

Si l’en-tête de la dépense contient des champs obligatoires que les utilisateurs doivent remplir (c’est-à-dire, objectif commercial, UDA) et qui n’ont pas été renseignés par défaut via les règles métier, la création automatisée de la dépense ne se produira pas et le reçu apparaîtra simplement dans le portefeuille électronique pour que les utilisateurs puissent l’ajouter à une note de frais créée manuellement.

Exigences relatives aux données des postes

Les postes sont ajoutés à une dépense automatisée lorsque les données sont disponibles via une préapprobation, une transaction par carte de crédit, une OCR optimisée par IA d’Emburse ou les règles de l’interface utilisateur.

Si le poste comporte des champs obligatoires pour lesquels aucune donnée ne peut être trouvée, une violation alertera les utilisateurs pour qu’ils saisissent les données manquantes avant que la note de frais puisse être soumise.

Si les données relatives à l’objectif commercial, à l’allocation, à Matter-On-Select ou les données définies par les utilisateurs (UDA) sont manquantes sur plusieurs postes, le système demandera aux utilisateurs s’ils souhaitent appliquer les données qu’ils ont saisies à tous les autres postes de la note de frais. Les données ne seront appliquées que là où elles sont manquantes ; elles n’écraseront pas les données déjà présentes dans ces champs.

• Pour que cette fonctionnalité fonctionne, les utilisateurs doivent avoir l’autorisation « Copier les attributs de la note de frais » activée dans leur dossier personnel. Vous pouvez consulter et mettre à jour des dossiers personnels via l’écran d’administration du personnel ou mettre à jour cette autorisation en masse via le flux de données Personnes.
• Les allocations personnelles sont exclues de cette fonctionnalité.

Activer la création automatisée de dépenses

1. Dans SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D’ACCÈS, sélectionnez la politique appropriée, puis cliquez sur MODIFIER.

2. Dans la section Dépenses, sous Création automatisée de dépenses, ne cochez qu’UNE seule des cases suivantes, en fonction de la configuration de votre entreprise :

• Créer des notes de frais et des dépenses automatisées en utilisant les transactions par carte de crédit : sélectionnez cette option si votre entreprise dispose d’un flux de données sur les cartes de crédit et que les reçus sont associés à des frais de carte de crédit importée.

• Créer des rapports et des dépenses automatisés en utilisant les transactions par reçu : sélectionnez cette option si votre entreprise n’utilise pas de cartes de crédit d’entreprise.

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

FAQ

Comment les transactions fusionnées fonctionnent-elles avec la création automatisée de dépenses ?

Les reçus téléchargés sont automatiquement fusionnés avec les transactions par carte bancaire d’entreprise une fois qu’elles sont enregistrées dans Emburse Enterprise. La dépense automatisée sera créée après la fusion.

Quelle est la différence entre la création automatisée de dépenses et les dépenses mémorisées ?

La fonctionnalité Dépenses mémorisées d’Emburse Enterprise agit comme un modèle pour les dépenses que les utilisateurs engagent régulièrement, p. ex. les frais de téléphonie mobile. Cela permet aux utilisateurs d’ajouter facilement des postes précréés aux notes de frais créées manuellement.

La création automatisée de dépenses fonctionne pour tous les types de dépenses et évite d’avoir à créer manuellement une note de frais. Les utilisateurs passent directement aux étapes d’examen et de soumission de la note de frais créée.