Les administrateurs peuvent utiliser cet écran pour modifier certaines propriétés spécifiques au client en lien avec des catégories comme les allocations, le routage des approbations, les DÉPENSES et les FACTURES. Ils peuvent également personnaliser des préférences générales telles que l’URL vers laquelle les utilisateurs sont dirigés lors de la déconnexion et la taille de pièce jointe minimale pour les reçus envoyés par e-mail.

Accès à l’écran de gestion des préférences du client

1. Cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR.

2. Cliquez sur CONFIGURATION > PRÉFÉRENCES DU CLIENT.

Les catégories et options visibles dépendent de la configuration de Chrome River choisie par votre entreprise. Vous ne verrez peut-être pas toutes celles qui figurent sur cette image.

Modifier les préférences du client

1. Cliquez sur une catégorie pour voir les options que vous pouvez modifier.

• Glissez votre curseur sur l’icône en point d’interrogation pour voir une description de chaque option.

2. Cliquez sur MODIFIER pour apporter des modifications.

3. Lorsque vous avez effectué les modifications souhaitées, cliquez sur ENREGISTRER.

Généralités

Mois du début de l’exercice fiscal

Si l’exercice fiscal de votre organisation ne commence pas en janvier, vous pouvez configurer le mois de début de l’exercice dans Préférences du client et tirer parti des filtres de date d’exercice dans les rapports d’Emburse Analytics.

1. Pour choisir le mois au cours duquel commence l’exercice de votre organisation, cliquez sur l’onglet Général, puis cliquez sur MODIFIER.

2. Utilisez le menu déroulant à côté de Mois de l’année où commence l’exercice fiscal pour sélectionner le mois de début désiré.

Afficher les attributs de personne

Votre organisation peut choisir d’afficher un lien VOIR LE PROFIL dans le menu Utilisateur.

Cliquer sur ce lien ouvrira une fenêtre montrant aux utilisateurs tous leurs attributs, dont les entités, les types d’entités et les rôles.

1. Dans l’onglet Général, cliquez sur MODIFIER.

2. Cochez la case à côté de « Afficher les attributs de la personne ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Routage des approbations – Personne faisant office de filet de sécurité au routage

Lorsque le rôle prévu par les règles de routage n’est attribué à aucun autre utilisateur, l’onglet Routage des approbations permet aux administrateurs de choisir un utilisateur auquel sera attribué l’approbation d’un rapport de dépenses, d’une pré-approbation, d’une facture ou d’un bon de commande sera attribuée par défaut. Cette personne qui sert de filet de sécurité au routage est parfois appelée la personne « Find Me/Fix Me ».

• Meilleure pratique : Sélectionnez un utilisateur qui n’est normalement pas un Approbateur AP afin qu’il soit évident que les règles de routage doivent recueillir l’attention lorsque cette personne reçoit une approbation.

Cliquez sur MODIFIER pour sélectionner l’utilisateur souhaité dans la liste déroulante, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Routage des approbations : autres adresses e-mail pour approbation

Les clients peuvent activer d’autres adresses e-mail d’approbation pour des utilisateurs finaux et leur permettre ainsi d’approuver facilement des dépenses ou des factures sans avoir à se connecter au compte de messagerie de leur entreprise. Cette fonctionnalité peut simplifier le processus d’approbation en permettant aux approbateurs de transférer des e-mails d’approbation à partir de comptes de messagerie non professionnels tels que ceux de leurs appareils mobiles personnels.

1. Dans l’onglet Routage d’approbation, cliquez sur MODIFIER.

2. Cochez la case en regard de « Autres adresses e-mail pour approbation ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Lorsque cette fonction a été activée, les approbateurs peuvent ajouter d’autres adresses e-mail à partir desquelles ils peuvent approuver les dépenses et/ou les factures dans leurs paramètres de compte. 

Dépenses

Afficher le nom du fournisseur dans la liste des lignes de poste

Les clients qui suivent les règles d’utilisateur autorisées peuvent choisir de voir les attributs définis par l’utilisateur relatifs au nom du fournisseur dans les tableaux de bord Brouillon, Envoyé, Renvoyé et Approbations requises. Les administrateurs des clients ayant configuré les règles d’utilisateur autorisées peuvent activer cette fonctionnalité à l’aide de l’écran de gestion Préférences du client.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2. Sélectionnez FOURNISSEUR dans le menu déroulant à côté de « Afficher le nom du fournisseur dans la liste des lignes de poste ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Activer le suivi par titre

Dans les organisations où les dépenses sont envoyées au même approbateur à toutes les étapes, le suivi par titre permet aux utilisateurs de suivre facilement un rapport en entier plutôt que d’avoir à assurer un suivi pour chaque ligne de poste.

Les administrateurs peuvent activer l’option de suivi par titre dans l’écran de gestion Préférences du client. Les utilisateurs ne verront plus les étapes de suivi pour chaque ligne de poste. C’est plutôt le suivi du rapport de dépenses en entier qui sera établi selon le routage de la première ligne de poste du rapport.

Remarque : cette option ne devrait pas être activée si votre organisation a configuré le routage indépendant.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2. Cliquez sur la case à cocher en regard de « Suivi du niveau de l’en-tête ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Activer les transactions de dépenses mémorisées

Les clients de Chrome River peuvent activer une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de « mémoriser » les postes de dépenses fréquemment utilisés afin de les ajouter facilement aux futurs rapports. Pour connaître tous les détails, consultez la section Dépenses mémorisées.

Les administrateurs peuvent activer la mémorisation des transactions de dépenses dans l’écran de gestion Préférences du client.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2. Cochez la case à côté de « Activer les transactions de dépenses mémorisées ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Cocher la case Confirmation de l’envoi

Votre entreprise peut choisir d’imposer de cocher une case dans l’écran Confirmation de l’envoi pour certifier la validité des dépenses avant l’envoi de rapports de dépenses. Cela ajoute une étape de vérification supplémentaire au processus d’envoi du rapport.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2. Cliquez sur la case à cocher à côté de « Envoyer la case de confirmation ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Activer l’OCR Dépenses

Votre organisation peut choisir d’activer la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour remplir automatiquement les données extraites dans les rapports de dépenses. La technologie OCR permet à vos utilisateurs finaux d’économiser du temps et de la frustration en remplissant automatiquement les champs suivants s’ils sont visibles sur le reçu, au lieu de leur demander de les saisir manuellement :

• Type de dépenses
• Date de la transaction
• Montant
• Code de devise
• Commerçant
• 4 derniers chiffres de la carte de crédit
• Informations sur la TVA

Voir Comprendre l’OCR des dépenses pour plus de détails.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2. Cochez la case à côté de « Activer l’extraction de texte OCR pour les reçus de dépenses ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Empêcher le fractionnement des images contenant plusieurs reçus

Si le traitement de l’OCR Dépenses est activé dans votre organisation (voir Activer l’OCR Dépenses, ci-dessus), vous pouvez choisir d’empêcher le système de fractionner les images téléchargées contenant plusieurs reçus en images de reçus distinctes.

• Par exemple, une dépense de repas peut être accompagnée d’un reçu détaillé et d’un reçu de carte de crédit séparé qui doivent être conservés ensemble comme une seule dépense.

Cocher « Empêcher le fractionnement des images de reçus avec plusieurs reçus » permettra de conserver toute image contenant plusieurs reçus en tant qu’image unique au lieu de la diviser en images distinctes.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2. Cochez la case en regard de « Empêcher le fractionnement des images de reçus contenant plusieurs reçus ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Activer les approbations en bloc

Votre organisation peut activer Approbations de masse afin de permettre aux approbateurs de renvoyer, d’approuver ou de réattribuer plusieurs dépenses de façon simultanée dans Chrome River EXPENSE.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2. Cliquez sur la case à cocher à côté de « Activer les approbations en masse ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Détail

Votre organisation peut faire en sorte que les utilisateurs ne puissent pas détailler les dépenses d’hôtels afin de les garder dans un rapport de dépenses. Lorsque cette fonction est activée, les utilisateurs peuvent saisir rapidement les dépenses d’hôtels, de la même façon qu’ils saisissent les autres dépenses simples. Cependant, le bouton DÉTAILLER est toujours présent sur l’écran de saisie de dépenses, de façon à ce que les utilisateurs puissent choisir de détailler la dépense d’hôtel s’ils le souhaitent.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2. Cliquez sur le bouton à côté de « Détails de l’hôtel en option ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Réponse de masse à la conformité des dépenses détaillées d’hôtel

Votre organisation peut choisir d’autoriser les utilisateurs à répondre en masse au même message d’avertissement sur les dépenses d’hôtel détaillées. Lorsque les utilisateurs répondent au premier message d’avertissement, une boîte contextuelle leur donnera l’option de publier la même réponse pour tous les postes de cette dépense d’hôtel ayant le même avertissement de conformité.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2. Cliquez sur la case à cocher à côté de « Réponse en masse à la conformité des articles hôteliers détaillés ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Détails de l’article – Allocation

Les administrateurs peuvent choisir de modifier la façon dont les résultats sont affichés lorsque les utilisateurs recherchent une allocation sur l’écran Saisie des dépenses. Par défaut, les allocations sont triées par ID unique de dossier dans les résultats de recherche. Cependant, lorsque le terme de recherche correspond exactement au numéro de dossier, il est affiché comme dernier résultat dans la liste. Votre organisation peut choisir d’avoir les résultats triés par Numéro de dossier à la place.

1. Dans l’onglet Dépenses, défilez vers le base jusqu’à Détails de la ligne de poste, et cliquez sur MODIFIER.

2. Sous Allocation, sélectionnez les critères de tri souhaités à partir de la liste déroulante à côté de « Trier les résultats de la recherche d’allocation par ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Afficher le texte statique à l’écran Sommaire des lignes de poste

Chrome River offre aux clients la possibilité d’inclure un texte statique sur l’écran de saisie des dépenses qui guide les utilisateurs lorsqu’ils remplissent les champs. Votre organisation peut choisir de rendre ce texte visible même lorsque la dépense n’est plus en mode édition. Cela permet aux approbateurs de voir exactement ce que la personne à rembourser a vu lors de la création de la ligne de poste afin de comprendre pourquoi certaines données ont été saisies.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2. Cochez la case située à côté de « Afficher le texte statique à l’écran Sommaire des lignes de poste ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Factures

CAPTURER Utilisateur

Sélectionnez l’utilisateur qui sera affiché en tant que créateur de toute facture créée via la fonctionnalité CAPTURE de Chrome River.

Taxes multiples sur un poste

Pour les clients qui ont besoin de capturer plusieurs types d’informations fiscales au niveau des postes, Chrome River Invoice permet aux utilisateurs d’appliquer des taxes supplémentaires attribuées à l’en-tête de la facture sur les postes également. La taxe principale de l’en-tête continue à être copiée sur les postes. Cliquer sur « Ajouter une taxe » sur le poste affichera les taxes supplémentaires à sélectionner, le cas échéant, au niveau de la ligne de poste.

1. Dans l’onglet Facture, cliquez sur MODIFIER.

2. Cochez la case à côté de « Taxes multiples sur la ligne de poste ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Inclure les fournisseurs inactifs dans la recherche de gestion des factures

Les clients peuvent choisir d’afficher les fournisseurs inactifs dans le sélecteur de fournisseurs de la recherche avancée du tableau de bord de la gestion des factures. Les fournisseurs inactifs seront indiqués sur la ligne Statut sous l’identifiant du fournisseur.

1. Dans l’onglet Facture, cliquez sur MODIFIER.

2. Cochez la case à côté de « Inclure les fournisseurs inactifs dans la gestion des factures ».

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Tolérance de concordance BC

Cette section n’est visible que pour les clients FACTURE qui utilisent aussi BON DE COMMANDE.

Tolérance de correspondance des lignes

Ceci vous permet de régler la différence acceptable entre les montants énumérés sur une facture et ceux sur son bon de commande correspondant. Cela réduit le nombre d’approbations manuelles requises en cas de différences mineures entre les prix unitaires et les quantités figurant sur une facture et le bon de commande original.

Les tolérances peuvent être spécifiées en pourcentages ou en valeurs absolues. Le système alertera les utilisateurs qui tentent de facturer des quantités, des montants ou des prix qui sont supérieurs au montant ou au pourcentage de ceux se trouvant sur le bon de commande

• Quantité de lignes : La différence acceptable entre la quantité de lignes de la facture et la quantité de lignes du bon de commande.

• Montant étendu de la ligne : La différence acceptable entre la quantité de lignes de la facture et la quantité de lignes du bon de commande.

• Prix unitaire de ligne : La différence acceptable entre le prix unitaire des lignes de la facture et le prix unitaire des lignes du bon de commande.

Tolérance de correspondance de l’en-tête

Cette fonctionnalité garantit que les lignes de commande d’achat sont copiées même lorsque les montants des lignes de commande d’achat sont en dehors des tolérances établies au niveau de la ligne de votre organisation. La tolérance de correspondance de l’en-tête du bon de commande s’active lorsque toutes les correspondances précédentes entre les postes échouent, ce qui augmente le nombre de lignes copiées entre les bons de commande et les factures. Cette fonctionnalité complète les tolérances existantes de votre organisation au niveau de la ligne budgétaire, ainsi que vos exigences de soumission automatique à double ou triple correspondance. La tolérance peut être sélectionnée sous forme de montant ou de pourcentage.

Fonction visuelle – OCR de la facture

Adresse électronique - Fonction visuelle OCR

Les administrateurs des clients qui ont accès à la fonctionnalité OCR VISION de Chrome River peuvent voir l’adresse électronique OCR unique pour leur organisation à partir de l’option Adresse électronique - Fonction visuelle OCR. Il s’agit de l’adresse à laquelle les utilisateurs et les fournisseurs peuvent envoyer des pièces jointes pour le traitement OCR des factures.

Cliquez RÉCUPÉRER L’ADRESSE ÉLECTRONIQUE OCR pour afficher l’adresse e-mail du client.

SEUIL du niveau de confiance

Pour les clients utilisant la fonction OCR VISION de Chrome River, les administrateurs peuvent définir un seuil de niveau de confiance pour les factures créées via OCR, afin de déclencher une notification et des règles de routage. Pour plus de détails, voir la section « Niveaux de confiance » dans la rubrique Introduction automatique des données de la facture via OCR VISION.

Dans l’écran d’administration Préférences du client, cliquez sur FONCTION VISUELLE – OCR DE LA FACTURE, puis sur MODIFIER.

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le seuil de précision qui devra déclencher la notification. Toute valeur supérieure à 0 activera la fonction Niveaux de confiance. Appuyez ensuite sur ENREGISTRER.

Si vous souhaitez associer les niveaux de confiance aux règles de gestion de votre entreprise, communiquez avec nous via le Service d’assistance de Chrome River.

Indicatif de taxe par défaut

Les administrateurs des clients qui utilisent la fonctionnalité OCR VISION de Chrome River peuvent définir l’indicatif de taxe par défaut à utiliser lorsque l’adresse du fournisseur, sur la facture, n’a pas d’indicatif de taxe associé.

Routage de groupe et identifiants d’e-mail

Les administrateurs peuvent ajouter un identifiant aux adresses e-mail pour l’OCR des factures et appliquer une logique d’affaires pour préciser si les factures créées automatiquement doivent être acheminées vers un individu ou vers un groupe pour approbation.

1. Cliquez sur le bouton plus bleu dans le volet Configuration d’e-mail OCR pour créer une nouvelle configuration. Il s’agira du routage par défaut des factures entrantes envoyées à l’adresse e-mail désignée.

2. Utilisez le champ Identifiant d’adresse e-mail pour ajouter un mot ou un code alphanumérique (p. ex., une région ou un nom de groupe d’approbation) qui apparaîtra dans l’adresse e-mail, afin de faciliter l’identification de l’endroit où les e-mails envoyés à cette adresse sont automatiquement acheminés.

• Seuls les caractères alphanumériques, les tirets et les points sont autorisés dans l’identifiant ; les caractères spéciaux comme %, & et @ ne le sont pas.

• L’adresse e-mail complète sera générée automatiquement et s’affichera sous le champ.

3. Vous pouvez ensuite attribuer l’adresse à un utilisateur spécifique ou à un groupe/rôle en fonction des entités. Si vous l’attribuez à un groupe, toute personne faisant partie de ce groupe peut approuver la facture pour l’introduire dans le cycle de routage.

Personnaliser la taille minimale de fichier dans un e-mail pour l’OCR des factures

Lorsqu’un utilisateur ou un fournisseur envoie une facture par e-mail à Chrome River, cet e-mail inclut souvent des fichiers autres que la facture, par exemple les logos et signatures propres à l’entreprise. Bien que les PDF joints à l’e-mail soient toujours traités comme des factures, les fichiers JPG ou PNG joints peuvent également être des factures. La personnalisation de la taille minimale de fichier dans un e-mail pour l’OCR permet à votre organisation de filtrer les images non-factures plus grandes, comme celles-ci afin d’éviter qu’elles ne soient traitées comme des factures. Inversement, vous pouvez régler la limite à un seuil inférieur pour prendre en charge les petites factures non-PDF.

Les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent modifier le seuil en accédant à la section Fonction visuelle – OCR de la facture de l’écran Préférences client, en cliquant sur Modifier et en utilisant la liste déroulante Taille minimale de fichier dans un e-mail pour l’OCR pour choisir la taille minimale en Ko.

Bon de commande

Type de frais d’expédition pour le BC de poinçonnage

Pour les clients qui profitent de notre fonction Poinçonnage du catalogue, cette liste déroulante permet aux administrateurs de spécifier le type de dépense qui sera utilisé pour créer un poste séparé pour l’expédition sur les lignes de commande et de facture. Consultez Poinçonnage du catalogue pour obtenir des renseignements détaillés.