Attribuer des types de dépenses

L'écran d'administration Attribuer des types de dépenses permet aux utilisateurs disposant de privilèges administratifs de déterminer comment les types de dépenses sont mis en correspondance avec les codes de transaction, les dépenses de préapprobation et d'autres caractéristiques qui définissent automatiquement le type de dépenses.

Activer l'écran Attribuer des de dépenses

Les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent activer l'écran d'administration Attribuer des types de dépenses pour les autres administrateurs.

[1] Dans les Paramètres administrateur, naviguez jusqu'à l'onglet "SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D'ACCÈS". Choisissez la politique souhaitée et cliquez sur MODIFIER.

• Pour plus de détails sur les politiques, les attributions et les autorisations, voir Autorisations d’accès.

[2] Faites défiler jusqu’ à Attribuer des types de dépenses et sélectionnez les autorisations souhaitées, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Transactions par carte de crédit

Les flux de cartes de crédit comportent des codes de catégorie de commerçant uniques qui identifient le secteur auquel le fournisseur appartient. Ces codes peuvent être mis en correspondance avec les types de dépenses de votre organisation. L'écran d'administration des catégories de dépenses vous permet de modifier la manière dont les codes de catégories de commerçants individuels doivent être mis en correspondance.

Les correspondances que vous définissez ici permettent ensuite de définir le type de dépense auquel une transaction par carte de crédit correspond par défaut.

• Notez que les modifications que vous apportez ne s'appliqueront qu'aux futures transactions par carte de crédit; les transactions par carte de crédit existantes resteront associées à la catégorie de dépenses précédente.

[1] Dans les Paramètres administrateur, naviguez jusqu'à CONFIGURATION > ATTRIBUER DES TYPES DE DÉPENSES>, sélectionnez TRANSACTIONS PAR CARTE DE CRÉDIT, puis cliquez sur MODIFIER.

[2] Utilisez la boîte de recherche en haut de la liste pour restreindre la liste par code, catégorie de fournisseur ou type de dépense. La recherche sera effectuée dans les trois domaines simultanément.

[3] Cliquez sur le type de dépense du code que vous souhaitez modifier et, si nécessaire, cliquez sur EFFACER pour supprimer le type de dépense existant. Sélectionnez le nouveau type de dépense dans la liste déroulante. Commencez à taper pour réduire la liste.

[4] Un point vert apparaîtra à côté de chaque type de dépense que vous modifiez, et le total des modifications en cours sera affiché en haut à droite. Les modifications ne prendront pas effet tant que vous n'aurez pas cliqué sur ENREGISTRER.

5. Lorsque vous cliquez sur ENREGISTRER, un message de confirmation affiche le nombre total de modifications de correspondance des types de dépenses que vous allez effectuer. Cliquez sur OK.

Si vous cliquez sur ANNULER, les modifications que vous avez apportées seront conservées jusqu'à ce que vous les effaciez en cliquant à nouveau sur ANNULER ou que vous les enregistriez et les confirmiez.

Dépenses préapprouvées

Les administrateurs peuvent attribuer des types de lignes d'éléments de préapprobation aux types de dépenses de votre organisation afin de tirer les bons soldes de préapprobation lorsqu'un utilisateur crée un rapport de dépenses pour une préapprobation approuvée. L'écran d'administration Attribuer des types de dépenses vous permet de modifier la manière dont les types de lignes d'éléments de préapprobation sont mis en correspondance avec les types de dépenses et de sélectionner le type de lignes d'éléments de préapprobation qui est le plus important pour chaque catégorie afin de créer automatiquement un rapport de dépenses à partir d'une préapprobation approuvée.

Dans les Paramètres administrateur, naviguez jusqu'à CONFIGURATION > ATTRIBUER DES TYPES DE DÉPENSES>, sélectionnez DÉPENSES PRÉAPPROUVÉES et cliquez sur MODIFIER.

Utilisez la boîte de recherche en haut pour réduire la liste par type de dépense ou par type de préapprobation. La recherche sera effectuée simultanément dans ces deux domaines.

• Par exemple, vous pouvez saisir le type de préapprobation « Repas » pour afficher une liste de tous les types de dépenses qui y sont associés et voir quel est le type de dépenses principal.
• La recherche fonctionne en mode Affichage ou en mode Édition, et persiste lorsque vous passez de l'un à l'autre.

Mode Affichage

Mode Édition

Modifier des types de préapprobation

[1] En mode Édition, cliquez sur le type de préapprobation que vous souhaitez modifier. Si nécessaire, cliquez sur EFFACER pour supprimer le type existant et activer la liste déroulante des choix.

[2] Sélectionnez le nouveau type de dépense dans la liste déroulante. Si nécessaire, commencez à taper pour réduire la liste.

[3] Une barre verte apparaîtra à côté de chaque type de dépense que vous modifiez, le total des modifications en cours étant affiché en haut à droite. Les modifications ne prendront pas effet tant que vous n'aurez pas cliqué sur ENREGISTRER.

[4] Lorsque vous cliquez sur ENREGISTRER, un message de confirmation affiche le nombre total de modifications que vous allez apporter. Cliquez sur OK.

Si vous cliquez sur ANNULER, les modifications que vous avez apportées seront conservées jusqu'à ce que vous les effaciez en cliquant à nouveau sur ANNULER ou que vous les enregistriez et les confirmiez.

Attribuer un type de dépense principal

Lorsque plusieurs types de dépenses sont affectés à un seul type de ligne d'élément nécessitant une préapprobation, vous pouvez affecter l'un des types de dépenses comme principal. Lorsque la fonction Importer la préapprobation est utilisée, elle indique au système quel type de dépense utiliser lors de la génération automatique de lignes d'élément individuelles sur le nouveau rapport de dépenses créé à partir d'une préapprobation approuvée.

• Par exemple, si votre organisation a des types de dépenses pour les repas d'affaires (le déjeuner, le dîner et le souper), vous pouvez tous les attribuer au même type de ligne d'élément nécessitant une préapprobation (par exemple, les repas) et désigner ensuite un seul repas d'affaires, par exemple, comme principal. Lorsque vous utilisez la fonction Importer la préapprobation pour créer un rapport de dépenses à partir d'une préapprobation qui contient le type de ligne d'élément nécessitant une préapprobation de repas, le système crée automatiquement cette dépense comme une ligne d'élément repas d'affaires. L'utilisateur peut ensuite ajuster le type de dépense selon ses besoins, sans avoir à créer chaque ligne d'élément à partir de zéro.

[1] Pour changer le type de dépense principal, cliquez sur MODIFIER et trouvez le type de dépense principal actuel. Vous devez décocher le type principal actuel avant de pouvoir en sélectionner un nouveau.

[2] Trouvez maintenant le type de dépense souhaité et cochez la case Principal. Appuyez ensuite sur ENREGISTRER.

Dépenses de reçu lu par ROC

Les administrateurs peuvent utiliser l'écran d'administration Attribuer des types de dépenses pour mettre en correspondance les descriptions de catégories ROC (reconnaissance optique de caractères) aux types de lignes d'élément de dépenses afin d'attribuer automatiquement les catégories correctes lorsqu'un reçu est téléversé dans Chrome River. La mise en correspondance que vous définissez ici définira ensuite le type de dépense auquel une transaction de reçu se réfère par défaut.

[1] Dans les Paramètres administrateur, naviguez jusqu'à CONFIGURATION > ATTRIBUER DES TYPES DE DÉPENSES>, sélectionnez DÉPENSES DE REÇU LU PAR ROC, puis cliquez sur MODIFIER.

[2] Cliquez sur le type de dépenses et la description de la dépense et, si nécessaire, cliquez sur EFFACER pour supprimer le type de dépenses existante. Sélectionnez le nouveau type de dépense dans la liste déroulante. Commencez à taper pour réduire la liste.

[3] Une barre verte apparaîtra à côté de chaque type de dépense que vous modifiez, le total des modifications en cours étant affiché en haut à droite. Les modifications ne prendront pas effet tant que vous n'aurez pas cliqué sur ENREGISTRER.

[4] Lorsque vous cliquez sur ENREGISTRER, un message de confirmation affiche le nombre total de modifications que vous allez apporter. Cliquez sur OK.

Si vous cliquez sur ANNULER, les modifications que vous avez apportées seront conservées jusqu'à ce que vous les effaciez en cliquant à nouveau sur ANNULER ou que vous les enregistriez et les confirmiez.

Folios d’hôtels et de location de voitures

Les administrateurs peuvent utiliser l'écran d'administration Attribuer des types de dépenses pour faire correspondre les descriptions des catégories de folios d'hôtels et de location de voitures aux types de lignes d'éléments de dépenses afin d'attribuer automatiquement les catégories correctes lorsqu'un reçu de folio est téléversé dans Chrome River. La mise en correspondance que vous définissez ici déterminera ensuite le type de dépenses auquel chaque dépense d'hôtel ou de location de voiture correspond par défaut.

[1] Dans les Paramètres administrateur, naviguez jusqu'à CONFIGURATION > ATTRIBUER DES TYPES DE DÉPENSES>, sélectionnez soit NOTE D'HÔTEL, soit REÇU DÉTAILLÉ DE LOCATION DE VOITURE, et cliquez sur MODIFIER.

[2] Cliquez sur le type de dépenses et la description de la dépense et, si nécessaire, cliquez sur EFFACER pour supprimer le type de dépenses existante. Sélectionnez le nouveau type de dépense dans la liste déroulante. Commencez à taper pour réduire la liste.

[3] Une barre verte apparaîtra à côté de chaque type de dépense que vous modifiez, le total des modifications en cours étant affiché en haut à droite. Les modifications ne prendront pas effet tant que vous n'aurez pas cliqué sur ENREGISTRER.

[4] Lorsque vous cliquez sur ENREGISTRER, un message de confirmation affiche le nombre total de modifications que vous allez apporter. Cliquez sur OK.

Si vous cliquez sur ANNULER, les modifications que vous avez apportées seront conservées jusqu'à ce que vous les effaciez en cliquant à nouveau sur ANNULER ou que vous les enregistriez et les confirmiez.