Créer une préapprobation

Les préapprobations vous permettent d'autoriser une dépense avant qu'elle ne soit encourue ou qu'une réservation ne soit effectuée (par exemple pour les conférences ou la prospection de la clientèle).

Créer une nouvelle préapprobation

[1] Dans le tableau de bord, cliquez sur le bouton +CRÉER dans le coin supérieur droit du ruban Préapprobation.

[2] Les types de champs et de menus déroulants sur l'écran de saisie des titres de préapproation varieront en fonction de la configuration de votre entreprise, mais un nom du rapport sera toujours requis. Voici les champs que vous pourriez voir :

• Dates de début et de fin
• Nombre de jours : calculé automatiquement selon les dates de début et de fin.
• Payez-moi en : la monnaie avec laquelle vous désirez être payé.
• Activité commerciale : l'objectif commercial qui motive la dépense.
• Allocations : vous pouvez effectuer une recherche dans la liste en entrant les premiers chiffres du numéro. Vous pouvez également choisir plus d'une allocation pour votre demande. Pour ce faire, cliquez sur AJOUTER UNE ALLOCATION.

Une fois que vous aurez entré les renseignements de base du titre, vous pourrez ajouter les dépenses potentielles tout comme vous le feriez lors de la création d'un rapport de dépenses. Vous pouvez même créer plus d'une ligne d'élément pour un même type de dépense, par exemple deux lignes pour les frais de billets d'avion, ou cinq pour le taxi.

[3] Cliquez sur le bouton + pour ajouter votre première dépense. L'écran Ajouter des types de préapprobations s'affichera depuis la droite. Cet écran vous propose différents types de dépenses.

[4] En cliquant sur une tuile de type de dépense, vous accédez à l’écran Ajouter une dépense pour ce type. Saisissez les informations requises et cliquez sur ENREGISTRER.

Reproduire une préapprobation existante

Si votre organisation a configuré cette fonction, les utilisateurs possédant les autorisations requises pourront créer des copies des demandes de préapprobation soumises par d'autres utilisateurs. Par exemple, le coordonnateur de voyages de votre entreprise pourrait créer un échantillon de préapprobation et l'envoyer à plusieurs utilisateurs en guise de modèle afin qu'ils puissent créer leurs propres demandes de préapprobation.

• Les images en pièces jointes ne seront pas reproduites.

• La copie peut être créée pour que n'importe quel utilisateur puisse y accéder, mais ne peut être soumise que par le propriétaire de la dépense de la préapprobation qui a été reproduite.

[1] Pour copier une demande de préapprobation, sélectionnez-la dans votre liste de Préapprobations envoyées ou dans celle de quelqu’un pour qui vous travaillez en tant que délégué, puis cliquez sur DUPLIQUER.

[2] Sélectionnez votre nom ou l'utilisateur pour qui vous reproduisez la préapprobation.

[3] Cliquez sur DUPLIQUER.

[4] La copie s'affichera dans la liste Préapprobations envoyées de l'utilisateur sélectionné. Si le nom d'origine contenait une date, celle-ci sera mise à jour avec celle d'aujourd'hui.

Joindre des images

Vous pouvez joindre des images à une demande de préapprobation, lors de sa création ou de toute étape subséquente. Il est possible de téléverser des images par l'intermédiaire de l'application, ou d'accéder aux images comprises dans la galerie des reçus. Seuls les fichiers JPG, PDF, PNG, OFD et TIFF jusqu’à 10 Mo peuvent être acceptés lorsqu’une image est jointe via l’application Chrome River.

Pour joindre des images à votre demande de préapprobation, cliquez n’importe où dans l’en-tête du rapport pour afficher l’aperçu de l’en-tête. Dans l'aperçu, faites défiler jusqu'aux pièces jointes et cliquez sur TÉLÉCHARGER LES PIÈCES JOINTES, ou faites simplement glisser l'image dans cette zone.

Vous pouvez également joindre des images à votre demande de préapprobation de cette façon directement à partir des listes des ébauches et des demandes envoyées récemment.

Soumettre une demande de préapprobation

Lorsque vous êtes prêt(e) à soumettre votre demande de préapprobation, cliquez sur le bouton vert ENVOYER en bas de l’écran de saisie.

Ou, si la demande de préapprobation n'est pas déjà ouverte, accédez à votre liste d'ébauches, cliquez sur la demande souhaitée et cliquez sur ENVOYER à l'écran de prévisualisation.

Il vous sera demandé de confirmer la légitimité de votre demande de préapprobation dans l'écran Soumettre la confirmation. Cliquez sur ENVOYER.

Préapprouver la mise en correspondance des types de dépenses

Si votre organisation a mis en place la mise en correspondance des types de dépenses, vous pourrez seulement appliquer les montants préapprouvés aux types de dépenses énumérés à l'origine dans votre demande de préapprobation.

Par exemple, si vous avez reçu une préapprobation de 500 $ pour couvrir des frais de transport aérien et une autre de 500 $ pour des frais d'hôtel, mais que votre rapport de dépense comprend 500 $ en frais aériens, 400 $ en frais d'hébergement et 100 $ en frais de transport, vous pourrez utiliser la préapprobation uniquement pour les montants de 500 $ et de 400 $.