Joindre la préapprobation

Vous pouvez lier une préapprobation à un rapport de dépenses à n'importe quel moment lors du processus de création du rapport de dépenses. Cela vous permet de comparer les dépenses réelles avec les montants préapprouvés avant de soumettre le rapport.

Préapprouver la mise en correspondance des types de dépenses

Si votre organisation a mis en place la mise en correspondance des types de dépenses en préapprobation, vous pourrez seulement appliquer les montants préapprouvés aux types de dépenses énumérés à l'origine dans votre demande de préapprobation.

Par exemple, si vous avez reçu une préapprobation de 500 $ pour couvrir des frais de transport aérien et une autre de 500 $ pour des frais d'hôtel, mais que votre rapport de dépense comprend 500 $ en frais aériens, 400 $ en frais d'hébergement et 100 $ en frais de transport, vous pourrez utiliser la préapprobation uniquement pour les montants de 500 $ et de 400 $.

Créer une dépense à partir d'une préapprobation approuvée

Si votre organisation a activé cette fonction, vous pouvez importer les données d'une préapprobation approuvée pour préremplir plusieurs champs d'en-tête d'une nouvelle dépense associée à cette préapprobation.

[1] Cliquez sur le bouton IMPORTER LA PRÉAPPROBATION sur l’en-tête de dépense lors de la création d’un nouveau rapport.

[2] Sélectionnez la préapprobation désirée dans la liste des préapprobations approuvées.

Cela créera une copie des données de l'en-tête de la préapprobation dans l'écran d'entrée des dépenses.

[3] Une fois que vous cliquez sur CRÉER, toutes les données d’élément de ligne de la préapprobation seront ajoutées au rapport de dépenses ainsi, réduisant la quantité d’informations que vous devez saisir manuellement.

Joindre les préapprobations

[1] Créez un rapport de dépenses incluant les montants de dépense courants relatifs à la préapprobation. Lorsque le brouillon de rapport de dépenses est prêt à être envoyé, cliquez sur l’en-tête pour afficher l’aperçu, si nécessaire, puis cliquez sur AJOUTER UN RAPPORT DE PRÉAPPROBATION.

[2] Sur l’écran Appliquer la préapprobation, cliquez sur la liste déroulante Sélectionner un rapport de préapprobation, puis cliquez sur la demande de préapprobation correspondante.

• Afin d'apparaître dans la liste déroulante, une demande de préapprobation doit être dans la même devise que le rapport de dépenses que vous créez.
• Une fois qu'une préapprobation a été jointe, vous ne pourrez plus modifier le code de devise pour cette dépense.

[3] Si votre entreprise a activé cette fonctionnalité, vous pourrez cocher une case pour importer les lignes d'élément « Per Diem » et « Mileage » de la demande de préapprobation que vous avez sélectionnée.

[4] Assurez-vous que toutes les dépenses liées à la préapprobation figurent dans le rapport de dépenses. Une préapprobation ne peut être utilisée qu'une seule fois, à moins que la configuration de votre entreprise ne permette de faire autrement.

Le Sommaire des dépenses affiche les montants disponibles restants pour chaque type de dépense. Le montant Dépensé s'affiche en vert s'il ne dépasse pas le montant originalement approuvé. Le montant dépensé s'affiche en rouge s'il dépasse le montant originalement approuvé.

Cliquez sur APPLIQUER pour joindre la demande à votre rapport de dépenses.

5. Vous devrez confirmer que les dépenses sont correctes. L’écran Soumettre la confirmation affiche également le solde disponible de la demande de préapprobation et vous donne la possibilité de cliquer sur SUPPRIMER LA PRÉAPPROBATION si vous ne souhaitez plus la joindre.

Si vous choisissez de supprimer la demande de préapprobation avant de soumettre votre rapport de dépenses, vous aurez la possibilité de joindre une préapprobation différente en cliquant sur le bouton PRÉAPPROBATION sur l’écran Soumettre la confirmation.

6. Lorsque la demande de préapprobation correcte a été jointe, cliquez sur ENVOYER.

Voir les rapports de préapprobation joints

Vous pouvez afficher les détails de tout rapport de préapprobation lié à une dépense en cliquant sur le bouton de téléchargement PDF à côté du nom du rapport de préapprobation appliqué sur la dépense. Vous pourrez ainsi comparer facilement la préapprobation initiale et le rapport de dépenses connexe.

Détacher les préapprobations

Les préapprobations seront dissociées de tout rapport de dépenses qui a été supprimé, ce qui permet aux utilisateurs de les joindre à un nouveau rapport, au besoin.

• Veuillez noter que lorsqu'un rapport de dépenses avec une préapprobation est récupéré ou réinitialisé, la préapprobation demeure associée au rapport.