Ajouter un délégué ou travailler en tant que délégué

Emburse Enterprise propose trois types de délégations qui permettent aux utilisateurs disposant des autorisations appropriées de créer ou d’approuver les notes de frais d’un autre utilisateur.

• Délégué : Un délégué peut créer des notes de frais et des approbations préalables pour un autre utilisateur. Un délégué peut également accéder au menu Paramètres, à l’écran d’accueil et aux rapports de recherche de l’utilisateur. Les délégués reçoivent des copies des notifications par e-mail concernant les notes de frais rejetées ou ajustées qu’ils ont créées pour l’utilisateur. Les délégués ne peuvent pas approuver les dépenses, les demandes d’approbation préalable ou les factures envoyées à l’utilisateur.
• Super délégué : Un super délégué a les mêmes accès qu’un délégué, mais peut travailler en tant que délégué pour n’importe quel utilisateur de l’entreprise sans avoir besoin que chaque utilisateur l’y autorise.
• Délégué responsable de l’approbation : Le délégué responsable de l’approbation peut approuver temporairement les dépenses, les approbations préalables ou les factures d’un autre utilisateur, par exemple si l’utilisateur est en vacances ou absent. Les délégués responsables des approbations envoient leur approbation par e-mail et ne peuvent pas accéder à l’écran d’approbation de l’utilisateur.

Agir à titre de délégué d’un autre utilisateur

Lorsque d’autres utilisateurs vous autorisent à travailler en tant que délégué, vous verrez leurs noms sous le vôtre lorsque vous le sélectionnerez dans le coin supérieur droit.

Emburse Enterprise affiche le nombre de transactions de dépenses non utilisées pour cet utilisateur à côté de son nom. Ce décompte comprend les transactions par carte de crédit, les reçus, les avances en espèces, les données sur les déplacements et les approbations préalables approuvées. Ce chiffre n’apparaît pas à côté de votre propre nom.

Sélectionnez le nom de l’utilisateur pour travailler en tant que délégué. Le nom de l’utilisateur sélectionné apparaîtra dans le coin supérieur droit de l’application.

Pour revenir à votre propre compte, sélectionnez le nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez votre nom.

Délégués spéciaux

Si vous êtes un super délégué, l’option Sélectionner un autre utilisateur apparaît dans le menu utilisateur. Utilisez cette option pour rechercher un nom ou faire défiler la liste des utilisateurs de votre entreprise.

La mention Parti affichée à côté du nom de l’utilisateur signifie que ce dernier a quitté l’entreprise, mais qu’il reste encore des tâches que ses délégués devront gérer.

Sélectionnez le nom de l’utilisateur pour travailler en tant que délégué de cet utilisateur. Le nom de l’utilisateur sélectionné apparaîtra dans le coin supérieur droit de l’application.

Pour revenir à votre propre compte, sélectionnez le nom d’utilisateur dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez votre nom.

Autoriser un délégué

1. Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit.

2. Cliquez sur Paramètres du compte.

3. Sélectionnez Paramètres des délégués.
4. Sélectionnez Ajouter de nouveaux délégués.

5. Faites défiler la liste des délégués disponibles ou saisissez le nom de l’utilisateur pour le rechercher dans la liste.

6. Sélectionnez l’utilisateur.

L’utilisateur sélectionné peut désormais sélectionner votre nom dans sa propre liste de délégation et créer des dépenses en votre nom.

Supprimer un délégué

Pour révoquer la capacité d’un utilisateur à agir en tant que votre délégué, cliquez sur le X à côté de son nom dans la liste Mes délégués.

Fonctionnement de la délégation d’approbation

La délégation d’approbation vous permet de désigner un autre utilisateur pour approuver des dépenses en votre nom pendant une période définie, par exemple pendant vos vacances ou vos absences.

La délégation d’approbation suit les règles d’acheminement standard, avec quelques limitations importantes.

La délégation ne s’applique qu’aux nouvelles approbations

La délégation d’approbation n’est pas rétroactive. Elle ne s’applique qu’aux approbations générées après la création de la délégation.

• Les notes de frais déjà en attente d’approbation restent attribuées à l’approbateur d’origine.
• Si vous supprimez un délégué, les notes de frais déjà attribuées à cette personne ne seront pas réaffectées.

La délégation ne permet pas l’auto-approbation

Les délégués ne peuvent pas approuver leurs propres notes de frais. Si le responsable de la dépense est également le délégué désigné, le système ignorera la délégation et acheminera la note de frais vers l’approbateur d’origine.

Les règles d’acheminement peuvent remplacer la délégation

Certaines règles d’acheminement des dépenses sont configurées pour ignorer les délégations d’approbation. Par exemple, une règle peut exiger que le responsable de la dépense approuve les notes de frais soumises en son nom, indépendamment de toute délégation en place.

Ajouter un délégué responsable de l’approbation

La délégation d’approbation vous permet de faire approuver temporairement des dépenses en votre nom par un autre utilisateur, par exemple lorsque vous êtes en vacances.

1. Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit.
2. Cliquez sur Paramètres du compte.

3. Sélectionnez l’onglet Paramètres de délégation.
4. Sous Mon délégué responsable de l’approbation, sélectionnez Ajouter un délégué responsable de l’approbation.

5. Sélectionnez un délégué dans la liste consultable.

6. Saisissez la date de début et la date de fin de l’autorisation.

Le nom du délégué s’affichera avec une plage de dates durant laquelle celui-ci pourra approuver les dépenses en votre nom.

Emburse Enterprise envoie au délégué, par e-mail, une notification qui décrit le changement de routage. Les éléments concernés sont acheminés au délégué pendant la période sélectionnée.

Si le délégué responsable de l’approbation est la personne qui a créé la note de frais, l’approbation sera implicite et aucun e-mail d’approbation ne sera envoyé.

Utiliser plusieurs délégués responsables des approbations

Si votre entreprise a activé la fonction Activer plusieurs délégués responsables des approbations via les règles d’autorisation d’utilisateur, vous pouvez désigner jusqu’à deux délégués responsables des approbations. Un seul délégué responsable de l’approbation peut travailler pour vous à la fois.

Si vous programmez un deuxième délégué pour une période qui chevauche celle d’un autre délégué responsable de l’approbation, Emburse Enterprise affichera un message d’erreur.

Fonctionnement de l’acheminement de la délégation d’approbation

L’acheminement de la délégation d’approbation s’applique entre la date de début et la date de fin attribuée au délégué d’approbation.

Durant cette période, les notes de frais et les approbations préalables applicables seront acheminées de vous vers votre délégué responsable de l’approbation. Ces étapes de réacheminement sont enregistrées dans le centre de suivi comme affectation sans suite à donner (NOAC) et les notes de frais sont marquées avant d’être envoyées dans la file d’attente du délégué responsable de l’approbation.

Le délégué responsable de l’approbation peut approuver ou renvoyer les transactions soumises conformément aux règles d’approbation habituelles.

Supprimer un délégué responsable de l’approbation

À la fin de la période sélectionnée, Emburse Enterprise annulera automatiquement l’autorisation du délégué responsable de l’approbation et le processus d’approbation reviendra au fonctionnement d’acheminement par défaut.

Cependant, toutes les notes de frais et toutes les approbations préalables réacheminées au délégué responsable de l’approbation durant cette période resteront dans sa file d’attente en vue de mesures ultérieures.

Pour révoquer l’accès du délégué responsable de l’approbation avant la date de fin sélectionnée, cliquez sur le X à côté du nom du délégué.

Travailler pour un utilisateur supprimé

Si votre entreprise a activé la fonctionnalité « Parti » via les règles d’entreprise, les super délégués disposant des autorisations nécessaires peuvent intervenir à la place des utilisateurs qui ont quitté l’entreprise. 

Par exemple, si un utilisateur quitte l’entreprise avant de soumettre ou d’approuver des notes de frais, un super délégué pourra agir au nom de cette personne afin de faire avancer les notes de frais dans le processus d’approbation.

Pour inclure les utilisateurs qui ont quitté l’entreprise dans les résultats des recherches, cochez Inclure les utilisateurs qui ont quitté l’entreprise dans la recherche avant de rechercher l’utilisateur dans la fenêtre Sélectionner un autre utilisateur.