Ajouter un délégué ou travailler en tant que délégué

Chrome River offre trois types de délégation pour permettre aux utilisateurs disposant des autorisations appropriées de créer ou d’approuver des rapports de dépenses les uns pour les autres.

• Délégué : possibilité de créer des rapports de dépenses et des préapprobations pour un autre utilisateur et d’accéder à son menu de paramètres, à son écran d’accueil et à ses rapports de recherche. Vous recevrez une copie de toute notification par e-mail concernant le refus ou la modification des rapports créés pour cet utilisateur. Vous ne pourrez toutefois pas approuver les dépenses, les préapprobations ou les factures acheminées à cet utilisateur.
• Super délégué : détient les mêmes privilèges que le délégué, mais peut agir comme délégué de tout utilisateur de l’entreprise sans devoir y être autorisé individuellement par chacun d’eux.
• Délégué responsable de l’approbation : approuve temporairement au nom d’un autre utilisateur les dépenses, les approbations préalables et/ou les factures par e-mail, par exemple, lorsque celui-ci est en vacances. Vous ne pourrez pas accéder à l’écran d’approbation de l’utilisateur.

Agir à titre de délégué d’un autre utilisateur

Lorsque d’autres utilisateurs vous ont autorisé à travailler en tant que délégué, vous verrez leurs noms sous votre nom lorsque vous cliquez dessus dans le coin supérieur droit.

Le nombre total de leurs transactions de dépense inutilisées, y compris leurs cartes de crédit, leurs reçus, leurs avances de fonds, leurs données de déplacement et leurs préapprobations approuvées, s’affiche à la droite de leurs noms. Ce numéro ne s’affichera pas à côté de votre propre nom d’utilisateur.

Si la mention « Departed » s’affiche à côté du nom de l’utilisateur, cela signifie que ce dernier a quitté l’entreprise, mais que des tâches doivent encore être effectuées par ses délégués.

Délégués spéciaux

Si vous êtes un délégué spécial, vous voyez plutôt le lien SÉLECTIONNER UN AUTRE UTILISATEUR qui vous permet de parcourir une liste de tous les utilisateurs de l’organisation et d’y faire des recherches.

Cliquez sur le nom d’utilisateur souhaité pour travailler en tant que délégué pour cette personne. Son nom s’affichera dans le coin supérieur droit de l’application.

Pour revenir à votre propre compte, il vous suffit de cliquer sur le nom d’utilisateur, puis de sélectionner votre nom.

Autoriser un utilisateur à agir en votre nom

Pour ajouter un utilisateur autorisé à travailler comme votre délégué, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur PARAMÈTRES DE COMPTE.

Cliquez sur PARAMÈTRES DES DÉLÉGUÉS, puis cliquez sur AJOUTER DE NOUVEAUX DÉLÉGUÉS.

Utilisez la barre de défilement pour parcourir la liste des délégués potentiels ou commencez à taper le nom de l’utilisateur voulu pour parcourir la liste selon les lettres entrées.

L’utilisateur que vous avez sélectionné pourra désormais sélectionner votre nom dans sa propre liste de délégation et créer des dépenses en votre nom.

Supprimer un délégué

Pour révoquer la capacité d’un utilisateur à agir en tant que délégué, cliquez sur le X à côté de son nom dans la liste Mes délégués.

Délégation d’approbation

Si vous avez besoin qu’un autre utilisateur approuve temporairement des dépenses en votre nom, par exemple, pendant que vous êtes en vacances, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur PARAMÈTRES DE COMPTE. Dans Paramètres du délégué, sous Mon délégué responsable de l’approbation, cliquez sur +AJOUTER UN DÉLÉGUÉ RESPONSABLE DE L’APPROBATION.

Vous pourrez choisir un délégué responsable de l’approbation dans une liste de recherche et configurer les dates de début et de fin de l’autorisation d’approuver les dépenses en votre nom. Bien que la liste contienne tout le monde, les règles de votre organisation pourraient faire en sorte qu’un message d’erreur s’affiche si vous sélectionnez une personne qui n’a pas l’autorisation d’agir en tant que votre délégué.

Le nom de la personne déléguée s’affiche avec une plage de dates durant laquelle elle peut approuver les dépenses en votre nom.

Chrome River envoie au délégué responsable de l’approbation un e-mail décrivant les modifications de routage qui auront lieu durant cette période. Toutes les dépenses, les préapprobations ou les factures qui vous sont attribuées seront automatiquement mises en file d’attente pour que le délégué les approuve. Les e-mails d’approbation habituels seront également acheminés au délégué.

Activer plusieurs délégués d’approbation

Si votre organisation a activé la fonction d’activation de plusieurs délégués d’approbation de Chrome River via les règles d’autorisation d’utilisateur, vous pouvez désigner jusqu’à deux délégués d’approbation. Cependant, un seul délégué à l’approbation peut travailler pour vous à la fois.

Si vous tentez de nommer un deuxième délégué pour une période qui chevauche celle de votre autre délégué, vous recevrez un message d’erreur.

Réacheminement de délégation d’approbation

Le processus de réacheminement des rapports de dépenses à votre délégué responsable de l’approbation est en vigueur entre les dates de début et de fin que vous avez désignées. Ces règles s’appliquent à tous les rapports et à toutes les préapprobations réacheminées de votre compte à votre délégué responsable de l’approbation. Ces étapes de réacheminement sont enregistrées dans le centre de suivi comme affectation sans suite à donner (NOAC) et les rapports sont étiquetés avant d’être déplacés dans la file d’attente d’approbation du délégué. Le délégué responsable de l’approbation peut alors approuver ou retourner les éléments soumis conformément aux règles d’approbation habituelles.

Supprimer un délégué responsable de l’approbation

À la fin de la période spécifiée, le système annule automatiquement l’autorisation accordée à votre délégué et le processus d’approbation retourne à son état par défaut. Cependant, tous les rapports et toutes les préapprobations réacheminés au délégué responsable de l’approbation durant cette période demeurent dans sa file d’attente d’approbation en vue de mesures ultérieures.

Si vous revenez plus tôt que prévu ou si vous souhaitez simplement révoquer l’accès de votre délégué d’approbation, cliquez sur le X à côté de son nom.

Travailler pour un utilisateur supprimé

Si votre organisation a activé la fonction de Chrome River « Get Departed » à l’aide des règles d’affaires, les délégués spéciaux avec les autorisations nécessaires auront l’option de travailler pour des utilisateurs qui ont quitté l’entreprise (par exemple, des utilisateurs avec un statut « Supprimé » dans leur dossier personnel).

• Par exemple, si un employé a quitté l’entreprise avant de soumettre ou d’approuver des rapports de dépenses, un délégué spécial serait en mesure de travailler au nom de cette personne afin de faire avancer les rapports dans le processus d’approbation.

Le délégué spécial cocherait simplement la case « Inclure le terme A quitté dans la recherche » sous le champ de recherche avant de chercher cet utilisateur dans la fenêtre Sélectionner un autre utilisateur