HTML-E-Mail-Vorlagen für Rechnungs-Genehmigungen

Kunden von Chrome River INVOICE können zwischen drei HTML-Vorlagen für vier unterschiedliche E-Mail-Typen für Rechnungs-Genehmigungen auswählen. Für jeden dieser Typen stehen „Dringend“-Versionen zur Verfügung. Diese Vorlagen bieten eine Vielzahl von Formaten, die von den meisten E-Mail-Programmen unterstützt werden.

Vorlagentypen für E-Mails

„VOLLSTÄNDIGE GENEHMIGUNG“-E-MAIL (STANDARD)

Die Standard-HTML-E-Mail-Vorlage enthält umfassende Informationen zur Rechnung in einem übersichtlichen, leicht zugänglichen Format.

• Betreff: Enthält den Namen des Lieferanten
• Kopfzeile: Alle grundlegenden Informationen jeder Rechnung
• Lieferant
• Adresse
• Anforderer
• Erstellt von
• Erstellungsdatum
• Rechnungs-Nr.
• Rechnungsdatum
• Rechnungsbetr.
• Bearbeiteter Betrag
• Beschreibung
• Orte
• Steuerangaben (falls zutreffend)
• Memo prüfen
• Jegliche Benutzerdefinierte (UDA) Felder
• Grund für die Zuweisung: Zeigt Genehmigern basierend auf der in der Routing-Regel der Rechnung gespeicherten Beschreibung, aus welchem Grund sie der Genehmigung zugewiesen wurden, und kann die spezifischen Belegpositionen aufführen. Weitere Informationen finden Sie nachstehend unter Konfiguration des Zuweisungsgrunds.
• Vorherige Genehmiger: Vorherige Genehmiger werden dann aufgeführt, wenn die Rechnung im Routing-Vorgang zuvor bereits von mindestens einem Genehmiger genehmigt wurde. In der Liste wird der letzte Genehmiger ganz oben angezeigt, zudem enthält sie das Datum der Genehmigung.
• Annehmen/Zurückweisen: Anweisungen und Links zur Genehmigung oder Zurückweisung einer Rechnung. Weitere Informationen zum Anpassen des Textes und der Formatierung in diesem Abschnitt finden Sie unter Verwaltungsmenü „Nachrichten“.
• Details zur Zuordnung: Zeigt alle Details – einschließlich Positionsvermerke und Compliance-Warnungen – für jede aktive Belegposition im Rechnungsdatensatz an. Wenn keine aktiven Belegpositionen vorhanden sind, ist dieser Abschnitt leer.
• Zuordnungsübersicht: Eine Übersicht aller wichtigen Informationen für jede Belegposition. Die Details werden entweder nach der Thematik oder der GL-Nummer, der sie zugeordnet wurden, sortiert. Belegpositionen die weder einer Thematik, noch einer GL-Nummer zugeordnet wurden, erscheinen nicht an dieser Stelle.
• Ausgabenübersicht: Eine Übersicht von Belegpositionen, nach Rechnungs-Ausgabentyp sortiert.
• Rechnungsvermerke: Zeigt Compliance-Warnungen und jegliche von Genehmigern eingetragenen Vermerke an.
• Besondere Handhabung: Führt Details wie Scheck-Anforderung, Anweisungen, Dringende Verarbeitung, Parken, Zahlung halten, Überweisung, Separater Scheck, Übernachtung, Wechselkursrechner und Wechselkurs-Währungsbedingungen an.
• Fußzeile/Kopfzeile2: Die Fußzeile wird im Benachrichtigungstyp „Online“ als „Kopfzeile2“ bezeichnet.
• Rechnungs-ID

E-MAIL „MITTLERE GENEHMIGUNG“

Diese Vorlage enthält dieselben Inhalte wie die E-Mail-Vorlage „Vollständige Genehmigung“ – abzüglich der Zuordnungsübersicht, der Ausgabenübersicht, und der besonderen Handhabung.

E-MAIL „GERINGE GENEHMIGUNG“

Diese Vorlage enthält dieselben Inhalte wie die E-Mail-Vorlage „Vollständige Genehmigung“ – abzüglich der Details zur Zuordnung, der Rechnungsvermerke, und der besonderen Handhabung.

Benachrichtigungstypen

Es gibt fünf verschiedene Typen von E-Mail-Benachrichtigungen, von denen jede mithilfe der drei oben beschriebenen Vorlagen formatiert werden kann.

• Standard: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass ihnen eine Rechnung zugewiesen wurde.
• Zusätzlicher Genehmiger: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass sie einer Rechnung als zusätzlicher Genehmiger zugewiesen wurden.
• Rücksendung Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Rechnung zurückgewiesen und an sie zurückgesendet wurde.
• Online: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Rechnung online via Chrome River INVOICE genehmigt werden muss, da sie nicht via E-Mail genehmigt werden kann.
• Online-Zurückweisung: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Rechnung an sie zurückgesendet wurde, und informiert den Benutzer, dass er sich in der App anmelden muss, um die Rechnung zu genehmigen oder zurückzuweisen. Wird verwendet, wenn ein Kunde den Genehmiger auffordern möchte, sich in der App anzumelden.

Dringende Anfragen

Jeder der oben angeführten Benachrichtigungstypen steht auch in einer „Dringend-Version“ zur Verfügung. Diese Version kann für Rechnungen eingesetzt werden, die eine sofortige Zahlung erfordern.

Konfiguration des Zuweisungsgrunds

Standardmäßig wird der Text, der als Grund für die Zuweisung erscheint, über Verwaltungsmenü „Nachrichten“ eingestellt. Benutzer mit Administratorrechten können diesen Text anpassen.

Bei Rechnungen, die aufgrund unterschiedlicher Belegpositionen-Attribute mehreren Benutzern gleichzeitig zugewiesen wurden, kann Ihr Unternehmen auch die Nummern der spezifischen Belegpositionen anzeigen, die die Zuweisung ausgelöst haben. Wenn Sie diese Funktion konfigurieren lassen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über den Chrome River Helpdesk.