HTML-E-Mail-Vorlagen für Rechnungsgenehmigungen konfigurieren Genehmiger erhalten E-Mail-Benachrichtigungen für jede Rechnung, der sie zugewiesen wurden. Chrome River bietet die HTML-Version dieser Rechnungsgenehmigungs-E-Mails in drei Formaten an: E-Mail „Komplettgenehmigung“, E-Mail „Mittlere Genehmigung“ und E-Mail „Geringe Genehmigung“. Weitere Einzelheiten zu jeder einzelnen Vorlage finden Sie hier: Bitte beachten Sie, dass HTML unter Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ aktiviert sein muss, damit der Benutzer E-Mails auf Basis dieser Vorlagen erhalten kann. Über Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ in Chrome River können Sie auswählen, welche Art von HTML-E-Mails Ihre Benutzer für alle Arten von Benachrichtigungen erhalten. Sie können auch den Text der Anweisungen und der Fußzeile anpassen. Benachrichtigungstypen Es gibt vier verschiedene Arten von E-Mail-Benachrichtigungen, von denen jede mit einer der drei in Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ beschriebenen Vorlagen formatiert werden kann. Sie richten die Standardvorlage im nächsten Abschnitt ein,E-Mail-Listentyp Genehmigung erstellen. Schritt 5 dieses Abschnitts listet die Listentypen-Codes auf, die Sie benötigen, um die anderen unten aufgeführten E-Mail-Benachrichtigungstypen zu erstellen. HINWEIS: Ihre Organisation muss Regeln für die hinzuzufügenden Benachrichtigungstypen festlegen. Weitere Informationen über alle Standardberichte finden Sie in dem Artikel Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“. Standard: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass ihnen eine Rechnung zugewiesen wurde. Zusätzlicher Genehmiger: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass sie einer Rechnung als zusätzlicher Genehmiger zugewiesen wurden. Rücksendung Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Rechnung zurückgewiesen und an sie zurückgesendet wurde. Online: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Rechnung online via Chrome River INVOICE genehmigt werden muss, da sie nicht via E-Mail genehmigt werden kann. Online-Zurückweisung: Benachrichtigt Benutzer darüber, dass eine Rechnung an sie zurückgesendet wurde, und informiert den Benutzer, dass er sich in der App anmelden muss, um die Rechnung zu genehmigen oder zurückzuweisen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass sich der Genehmiger bei der Anwendung anmeldet. Dringende Anfragen Jede dieser Benachrichtigungen ist auch in einer „Eil“-Version für Rechnungen verfügbar, die sofortiges Handeln erfordern. E-Mail-Listentyp Genehmigung erstellen Bevor Sie die verschiedenen Arten von Benachrichtigungen konfigurieren können, müssen Sie alle diejenigen erstellen, die Sie als Listentypen in Chrome River benötigen. 1. Klicken Sie im Anwendungsmenü auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > LISTEN. 2 Verwenden Sie das Suchfeld, um zu sehen, ob der erforderliche Listentyp „Standard-E-Mail-Format Benachrichtigungen Rechnungsgenehmigungen“ (Code: EmailFormat_IAAN_default) für Ihr Unternehmen bereits vorhanden ist. Sollte dies der Fall sein, gehen Sie zu Schritt 5. Ansonsten fahren Sie mit Schritt 3 fort. 3 Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+), der rechts neben „Listentypen“ steht, und geben Sie folgende Informationen ein: Name: Standard-E-Mail-Format Benachrichtigungen Rechnungsgenehmigungen Beschreibung: Standard-E-Mail-Vorlage für Rechnungsgenehmigungen Code EmailFormat_IAAN_default Sortierreihenfolge: Benutzen Sie das Drop-down-Menü Sortierreihenfolge, um die Reihenfolge der Listentypen zu ändern. Sie können nach Listenname, Listencode oder Sortierreihenfolge sortieren. 4. Kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an, klicken Sie dann im Pop-up-Fenster auf ÜBERNEHMEN und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN. Weitere Informationen über die Sprachoptionen finden Sie unter Sprachen für Listentypen hinzufügen und bearbeiten. 5. Nachdem Sie nun die standardmäßige E-Mail-Benachrichtigungsvorlage für die Rechnungsgenehmigung erstellt haben, können Sie die gleichen Schritte mithilfe der unten aufgeführten Listentypen-Codes ausführen, um zusätzliche Vorlagen zu erstellen. BENACHRICHTIGUNGSART LISTENTYPEN-CODE E-Mail Rechnung Standardgenehmigung EmailFormat_IAAN_default E-Mail Rechnung Zusatzgenehmigung EmailFormat_IAAN_additionalAppr E-Mail Rechnung Online-Genehmigung EmailFormat_IAAN_online E-Mail Rechnung zusätzliche Eil-Genehmigung EmailFormat_IAAR_additionalAppr E-Mail Rechnung Standard-Eil-Genehmigung EmailFormat_IAAR_default E-Mail Rechnung Online-Eil-Genehmigung EmailFormat_IAAR_online E-Mail Rechnung Online-Rücksendegenehmigung EmailFormat_IARN_onlinereturn E-Mail Rechnung Zusätzliche Rücksendegenehmigung EmailFormat_IARN_return E-Mail Rechnung Online-Eil-Rücksendegenehmigung EmailFormat_IARR_onlinereturn E-Mail Rechnung Zusätzliche Eil-Rücksendegenehmigung EmailFormat_IARR_return HTML-E-Mail-Format für Rechnungsgenehmigung auswählen Nachdem nun alle Listentypen erstellt wurden, können Sie jedem von ihnen einen der drei folgenden Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ zuweisen: Email „Komplettgenehmigung“, E-Mail „Mittlere Genehmigung“ oder E-Mail „Geringe Genehmigung“. 1. Klicken Sie auf den gewünschten Listentyp. Klicken Sie in der unteren Hälfte des Bildschirms – im Listentyp-Diagramm – auf den blauen Plus-Button (+). 2 Fügen Sie folgende Liste hinzu: Name: Komplett Code: TemplateName Extradaten 1: Der Wert, den Sie hier eingeben (oder nicht eingeben), bestimmt, welche der drei HTML-E-Mail-Vorlagen für die Rechnungsgenehmigung Ihre Benutzer für diesen Benachrichtigungstyp erhalten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen. E-Mail-Vorlage Komplettgenehmigung (Standard): Lassen Sie das Feld „Extradaten 1“ leer E-Mail-Vorlage Mittlere Genehmigung: Mittel E-Mail-Vorlage Geringe Genehmigung: Gering Kreuzen Sie das Kästchen Nicht LÖSCHEN (aus Feed) an, lassen Sie die anderen Felder leer, und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN. Anweisungen benutzerdefiniert anpassen Sie können die Anweisungen, die unter den grünen und roten Buttons ANNEHMEN und RÜCKENDUNG in den E-Mails erscheinen, mit bis zu 500 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) anpassen. Es können einfache HTML-Tags verwendet werden, um die Darstellung des Textes – falls gewünscht – zu verändern. 1. Klicken Sie in der Liste „Listentypen“ auf die gewünschte Benachrichtigung. 2 Beim ersten Mal müssen Sie eine benutzerdefinierte Textliste erstellen. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Abschnitt „Listen“ und geben Sie die folgenden Informationen in das Popup-Fenster „Neue Liste“ ein: Name: Benutzerdefinierter Text Code: ACCEPT_RETURN_TXT Extradaten 1: [Tragen Sie Ihre neuen benutzerdefinierten Anweisungen (maximal 500 Zeichen mit Leerzeichen und einfachen HTML-Tags) hier ein, falls gewünscht] 3 Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN. Fußzeile benutzerdefiniert anpassen Sie können auch die Anweisungen in der Fußzeile der E-Mail mit bis zu 500 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) anpassen. Es können einfache HTML-Tags verwendet werden, um die Darstellung des Textes – falls gewünscht – zu verändern. 1. Klicken Sie in der Liste „Listentypen“ auf die gewünschte Benachrichtigung. 2 Beim ersten Mal müssen Sie eine Fußzeilen-Liste erstellen. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Abschnitt „Listen“ und geben Sie die folgenden Informationen in das Popup-Fenster „Neue Liste“ ein: Name: Fußzeile (für den Online-Benachrichtigungstyp verwenden Sie stattdessen „Header2“) Code: Verwenden Sie FOOTER oder HEADER2, je nach Benachrichtigungstyp Extradaten 1: [Tragen Sie Ihre neue benutzerdefinierte Fußzeile (maximal 500 Zeichen mit Leerzeichen und einfachen HTML-Tags) hier ein, falls gewünscht] 3 Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN. „Bilder anzeigen“-Link in der E-Mail hinzufügen oder entfernen Eine Anleitung zum Hinzufügen eines „Bilder anzeigen“-Links und ggf. eines „Bestellung anzeigen“-Links zu Ihrer HTML-E-Mail-Vorlage finden Sie im Artikel Bilder in Rechnungsgenehmigungs-E-Mails ansehen. Anzahl gesendeter Erinnerungen in die Betreffzeile einfügen Sie können die von Ihnen ausgewählte HTML-E-Mail-Vorlage so konfigurieren, dass die Anzahl der Erinnerungen in der Betreffzeile der E-Mail für Rechnungsgenehmigungen erscheint. Dies gilt für E-Mails, die durch den geplanten Bericht der Erinnerungsfunktion für die Genehmigung von Rechnung(en) (Chrome River INVOICE) ausgelöst wurden. 1. Klicken Sie in der Liste „Listentypen“ auf die gewünschte Benachrichtigung. 2 Beim ersten Mal müssen Sie eine Erinnerungszählerliste erstellen. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Abschnitt „Listen“ und geben Sie die folgenden Informationen in das Popup-Fenster „Neue Liste“ ein: Name: Anzahl der Erinnerungen anzeigen Code: SHOW_REMINDER_COUNT Extradaten 1: wahr 3 Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN. 4. Um diese Einstellung später zu entfernen, ersetzen Sie einfach den Code durch einen beliebigen Platzhaltertext. E-Mails für Rechnungsgenehmigungen in Microsoft Outlook als „Vertraulich“ markieren Wenn Sie E-Mails für Rechnungsgenehmigungen beim Empfang in Microsoft Outlook als „Vertraulich“ markieren, können Sie verhindern, dass andere Personen, die denselben Posteingang nutzen, die Rechnungen einsehen und genehmigen. Um diese Funktion zu aktivieren, navigieren Sie zu KONFIGURATION > KUNDENEINSTELLUNGEN > RECHNUNG und klicken Sie auf BEARBEITEN. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Vertrauliche E-Mails für Rechnungsgenehmigungen“ und klicken Sie auf SPEICHERN. War dieser Beitrag hilfreich? Ja Nein