Mit diesem Verwaltungsmenü können Administratoren bestimmte globale, kundenspezifische Eigenschaften bearbeiten, die mit Kategorien wie Zuordnungen, Genehmigungsrouting, Ausgaben und Rechnungen verknüpft sind. Sie können auch allgemeine Präferenzen wie die URL, an die Benutzer beim Abmelden weitergeleitet werden, sowie die minimale Anhanggröße für per E-Mail versendete Belege anpassen.

Auf Verwaltungsmenü „Kundeneinstellungen“ zugreifen

1. Klicken Sie auf den MENÜ-Button in der oberen linken Ecke und dann auf ADMIN-EINSTELLUNGEN.

2. Klicken Sie auf KONFIGURATION > KUNDENEINSTELLUNGEN.

Die hier sichtbaren Kategorien und Optionen hängen von der Konfiguration Ihres Unternehmens bei Emburse Enterprise ab. Es kann sein, dass in Ihrem Verwaltungsmenü nicht alle hier aufgeführten Kategorien sichtbar sind.

Kundeneinstellungen bearbeiten

1. Klicken Sie auf eine Kategorie, um zu sehen, welche Optionen Sie bearbeiten können.

• Über das Fragezeichen-Symbol können Sie eine Beschreibung jeder Option anzeigen lassen.

2. Klicken Sie auf BEARBEITEN, um Änderungen vorzunehmen.

3. Wenn Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf SPEICHERN.

Allgemein

Beginn des Steuerjahres (Monat)

Wenn das Steuerjahr Ihres Unternehmens in einem anderen Monat als Januar beginnt, können Sie dies in den Kundeneinstellungen konfigurieren, um die Vorteile der Datumsfilter für das Steuerjahr in den Emburse Analytics Reports zu nutzen.

1. Um den Monat auszuwählen, in dem das Geschäftsjahr Ihres Unternehmens beginnt, klicken Sie auf die Registerkarte „Allgemein“ und dann auf BEARBEITEN.

2. Verwenden Sie das Dropdown-Menü neben „Monat des Jahres, in dem das Geschäftsjahr beginnt“, um den gewünschten Startmonat auszuwählen.

Personenattribute anzeigen

Ihr Unternehmen kann bestimmen, ob ein PROFIL ANZEIGEN-Link im Menü „Benutzer“ angezeigt werden soll.

Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird ein Bildschirm geöffnet, der den Benutzern alle ihre Personenattribute anzeigt, einschließlich Listen, Listentypen und Rollen.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Allgemein“ auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Personenattribute anzeigen“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Genehmigungsrouting – Person des Routing-Sicherheitsnetzes

Über die Registerkarte Genehmigungsrouting können Administratoren einen Standardbenutzer wählen, der der Genehmigung einer Spesenabrechnung, Vorabgenehmigung, Rechnung oder eines Auftrags zugewiesen wird, wenn kein anderer Benutzer der in den Routing-Regeln angegebenen Rolle zugewiesen wurde. Diese Routing-Sicherheitsnetz-Person wird manchmal als „Find Me/Fix Me“-Person bezeichnet.

• Best Practice: Wählen Sie einen Benutzer aus, der normalerweise kein Genehmiger für das Kreditorenmanagement ist, sodass offensichtlich ist, dass die Routing-Regeln beachtet werden müssen, wenn dieser Person eine Genehmigung zugewiesen wird.

Klicken Sie auf BEARBEITEN, um den gewünschten Benutzer aus der Dropdown-Liste auszuwählen, und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

Genehmigungsrouting – Alternative E-Mail-Adressen zur Genehmigung

Kunden können alternative Genehmigungs-E-Mail-Adressen für Endbenutzer aktivieren. Dies macht es ihnen möglich, Ausgaben oder Rechnungen einfach zu genehmigen, ohne sich bei ihrem Unternehmens-E-Mail-Konto anmelden zu müssen. Diese Funktion kann den Genehmigungsprozess vereinfachen, indem es Genehmigern ermöglicht, Genehmigungs-E-Mails von nicht firmeneigenen E-Mail-Konten wie denen auf ihren persönlichen Mobilgeräten weiterzuleiten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Genehmigungsrouting“ auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Alternative E-Mail-Adressen zur Genehmigung“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Wenn diese Funktion aktiviert wurde, können Genehmiger in ihren Kontoeinstellungen alternative E-Mail-Adressen hinzufügen, von denen sie Ausgaben und/oder Rechnungen genehmigen können. 

Spesen

Händlername im Belegpositionseintrag anzeigen

Kunden, die autorisierte Benutzerregeln verwenden, können die benutzerdefinierten Felder (UDAs) „Händlername“ auf den Dashboards Entwurf, Eingereicht, Zurückgesendet und Genehmigung erforderlich anzeigen lassen. Administratoren von Kunden, die autorisierte Benutzerregeln konfiguriert haben, können diese Funktion über das Verwaltungsmenü „Kundeneinstellungen“ aktivieren.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Wählen Sie im Drop-down-Menü neben „Händlername im Belegpositionseintrag anzeigen“ HÄNDLER aus.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Nachverfolgung auf Header-Ebene aktivieren

Bei Unternehmen, in denen die Ausgaben für alle Schritte zum selben Genehmiger gehen, können Benutzer mit Nachverfolgung auf Header-Ebene einfach ganze Abrechnungen verfolgen, statt einzelne Belegpositionen in einer Abrechnung nachzuverfolgen.

Administratoren können die Option „Nachverfolgung auf Header-Ebene“ im Verwaltungsmenü „Kundeneinstellungen“ aktivieren. Die Benutzer sehen dann keine Nachverfolgungsschritte für jede einzelne Belegposition mehr. Stattdessen basiert die Nachverfolgung der gesamten RKA auf dem Routing der ersten Belegposition in der Abrechnung.

Hinweis: Diese Option sollte nicht aktiviert werden, wenn Ihre Organisation für unabhängiges Routing konfiguriert ist.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Nachverfolgung auf Kopfzeilenebene“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Gemerkte Ausgabentransaktionen aktivieren

Kunden von Emburse Enterprise können eine Funktion aktivieren, mit der sich Benutzer häufig verwendete Ausgabenposten „merken“ können, um sie mühelos zukünftigen Reports hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel Häufig verwendete Ausgaben merken.

Administratoren können die Option „Gemerkte Ausgabenbuchungen“ im Verwaltungsmenü „Kundeneinstellungen“ aktivieren.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Gemerkte Ausgabenbuchungen aktivieren“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Kontrollkästchen „Bestätigung einreichen“ aktivieren

Ihr Unternehmen kann sich dafür entscheiden, von den Benutzern zu verlangen, dass sie ein Kontrollkästchen auf dem Bildschirm "Bestätigung senden" aktivieren, das die Gültigkeit ihrer Ausgaben bestätigt, bevor sie Spesenabrechnungen einreichen können. Damit wird dem Prozess der Berichtseinreichung ein zusätzlicher Verifizierungsschritt hinzugefügt.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Bestätigung einreichen“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Expense OCR aktivieren

Ihre Organisation kann entscheiden, die Technologie zur optischen Zeichenerkennung (OCR-Technologie) zu aktivieren, um extrahierte Daten automatisch in Spesenabrechnungen einzupflegen. Die OCR-Technologie spart Ihren Endbenutzern Zeit und Mühe, indem sie die folgenden Felder automatisch ausfüllt, wenn sie auf dem Beleg sichtbar sind, anstatt dass sie sie manuell eingeben müssen:

• Ausgabentyp
• Transaktionsdatum
• Betrag
• Währungscode
• Händler
• Letzte 4 Ziffern der Kreditkarte
• Mehrwertsteuer-Informationen

Vollständige Informationen finden Sie unter Expense OCR verstehen.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „OCR-Textextraktion für Spesenbelege aktivieren“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Aufteilung von Belegbildern mit mehreren Belegen verhindern

Wenn Ihre Organisation die OCR-Verarbeitung von Spesen aktiviert hat (siehe Expense OCR aktivieren oben), können Sie das System daran hindern, hochgeladene Bilder, die mehrere Belege enthalten, in separate Belegbilder aufzuteilen.

• Beispielsweise kann eine Verpflegungsausgabe einen detaillierten Beleg und einen separaten Kreditkartenbeleg enthalten, der als eine einzige Ausgabe zusammengehalten werden sollte.

Durch das Markieren von „Aufteilen von Belegbildern mit mehreren Belegen verhindern“ wird jedes Bild, das mehrere Belege enthält, als ein einzelnes Bild beibehalten, anstatt es in separate Bilder aufzuteilen.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Aufteilung von Belegbildern mit mehreren Belegen verhindern“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Standardmäßig Belegpaket-PDFs nach Positionen aufteilen

Im Verwaltungsmenü „Digitale Belege anfordern“ haben Benutzer die Möglichkeit, das Belegpaket (Ausgaben) als Sammlung einzelner PDFs für Einzelposten herunterzuladen, anstatt als eine einzige konsolidierte PDF-Datei. Administratoren können festlegen, dass das Kontrollkästchen „PDFs nach Positionen aufteilen“ standardmäßig aktiviert ist.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Scrollen Sie nach unten zu Einzelpostendetail, und klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Belegpaket-PDFs nach Positionen aufteilen“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Sammelgenehmigungen aktivieren

Ihre Organisation kann Sammelgenehmigungen aktivieren, damit Genehmigende mehrere Ausgaben gleichzeitig in Emburse Expense Enterprise zurückgeben, genehmigen oder neu zuweisen können.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Sammelgenehmigungen aktivieren“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Aufschlüsselung

Ihr Unternehmen kann sich dafür entscheiden, von den Benutzern nicht zu verlangen, dass sie Einzelpositionen der Hotelkosten auflisten, um sie in einer Reisekostenabrechnung zu speichern. Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Benutzer Hotelkosten wie jede andere einfache Ausgabe eingeben. Die Schaltfläche „EINZELAUFFÜHRUNG“ ist jedoch weiterhin im Ausgaben-Eingabefenster vorhanden, so dass der Benutzer bei Bedarf die Hotelkosten auflisten kann.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie auf den Umschalter neben „Optionale Einzelaufführung des Hotels“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Einzelaufst. Hotelposition Compliance Massenantwort

Ihre Organisation kann Benutzern die Möglichkeit einräumen, gleichzeitig auf dieselbe Warnmeldung bei mehreren Hotel-Ausgabebelegen zu antworten. Wenn Benutzer auf die erste Warnmeldung antworten, haben sie über ein Popup-Fenster die Möglichkeit, dieselbe Antwort auf alle Posten dieser Hotelausgabe mit derselben Compliance-Warnung zu veröffentlichen.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Einzelaufst. Hotelposition Compliance Massenantwort“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Belegpositionsdetails – Zuordnung

Administratoren können wählen, wie die Ergebnisse angezeigt werden, wenn Benutzer im Ausgabe-Eingabefenster nach einer Zuordnung suchen. Standardmäßig werden die Zuordnungen in den Suchergebnissen nach MatterUniqueID sortiert. Wenn der Suchbegriff jedoch genau mit der MatterNumber übereinstimmt, wird er als letztes Ergebnis in der Liste angezeigt. Ihr Unternehmen kann sich alternativ dafür entscheiden, die Ergebnisse nach MatterNumber zu sortieren.

1. Scrollen Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ nach unten zum Abschnitt „Belegpositionsdetails“ und klicken Sie auf BEARBEITEN.

2. Wählen Sie unter „Zuordnung“ die gewünschten Sortierkriterien aus der Dropdown-Liste neben „Sortieren der Zuordnungssuchergebnisse nach“ aus.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Statischen Text in der Übersicht der Belegpositionen anzeigen

Emburse Enterprise bietet Kunden die Möglichkeit, statischen Text auf dem Bildschirm für die Ausgabeneingabe einzufügen, der die Benutzer beim Ausfüllen der Felder anleitet. Ihr Unternehmen kann sich dafür entscheiden, diesen Text auch dann sichtbar zu machen, wenn sich die Ausgabe nicht mehr im Bearbeitungsmodus befindet. Auf diese Weise können Genehmiger genau sehen, was der Reisende beim Anlegen der Belegposition gesehen hat, um zu verstehen, warum bestimmte Daten eingegeben wurden.

1. Klicken Sie in der Registerkarte „Ausgaben“ auf BEARBEITEN.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Statischen Text in der Übersicht der Belegpositionen anzeigen“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Rechnungsstellung

CAPTURE Benutzer

Wählen Sie den Benutzer aus, der als Ersteller einer über Emburse Enterprise CAPTURE erstellten Rechnung angezeigt wird.

Mehrere Steuern für Belegposition

Für Kunden, die mehrere Arten von Steuerinformationen auf Belegpositionsebene erfassen müssen, ermöglicht Emburse Invoice Enterprise es Nutzern, zusätzliche Steuern, die dem Rechnungskopf zugeordnet sind, auch auf die einzelnen Belegpositionen anzuwenden. Die Primärsteuer aus der Kopfzeile wird weiterhin in die Belegpositionen kopiert. Wenn Sie auf der Belegposition auf „Steuer hinzufügen“ klicken, werden zusätzliche Steuern zur Auswahl angezeigt, sofern dies auf Positionsebene zutrifft.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Rechnung“ auf BEARBEITEN.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Mehrere Steuern für Belegpositionen“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Inaktive Lieferanten in die Suche der Rechnungsverwaltung einbeziehen

Kunden können wählen, ob sie inaktive Lieferanten in der erweiterten Suche der Rechnungsverwaltung für die Lieferantenauswahl anzeigen möchten. Inaktive Lieferanten werden in der Statuszeile unter der Lieferanten-ID angezeigt.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Rechnung“ auf BEARBEITEN.

2. Aktivieren Sie das Kästchen neben „Inaktive Lieferanten in die Rechnungsverwaltung einbeziehen“.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Anpassungstoleranz Bestellung

Dieser Bereich ist nur für eINVOICE-Kunden sichtbar, die auch Emburse PO verwenden.

Positions-Anpassungstoleranz

Mit dieser Funktion können Sie die zulässige Differenz zwischen den Beträgen auf einer Rechnung und denen auf der zugehörigen Bestellung festlegen. Dadurch verringert sich die Anzahl der manuellen Genehmigungen, die bei geringfügigen Abweichungen zwischen den Stückpreisen und Mengen auf einer Rechnung im Vergleich zur ursprünglichen Bestellung erforderlich sind.

Die Toleranzen können entweder als Prozentsätze oder als absolute Werte angegeben werden. Das System warnt Benutzer, die versuchen, Mengen, Beträge und/oder Preise in Rechnung zu stellen, die von denen in der Bestellung um mehr als den hier eingestellten Betrag oder Prozentsatz abweichen.

• Zeile: Zeile: Anzahl: Die zulässige Abweichung zwischen Rechnungszeilenmenge und Bestellzeilenmenge.

• Erweiterter Betrag: Die zulässige Abweichung zwischen Rechnungszeilenbetrag und Bestellzeilenbetrag.

• Zeile: Stückpreis: Die zulässige Abweichung zwischen dem Zeilenstückpreis der Rechnung und dem Zeilenstückpreis der Bestellung.

Anpassungstoleranz Header

Diese Funktion stellt sicher, dass Bestellungspositionen auch dann kopiert werden, wenn die Bestellungspositionsbeträge außerhalb der festgelegten Toleranzen auf Zeilenebene Ihres Unternehmens liegen. Die Anpassungstoleranz für den Header der Bestellung wird aktiviert, wenn alle vorherigen Anpassungen von Belegpositionen fehlschlagen, wodurch die Zeilenübernahme von Bestellungen in Rechnungen erhöht wird. Diese Funktion ergänzt die bestehenden Toleranzen auf Zeilenebene Ihres Unternehmens sowie die Anforderungen an die automatische Übermittlung in zwei oder drei Richtungen. Toleranz kann entweder als Betrag oder als Prozentsatz ausgewählt werden.

Rechnung OCR-Vision

OCR VISION E-MAIL-ADRESSE

Administratoren von Kunden, die die Funktion OCR VISION von Emburse Enterprise nutzen, können die eindeutige OCR-E-Mail-Adresse für ihr Unternehmen über die Option E-Mail-Adresse für OCR Vision anzeigen. Dies ist die Adresse, an die Benutzer und Lieferanten Anhänge für die OCR-Verarbeitung von Rechnungen senden können.

Klicken Sie auf E-MAIL-ADRESSE FÜR OCR VISION ABRUFEN, um Ihre kundenspezifische E-Mail-Adresse zu ermitteln.

SCHWELLENWERT für Zuverlässigkeitsstufe

Administratoren von Kunden, die die OCR VISION-Funktion von Emburse Enterprise nutzen, können einen Vertrauensschwellenwert für Rechnungen festlegen, die per OCR erstellt wurden, um eine Benachrichtigung und Weiterleitung auszulösen. Weitere Details dazu finden Sie unter Zuverlässigkeitsstufen.

Klicken Sie im Admin-Bildschirm „Kundeneinstellungen“ auf RECHNUNG OCR-VISION und dann auf BEARBEITEN.

Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um den Schwellenwert für die Genauigkeit auszuwählen, bei dem Sie die Benachrichtigung auslösen möchten. Wenn Sie diesen Wert auf eine beliebige Zahl über 0 einstellen, wird die Funktion „Zuverlässigkeitsstufen“ aktiviert. Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Wenn Sie Vertrauensebenen mit den Geschäftsregeln Ihres Unternehmens verknüpfen möchten, kontaktieren Sie uns über den Support.

Standard-Steuercode

Administratoren von Kunden, die die Funktion OCR VISION von Emburse Enterprise verwenden, können den Standard-Steuercode festlegen, der verwendet werden soll, wenn die Lieferantenadresse der Rechnung keinen zugehörigen Steuercode hat.

Gruppen-Routing und E-Mail-Kennungen

Administratoren können E-Mail-Adressen für die Rechnungs-OCR eine Kennung hinzufügen und eine Geschäftslogik anwenden, um festzulegen, ob automatisch erstellte Rechnungen zur Genehmigung an eine Einzelperson oder an eine Gruppe weitergeleitet werden sollen.

1. Klicken Sie im Bereich OCR-E-Mail-Konfiguration auf die blaue Plus-Schaltfläche, um eine neue Konfiguration zu erstellen. Diese dient als Standard-Rechnungsweiterleitung für eingehende Rechnungen, die an die angegebene E-Mail gesendet werden.

2. Fügen Sie im Feld Kennung der E-Mail-Adresse ein alphanumerisches Wort oder einen Code ein (z. B. eine Region oder den Namen einer Genehmigungsgruppe), das bzw. der in der E-Mail-Adresse erscheint, sodass Sie leicht erkennen können, wohin die an diese Adresse gesendeten E-Mails automatisch weitergeleitet werden.

• In der Kennung sind nur alphanumerische Zeichen, Bindestriche und Punkte erlaubt. Sonderzeichen wie %, & und @ sind nicht zulässig.

• Die vollständige E-Mail-Adresse wird automatisch generiert und unter dem Feld angezeigt.

3. Sie können die Adresse dann auf Grundlage von Listen einem bestimmten Benutzer oder einer Gruppe/Rolle zuweisen. Wenn Sie sie einer Gruppe zuweisen, kann jede Person, die der Gruppe angehört, die Rechnung genehmigen, um sie in den Routing-Zyklus aufzunehmen.

Anpassen der Mindestdateigröße für Rechnungs-OCR-E-Mails

Wenn ein Benutzer oder Lieferant eine Rechnung per E-Mail an Emburse Enterprise sendet, enthält diese E-Mail oft auch andere Dateien als die Rechnung, z. B. Firmenlogos und Signaturen. Während an die E-Mail angehängte PDFs immer als Rechnungen behandelt werden, können auch angehängte JPGs oder PNGs als Rechnungen betrachtet werden. Der Schwellenwert für die Mindestdateigröße von OCR-E-Mails ermöglicht Ihrem Unternehmen größere Bilder, die keine Rechnungen sind, herausfiltern, um zu verhindern, dass sie als Rechnungen behandelt werden. Umgekehrt können Sie den Schwellenwert niedriger einstellen, um kleinere Nicht-PDF-Rechnungen zu berücksichtigen.

Administratoren mit entsprechenden Berechtigungen können den Schwellenwert ändern, indem sie zum Abschnitt Rechnung OCR-Vision des Bildschirms Kundeneinstellungen navigieren, auf Bearbeiten klicken und das Dropdown-Menü Mindestdateigröße OCR-E-Mail verwenden, um die Mindestgröße in KB auszuwählen.

Bestellung

Versandausgabentyp für Punchout-Bestellung

Kunden, die unsere Katalog-Punchout-Funktion nutzen, können in diesem Dropdown-Menü den Ausgabentyp angeben, der zum Erstellen einer separaten Belegposition für den Versand in Bestell- und Rechnungszeilen verwendet wird. Weitere Details dazu finden Sie unter Katalog-Punchout.