Ausgabentypen zuweisen

Im Verwaltungsbildschirm „Ausgabentypen zuweisen“ können Benutzer mit Administratorrechten bestimmen, wie Ausgabentypen Transaktionscodes, Vor-Genehmigungsausgaben und anderen Funktionen zugeordnet werden, die den Ausgabentyp automatisch festlegen.

Bildschirm „Ausgabentypen zuweisen“ aktivieren

Administratoren mit entsprechenden Berechtigungen können den Verwaltungsbildschirm „Ausgabentypen zuweisen“ für andere Administratoren aktivieren.

1. Navigieren Sie in den Admin-Einstellungen zu SICHERHEIT > ZUGRIFFSBERECHTIGUNGEN. Wählen Sie die gewünschte Richtlinie und klicken Sie auf BEARBEITEN.

• Vollständige Einzelheiten zu Richtlinien und Berechtigungen finden Sie unter Verwaltung der Zugriffsberechtigungen.

2 Scrollen Sie nach unten zu Ausgabentypen zuweisen, wählen Sie die gewünschten Berechtigungen aus und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

Kreditkartentransaktionen

Kreditkarten-Feeds enthalten eindeutige Händlerkategorie-Codes (MCC), welche die Branche identifizieren, zu der der Händler gehört. Diese Codes können den Ausgabentypen Ihrem Unternehmen zugeordnet werden. Im Verwaltungsbildschirm „Ausgabentypen zuweisen“ können Sie anpassen, wie einzelne Händlerkategorie-Codes zugeordnet werden sollen.

Die Zuordnung, die Sie hier vornehmen, legt dann den Ausgabentyp fest, auf den eine Kreditkartentransaktion voreingestellt ist.

• Beachten Sie, dass alle Änderungen, die Sie vornehmen, nur für zukünftige Kreditkartentransaktionen gelten; bestehende Kreditkartentransaktionen werden weiterhin dem vorherigen Ausgabentyp zugeordnet.

1. Navigieren Sie in den Admin-Einstellungen zu KONFIGURATION > AUSGABENTYP ZUWEISEN>, wählen Sie KREDITKARTENTRANSAKTIONEN und klicken Sie auf BEARBEITEN.

2 Verwenden Sie das Suchfeld am Anfang der Liste, um die Liste nach Code, Händlerkategorie oder Ausgabentyp einzugrenzen. Die Suche wird in allen drei Bereichen gleichzeitig durchgeführt.

3 Klicken Sie auf den Ausgabentyp des Codes, den Sie ändern möchten, und klicken Sie gegebenenfalls auf LÖSCHEN, um den vorhandenen Ausgabentyp zu löschen. Wählen Sie den neuen Ausgabentyp aus der Dropdown-Liste aus. Beginnen Sie mit der Eingabe, um die Liste einzugrenzen.

4. Neben jedem Ausgabentyp, den Sie ändern, erscheint ein grüner Punkt, und oben rechts wird die laufende Summe der ausstehenden Änderungen angezeigt. Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie auf SPEICHERN klicken.

5. Wenn Sie auf SPEICHERN klicken, zeigt eine Bestätigungsmeldung die Gesamtzahl der Änderungen der Ausgabentypzuweisung an, die Sie vornehmen möchten. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie auf ABBRECHEN klicken, bleiben die von Ihnen vorgenommenen Änderungen erhalten, bis Sie sie entweder durch erneutes Klicken auf ABBRECHEN löschen oder speichern und bestätigen.

Vor-Genehmigungsausgaben

Administratoren können den Ausgabentypen Ihres Unternehmens Vor-Genehmigungs-Belegpositionstypen zuordnen, um die korrekten Vor-Genehmigungssalden zu berechnen, wenn ein Benutzer eine Reisekostenabrechnung für eine genehmigte Vor-Genehmigung erstellt. Im Verwaltungsbildschirm „Ausgabentypen zuweisen“ können Sie die Zuordnung von Vor-Genehmigungs-Belegpositionstypen zu Ausgabentypen ändern und auswählen, welcher Vor-Genehmigungs-Belegpositionstyp für jede Kategorie der primäre Typ für die automatische Erstellung einer Reisekostenabrechnung aus einer genehmigten Vor-Genehmigung ist.

Navigieren Sie in den Admin-Einstellungen zu KONFIGURATION > AUSGABENTYPEN ZUWEISEN>, wählen Sie VOR-GENEHMIGUNGSAUSGABEN und klicken Sie auf BEARBEITEN.

Verwenden Sie das Suchfeld oben, um die Liste nach Ausgabentyp oder Vor-Genehmigungstyp einzugrenzen. Die Suche wird in diesen beiden Feldern gleichzeitig durchgeführt.

• Beispielsweise können Sie den Vor-Genehmigungstyp „Essen“ eingeben, um eine Liste aller ihr zugeordneten Ausgabentypen anzuzeigen und zu sehen, welcher der primäre Ausgabentyp ist.
• Die Suche funktioniert im Ansichts- oder Bearbeitungsmodus und bleibt erhalten, wenn Sie zwischen den beiden Modi wechseln.

Ansichtsmodus

Bearbeitungsmodus

Vor-Genehmigungstypen bearbeiten

1. Klicken Sie im Bearbeitungsmodus auf den Vor-Genehmigungstyp, den Sie ändern möchten. Klicken Sie ggf. auf LÖSCHEN, um den vorhandenen Typ zu löschen und die Dropdown-Liste der Auswahlmöglichkeiten zu aktivieren.

2 Wählen Sie den neuen Ausgabentyp aus der Dropdown-Liste aus. Beginnen Sie ggf. mit der Eingabe, um die Liste einzugrenzen.

3 Neben jedem Ausgabentyp, den Sie ändern, erscheint ein grüner Balken, und oben rechts wird die laufende Summe der ausstehenden Änderungen angezeigt. Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie auf SPEICHERN klicken.

4. Wenn Sie auf SPEICHERN klicken, zeigt eine Bestätigungsmeldung die Gesamtzahl der Änderungen an, die Sie vornehmen möchten. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie auf ABBRECHEN klicken, bleiben die von Ihnen vorgenommenen Änderungen erhalten, bis Sie sie entweder durch erneutes Klicken auf ABBRECHEN löschen oder speichern und bestätigen.

Primären Ausgabentyp zuweisen

Wenn einer einzigen Vor-Genehmigungs-Belegposition mehrere Ausgabentypen zugewiesen sind, können Sie einen der Ausgabentypen als primären Ausgabentyp zuweisen. Wenn die Funktion „Import bei Vor-Genehmigung“ verwendet wird, teilt dies dem System mit, welcher Ausgabentyp bei der automatischen Generierung von Belegpositionen auf der neuen Reisekostenabrechnung verwendet werden soll, der aus einer genehmigten Vor-Genehmigung erstellt wird.

• Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Ausgabentypen für Geschäftsessen, Frühstück, Mittagessen und Abendessen hat, können Sie alle Ausgabentypen derselben Vor-Genehmigung zuordnen, z.B. dem Ausgabentyp „Essen“, und dann z.B. ein Geschäftsessen als primären Ausgabentyp festlegen. Wenn Sie die Funktion „Import bei Vor-Genehmigung“ verwenden, um eine Reisekostenabrechnung aus einer Vor-Genehmigung zu erstellen, die den Vor-Genehmigungs-Belegpositionstyp „Essen“ enthält, legt das System diese Ausgaben automatisch als Geschäftsessen-Belegposition an. Dann kann der Benutzer den Ausgabentyp nach Bedarf anpassen, ohne jede Belegposition von Grund auf neu anlegen zu müssen.

1. Um den primären Ausgabentyp zu ändern, klicken Sie auf BEARBEITEN und suchen Sie den aktuellen primären Ausgabentyp. Sie müssen die Aktivierung des aktuellen primären Typs aufheben, bevor Sie einen neuen auswählen können.

2 Suchen Sie nun den gewünschten Ausgabentyp und aktivieren Sie das Haupt-Kästchen. Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

OCR-Belegausgaben

Administratoren können den Verwaltungsbildschirm „Ausgabentypen zuweisen“ verwenden, um OCR-Kategoriebeschreibungen (Optical Character Recognition; Optische Zeichenerkennung) den Ausgaben-Belegpositionen zuzuordnen, damit beim Hochladen eines Belegs auf Chrome River automatisch die richtigen Kategorien zugewiesen werden. Die Zuordnung, die Sie hier festlegen, legt dann den Ausgabentyp fest, auf die eine Belegtransaktion voreingestellt ist.

1. Navigieren Sie in den Admin-Einstellungen zu KONFIGURATION > AUSGABENTYPEN ZUWEISEN>, wählen Sie OCR-BELEGAUSGABEN und klicken Sie auf BEARBEITEN.

2 Klicken Sie auf den Ausgabentyp der Ausgabenkategorie und -beschreibung und klicken Sie gegebenenfalls auf LÖSCHEN, um den vorhandenen Ausgabentyp zu löschen. Wählen Sie den neuen Ausgabentyp aus der Dropdown-Liste aus. Beginnen Sie mit der Eingabe, um die Liste einzugrenzen.

3 Neben jedem Ausgabentyp, den Sie ändern, erscheint ein grüner Balken, und oben rechts wird die laufende Summe der ausstehenden Änderungen angezeigt. Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie auf SPEICHERN klicken.

4. Wenn Sie auf SPEICHERN klicken, zeigt eine Bestätigungsmeldung die Gesamtzahl der Änderungen an, die Sie vornehmen möchten. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie auf ABBRECHEN klicken, bleiben die von Ihnen vorgenommenen Änderungen erhalten, bis Sie sie entweder durch erneutes Klicken auf ABBRECHEN löschen oder speichern und bestätigen.

Folios für Hotel und Autovermietung

Administratoren können den Verwaltungsbildschirm „Ausgabentypen zuweisen“ verwenden, um Folios für Hotel- und Autovermietungs-Kategoriebeschreibungen (Optical Character Recognition; Optische Zeichenerkennung) den Ausgaben-Belegpositionen zuzuordnen, damit beim Hochladen eines Foliobelegs auf Chrome River automatisch die richtigen Kategorien zugewiesen werden. Die Zuordnung, die Sie hier vornehmen, legt dann den Ausgabentyp fest, auf den jede Hotel- oder Mietwagenausgabe voreingestellt ist.

1. Navigieren Sie in den Admin-Einstellungen zu KONFIGURATION > AUSGABENTYPEN ZUWEISEN>, wählen Sie entweder FOLIO FÜR HOTEL oder FOLIO FÜR AUTOVERMIETUNG und klicken Sie auf BEARBEITEN.

2 Klicken Sie auf den Ausgabentyp der Ausgabenkategorie und -beschreibung und klicken Sie gegebenenfalls auf LÖSCHEN, um den vorhandenen Ausgabentyp zu löschen. Wählen Sie den neuen Ausgabentyp aus der Dropdown-Liste aus. Beginnen Sie mit der Eingabe, um die Liste einzugrenzen.

3 Neben jedem Ausgabentyp, den Sie ändern, erscheint ein grüner Balken, und oben rechts wird die laufende Summe der ausstehenden Änderungen angezeigt. Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie auf SPEICHERN klicken.

4. Wenn Sie auf SPEICHERN klicken, zeigt eine Bestätigungsmeldung die Gesamtzahl der Änderungen an, die Sie vornehmen möchten. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie auf ABBRECHEN klicken, bleiben die von Ihnen vorgenommenen Änderungen erhalten, bis Sie sie entweder durch erneutes Klicken auf ABBRECHEN löschen oder speichern und bestätigen.