Configurer les modèles de courriel HTML pour l'approbation de préapprobations

Les approbateurs reçoivent un courriel pour tous les éléments de chaque demande de préapprobation qui leur ont été attribués. En utilisant Écran d'administration des entités dans Chrome River en ligne, vous pouvez personnaliser certains aspects de l'affichage du courriel d'approbation.

Créer le modèle de courriel

Afin de pouvoir modifier le courriel de préapprobation, vous devrez créer un modèle de type d'entité. Cela vous permettra d'ajouter et de personnaliser des entités de manière à personnaliser l'apparence du courriel.

[1] Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > ENTITÉS.

[2] Utilisez la boîte de recherche pour vérifier si le type d'entité « EmailFormat_PAAN_default » requis existe déjà pour votre organisation. Si c’est le cas, passez à l’étape 5. Sinon, passez à l’étape 3.

[3] Cliquez sur le bouton bleu + à droite de « Types d’entités » et saisissez ce qui suit :

• Nom : Name : format de courriel de notification de préapprobation
• Description : Modèles de courriel d’approbation des dépenses
• Code : Code : EmailFormat_PAAN_default
• Ordre de tri : Utilisez le menu déroulant Ordre de tri pour modifier l’ordre dans lequel ce type d’entité figurera dans la liste. Vous pouvez trier par nom d’entité, code d’entité ou ordre de tri.

[4] Cochez la case Ne pas supprimer (du flux), cliquez sur APPLIQUER dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Pour de plus amples renseignements sur l’option Langues, voir Ajouter et modifier les langues de type d'entité.

5. Ensuite, vous ajouterez une entité au type d'entité « EmailFormat Pre Approval Notification » afin de personnaliser la configuration de la notification d'approbation de préapprobation par courriel. Dans la grille Entités dans la moitié inférieure de l’écran, cliquez sur le bouton bleu +.

6. Ajoutez l’entité suivante :

• Nom : Name : modèle de courriel personnalisé
• Code : TemplateName
• Données supplémentaires 1 : Extra Data 1 : saisissez l'un des codes suivants, selon la configuration souhaitée :
• Défaut : Default : modèle de courriel d'approbation de préapprobation par défaut
• Details Details : inclure les détails des dépenses dans le modèle de courriel d'approbation de préapprobation par défaut
• Details_and_Reason: inclure les détails des dépenses et la raison de l'attribution
• Default_no-btn_no-inst : modèle de courriel par défaut sans bouton d'approbation ni instructions
• Details_no-btn_no-inst : modèle de courriel par défaut avec les détails des dépenses, mais aucun bouton d'approbation ni instructions

Cochez Ne pas SUPPRIMER (du flux), laissez les autres champs vides et cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter un lien pour afficher les images

[1] Sélectionnez EmailFormat Pre Approval Notification dans la liste des types d'entités.

[2] Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : IncludeImageLink
• Code : IncludeImageLink
• Extra Data 1 : Saisissez le nombre de jours pendant lesquels le lien pour les images doit être actif. Les valeurs valides (en jours) sont
• 1 à 7 (toute valeur dans cette fourchette)
• 14
• 30
• 60
• 90
• 180

Un lien « View Image » apparaîtra au bas du courriel d'approbation de préapprobation en format HTML. Au terme du délai spécifié, l'approbateur ne sera plus en mesure d'afficher les images.

Ajouter un lien Chrome River dans les instructions

Vous pouvez ajouter un lien vers Chrome River PRE-APPROVAL dans les instructions. Si vous choisissez cette option, le texte « Pour visualiser cette préapprobation ou accéder à l'application Chrome River, cliquez ici » sera inséré, ainsi que l'URL Chrome River de votre choix.

[1] Sélectionnez EmailFormat Pre Approval Notification dans la liste des types d'entités.

[2] Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : Nom : instructions URL
• Code : Code : Instructions_URL
• Données supplémentaires 1 : Entrez l’URL de votre choix

[3] Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

[4] Vous devez maintenant personnaliser les instructions par défaut afin qu'elles traitent de « préapprobation » et non de « dépenses ». Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : Name : instructions de l'URL pour voir le texte du rapport
• Code : Code : Instructions_View_Report_Text_URL
• Données supplémentaires 1 : Extra Data 1 : pour consulter cette préapprobation ou accéder à l'application Chrome River,

[3] Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter un nombre de rappels à l'objet

Vous pouvez configurer le modèle du courriel de notification de préapprobation pour que le nombre de rappels envoyés s'affiche dans la ligne objet.

[1] Sélectionnez EmailFormat Pre Approval Notification dans la liste des types d'entités.

[2] Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : Nom : afficher le nombre de rappels
• Code : Code : SHOW_REMINDER_COUNT
• Données supplémentaires 1 : vrai

[3] Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.