Exportations par PAIEMENT DIRECT

La disponibilité de cette fonction dépend des règles de sécurité de votre entreprise. Seules les dépenses ayant fait l’objet d’une exportation régulière peuvent être exportées par PAIEMENT DIRECT (voir Exporter les dépenses approuvées pour plus d’informations). Il est possible d’exporter des rapports avec des valeurs de paiement négatives si la valeur totale de l’exportation est positive.

Pour plus de détails sur PAIEMENT DIRECT, voir Cartes de crédit PAIEMENT DIRECT.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > PAIEMENTS > EXPORTATION PAR PAIEMENT DIRECT.

Rechercher et filtrer les dépenses approuvées

Si vous cliquez sur RECHERCHER sans sélectionner de critère de filtre, l’écran vous montrera toutes les dépenses qui ont été approuvées et exportées vers le système de comptabilité. Vous pouvez également filtrer les résultats afin de ne payer que certaines dépenses. Saisissez les critères que vous souhaitez utiliser pour créer votre filtre (par exemple, le responsable des dépenses, le type de paiement). Cliquez ensuite sur RECHERCHER.

Pour enregistrer vos critères de filtre pour une utilisation future, cliquez sur ENREGISTRER avant de rechercher, puis cliquez sur COMMENCER UNE NOUVELLE RECHERCHE.

Saisissez le nom de recherche souhaité et cliquez sur CRÉER.

Votre recherche enregistrée sera disponible dans la liste déroulante RECHERCHE ENREGISTRÉE.

Pour modifier ou supprimer une recherche enregistrée, sélectionnez-la dans la liste déroulante, puis cliquez sur l’icône crayon (à modifier) ou l’icône corbeille (à supprimer).

Exporter les dépenses de PAIEMENT DIRECT approuvées

La liste affiche les dépenses qui doivent être remboursées sur le compte bancaire du demandeur (ACH ou REIM) et les dépenses qui doivent être remboursées sur la carte de crédit de l’entreprise (AMEX).

Sélectionnez la ou les dépenses de PAIEMENT DIRECT approuvées que vous souhaitez exporter. En bas de l’écran, vous verrez le nombre total de propriétaires de dépenses sélectionnés et des montants totaux distincts pour chaque type de paiement que vous êtes sur le point d’exporter.

Cliquez sur EXPORTER dans le coin supérieur droit. Vous recevrez une confirmation par courriel.

Les dépenses affichées en italique gris ne peuvent pas être soumises. Passez votre curseur sur la case à cocher de cette dépense pour afficher la raison.

Si vous tentez d’exporter une dépense alors qu’aucun compte bancaire n’a été sélectionné, vous recevrez un message d’erreur. Consultez Modifier les comptes bancaires pour le remboursement des dépenses, ci-dessous.

Modifier les comptes bancaires pour le remboursement des dépenses

Vous pouvez sélectionner différents comptes bancaires de l’entreprise à partir desquels rembourser chaque dépense. Sélectionnez une dépense dans la liste et cliquez sur MODIFIER.

Dans la fenêtre contextuelle, utilisez le menu déroulant pour sélectionner le compte bancaire à partir duquel payer cette dépense et cliquez sur MODIFIER.

Supprimer les dépenses approuvées

Pour les paiements effectués à l’extérieur de l’environnement Chrome River, vous pouvez retirer les dépenses approuvées d’une exportation.

• Remarque : Remarque : les paiements effectués avec Remboursements globaux alimentés par Wise ne peuvent pas être retirés d’une exportation.

Vérifiez toutes les dépenses qui peuvent être retirées et cliquez sur SUPPRIMER en haut de l’écran.

Dans la fenêtre contextuelle de confirmation, tapez « SUPPRIMER », puis cliquez sur SUPPRIMER.

Télécharger les données d’exportation

Pour télécharger une version .csv ou .xls de toutes les données sur l’écran Exportations de PAIEMENT DIRECT, cliquez sur TÉLÉCHARGER EN FORMAT et sélectionnez le type de fichier souhaité. Le fichier généré contiendra tous les éléments renvoyés par le filtre actuel à l’écran.

Remettre en file d’attente des transactions de PAIEMENT DIRECT

Lorsqu’un PAIEMENT DIRECT d’un utilisateur est retourné en raison d’un numéro de compte bancaire ou d’un numéro d’acheminement non valide, l’administrateur reçoit un courriel de notification contenant le(s) nom(s) du propriétaire des dépenses et l’ID de la demande d’exportation. L’administrateur contacte le responsable des dépenses pour l’informer de la mise à jour des informations bancaires. Ensuite, l’administrateur peut demander le rapport de dépenses pour la prochaine exportation de PAIEMENT DIRECT via l’écran Remettre en file d’attente des exportations de PAIEMENT DIRECT de Chrome River.

• Remarque : Remarque : les paiements effectués avec Remboursements globaux alimentés par Wise seront automatiquement remis en file d’attente s’ils sont renvoyés.

Tout d’abord, cliquez sur l’onglet REMETTRE EN FILE D’ATTENTE.

Saisissez l’ID Remettre en file d’attente dans la notification par courriel et sélectionnez le propriétaire de la dépense dans la liste déroulante, puis cliquez sur REMETTRE EN FILE D’ATTENTE.

Vous pouvez également saisir l’ID de demande et le type de paiement, qui demanderont tous les paiements pour ce type.