Créer et gérer les entrées de marchandises

Le module de réception Emburse Enterprise vous permet de suivre la réception des articles acquis via un bon de commande Emburse Enterprise.

Créer un nouveau reçu de marchandises

1. Dans le tableau de bord, sur le ruban Réception de marchandises, sélectionnez + Créer.

Vous pouvez également, dans la Liste de réception des marchandises envoyées, cliquer sur le bouton + dans le coin supérieur droit de la liste.

2. Sélectionnez le bon de commande approuvé auquel les marchandises reçues correspondent.

Recherche rapide

Utilisez la zone de recherche en haut de la liste pour effectuer une recherche par numéro de fournisseur ou de bon de commande. Mettez en surbrillance le bon de commande souhaité et sélectionnez Suivant.

Recherche avancée

Si votre organisation totalise de nombreux bons de commande pour le même fournisseur, sélectionnez Recherche avancée en bas pour affiner la recherche selon divers critères.

Lorsque vous aurez trouvé le bon de commande recherché, sélectionnez Lier.

3. Le système ouvrira un reçu de marchandises vierge avec le fournisseur prérempli. Sélectionnez MODIFIER.

4. Renseignez autant de détails que souhaité ; seuls la Date de réception et le Numéro de reçu sont obligatoires.

• Date de réception
• Numéro de reçu
• Destinataire du reçu : Par défaut, il s’agit de l’utilisateur connecté créant le reçu de marchandises. Utilisez le sélecteur de personne pour choisir un autre utilisateur.
• Description
• Mémo
• Commentaires

5. La section Articles reçus est automatiquement renseignée avec les articles du bon de commande associé, vous permettant d’enregistrer combien vous avez reçu de chaque article.

Si vous avez reçu chaque type d’article sur le BC, cliquez sur NUMÉRO DE POSTE pour les sélectionner tous. Sinon, cochez les cases à côté de chaque poste d’articles reçus et saisissez la quantité totale reçue dans les cases Quantité correspondantes. Puis sélectionnez ENREGISTRER.

Si vous saisissez un nombre supérieur au total du BC, le système affichera un message d’avertissement. Cependant, le système vous permettra d’enregistrer le nombre plus élevé afin de pouvoir documenter les situations où vous recevez plus que la quantité demandée sur le BC.

6. Lorsque vous avez documenté toutes les marchandises reçues, cliquez sur SOUMETTRE.

• Si vous n’avez pas reçu toutes les marchandises demandées sur le bon de commande, soumettez un reçu pour le nombre de marchandises reçues et créez d’autres reçus de marchandises à mesure que vous recevrez le reste des articles.

7. Le reçu de marchandises apparaîtra maintenant dans votre liste de reçus de marchandises soumis.

8. Vous pouvez également afficher le rapport PDF de tout reçu de marchandises lié à un BC en sélectionnant la flèche bleue de téléchargement à côté du numéro de reçu de marchandises sur l’écran de prévisualisation du BC.

Affichage, édition et suppression des reçus de marchandises soumis

Sélectionnez le reçu de marchandises souhaité dans la liste pour en afficher le résumé.

• Sélectionnez MODIFIER pour apporter des modifications.
• Sélectionnez PDF pour afficher le rapport complet du reçu de marchandises en PDF.
• Sélectionnez SUPPRIMER pour supprimer le reçu de marchandise.

Attribution de lignes Reçu des marchandises sur les factures

Les clients utilisant le module Reçu de marchandises avec une correspondance à trois étapes et un PGI qui exige une relation spécifique entre la ligne Reçu de marchandise et la ligne Facture peuvent réconcilier les données Reçu de marchandises au niveau de la ligne sur la facture en attribuant toute ligne Reçu de marchandises associée au bon de commande joint à une ligne Facture via le menu déroulant Correspondance des postes de reçu.