Best Practices für das Management von Bestellungen

Für Rechtsabteilungen in der EU ist die Vorabgenehmigung von Ausgaben mittels Bestellungen mehr als nur gute Praxis, sie ist eine Maßnahme zur Sicherstellung von Compliance und korrekter Abrechnung. Dieser Leitfaden beschreibt Vorgehensweisen, um Bestellungs-Workflows prüfungssicher, umsatzsteuerkonform und innerhalb von Emburse Invoice Enterprise vollständig optimiert zu gestalten. Durch die Erstellung von Bestellungen über einen standardisierten Anforderungs- und Genehmigungsprozess kann Ihre Organisation den Aufwand im Kreditorenmanagement reduzieren, die Genauigkeit erhöhen und nachgelagerte Verzögerungen nach der Transaktion vermeiden.

Erstellung von Bestellungen zentralisieren

Warum dies wichtig ist

Eine dezentrale Erstellung von Bestellungen führt zu Abrechnungsfehlern, Budgetabweichungen und erhöhten Prüfungsrisiken.

So setzen Sie es um

• Verwenden Sie standardisierte Bestellungs-Vorlagen, die Folgendes enthalten
  • Lieferanten Name
  • Aktennummer oder Mandantencode
  • Beschreibung
  • Menge und geschätzter Betrag
  • MwSt.-Kategorie
  • Budgetcode
• Verknüpfen Sie jede Bestellung mit einem bestimmten Mandat oder einer internen Kostenstelle, um Transparenz zu gewährleisten.

Genehmigungs-Workflows automatisieren

Warum dies wichtig ist

Manuelle Genehmigungsweiterleitungen führen zu Engpässen.

So setzen Sie es um

• Konfigurieren Sie gestaffelte Genehmigungsschwellen in Emburse Invoice Enterprise.
  • Beispiel: 1.000 € = Manager, 5.000 €+ = Partner
• Stellen Sie eine klare Nachverfolgung von Audit-Feldern (Einreichungs- und Genehmigungsdatum) sicher, um SLA-Kennzahlen zu überwachen.

Rechnungsabgleich durchsetzen

Warum dies wichtig ist

Der Rechnungsabgleich stellt sicher, dass Lieferanten nur genehmigte Waren oder Dienstleistungen in Rechnung stellen.

So setzen Sie es um

• Verlangen Sie von Lieferanten, dass sie auf allen Rechnungen die Bestellnummer angeben.
• Aktivieren Sie den 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleich in Emburse Invoice Enterprise.
  • 3-Wege: Verwendung für physische Waren und überprüfbare Liefergegenstände wie
    • IT-Hardware, Bürobedarf, Druckmaterialien
    • Catering, Marketing-Lieferleistungen, Logistik
    • Softwarelizenzen (pro Benutzer/pro Einheit)
  • 2-Wege: Verwendung für Dienstleistungen wie
    • Rechtsberatung, Berater, Sachverständige
    • SaaS, Forschungsdienstleistungen, Ausbildung/Schulungen
    • Transkription, Übersetzung, Agenturhonorare
• Festlegung von Toleranzregeln (z. B. ±5 %), um Abweichungen automatisch zu kennzeichnen.

Sicherstellung der MwSt.- und EU-Compliance

Warum dies wichtig ist

Fehler bei der MwSt.-Klassifizierung können zu Sanktionen oder zum Verlust von Vorsteuerabzügen führen.

So setzen Sie es um

• Weisen Sie MwSt.-Kategorien pro Bestellung korrekt zu, insbesondere bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen.
• Bewahren Sie alle Bestell- und Dokumentationsdaten mindestens sieben Jahre auf.

Passen Sie sich rechtlichen Abrechnungsmodellen an.

Warum dies wichtig ist

Die Zuordnung von Bestellungen zu Mandanten- und Aktennummern unterstützt eine korrekte Mandantenabrechnung und stärkt das Vertrauen.

So setzen Sie es um

• Ordnen Sie jede Bestellung einem Mandanten- oder Aktenzeichen zu.
• Führen Sie monatliche Überprüfungen der Ausgaben nach Lieferanten oder Mandaten durch, um die Prüfungsbereitschaft sicherzustellen.

Stellen Sie Schulungen und Support bereit.

Warum dies wichtig ist

Wissenslücken führen zu Compliance-Risiken.

So setzen Sie es um

• Integrieren Sie Schulungen zu Bestellprozessen in das Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Führen Sie vierteljährliche Auffrischungsschulungen für Kreditorenmanagement, Legal Operations und Einkauf durch.
• Definieren Sie Eskalationswege (z. B. AP Lead oder Helpdesk).

Pflegen Sie Lieferantenstammdaten.

Warum dies wichtig ist

Veraltete Lieferantendaten verursachen Verzögerungen und potenzielle rechtliche Risiken.

So setzen Sie es um

• Stellen Sie sicher, dass die folgenden Lieferanteninformationen aktuell sind:
  • Name der rechtlichen Einheit
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • IBAN
  • Land/Region

Ermöglichen Sie Transparenz und Prognose.

Warum dies wichtig ist

Der Zugriff auf Echtzeitdaten verhindert Mehrausgaben und unterstützt die Budgetplanung.

So setzen Sie es um

• Nutzen Sie Emburse-Dashboards zur Überwachung von
  • offenen Bestellungen
  • verpflichteten im Vergleich zu tatsächlichen Ausgaben
  • gekennzeichneten Abweichungen
• Ermutigen Sie Teams, Bestelldaten zur Planung zukünftiger Mandats- oder Teambudgets zu verwenden.