HTML-E-Mail-Vorlagen für Vor-Genehmigungen konfigurieren

Genehmiger erhalten eine E-Mail für alle Positionen jeder Vor-Genehmigungsanfrage, die an sie delegiert wurde. Sie können bestimmte Eigenschaften von E-Mail-Genehmigungen im Verwaltungsmenü Verwaltungsmenü „Listen“ in Chrome River online an die Bedürfnisse der Benutzer anpassen.

E-Mail-Vorlage erstellen

Um E-Mail-Genehmigungen für Vor-Genehmigungen zu bearbeiten, müssen Sie einen Listentyp erstellen, der als Vorlage dient. Diese Listentyp-Vorlage ermöglicht es Ihnen, Listen hinzuzufügen und zu bearbeiten, um die E-Mail nach Kundenwünschen anzupassen.

1. Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > LISTEN.

2 Suchen Sie im Suchfeld nach dem gewünschten „EmailFormat_PAAN_default“-Listentyp, um zu sehen, ob der Listentyp für Ihr Unternehmen bereits existiert. Sollte dies der Fall sein, gehen Sie zu Schritt 5. Ansonsten fahren Sie mit Schritt 3 fort.

3 Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+), der rechts neben „Listentypen“ steht, und geben Sie folgende Informationen ein:

• Name: E-Mail-Format Benachrichtigungen Vor-Genehmigungen
• Beschreibung: E-Mail-Vorlage für Vor-Genehmigungen der Ausgaben
• Code: EmailFormat_PAAN_default
• Sortierreihenfolge: Benutzen Sie das Drop-down-Menü Sortierreihenfolge, um die Reihenfolge der Listentypen zu ändern. Sie können nach Listenname, Listencode oder Sortierreihenfolge sortieren.

4. Kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an, klicken Sie dann im Pop-up-Fenster auf ÜBERNEHMEN und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Weitere Informationen über die Sprachoptionen finden Sie unter Sprachen für Listentypen hinzufügen und bearbeiten.

5. Nun werden Sie eine Liste zum Listentyp „E-Mail-Format Benachrichtigungen Vor-Genehmigungen“ hinzufügen. Sie können somit die Darstellung der E-Mail-Benachrichtigungen für Vor-Genehmigungen benutzerdefiniert anpassen. Klicken Sie in der unteren Hälfte des Bildschirms – im Listentyp-Diagramm – auf den blauen Plus-Button (+).

6. Fügen Sie folgende Liste hinzu:

• Name: Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage
• Code: TemplateName
• Extradaten 1: Geben Sie je nachdem, welche Darstellung Sie wünschen, einen der folgenden Codes ein:
• Standard: Standard-E-Mail-Vorlage für Vor-Genehmigungen
• Details: Ausgabendetails in der Standard-E-Mail-Vorlage für Vor-Genehmigungen einschließen
• Details_and_Reason: Ausgabendetails und Zuweisungsgrund einschließen
• Default_no-btn_no-inst: Standard-E-Mail-Vorlage ohne Schaltflächen zur Genehmigung oder zu Anweisungen
• Details_no-btn_no-inst: Standard-E-Mail-Vorlage mit Ausgabendetails aber ohne Schaltflächen zur Genehmigung oder zu Anweisungen

Kreuzen Sie das Kästchen Nicht LÖSCHEN (aus Feed) an, lassen Sie die anderen Felder leer, und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

„Bilder ansehen“-Link hinzufügen

1. Wählen Sie E-Mail-Format Benachrichtigungen Vor-Genehmigungen in der Liste der Listentypen aus.

2 Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: IncludeImageLink
• Code: IncludeImageLink
• Extradaten 1: Geben Sie an, für wie viele Tage der Link zum Bild bzw. zu den Bildern aktiv sein soll. Gültige Werte (in Tagen) sind
• 1–7 (eine beliebige Zahl in diesem Wertebereich)
• 14
• 30
• 60
• 90
• 180

Ein „Bild ansehen“-Link wird am Ende des HTML-E-Mails für Vor-Genehmigungen angezeigt. Der Genehmiger ist nicht mehr in der Lage, das Bild oder die Bilder einzusehen, sobald die angegebene Zeitspanne nach dem E-Mail-Versand verstrichen ist.

Auf die Anweisungen verweisenden Chrome River-Link hinzufügen

Sie können den Anweisungen eine Zeile hinzufügen, die Benutzer direkt auf Chrome River PRE-APPROVAL verlinkt. „Um diese Vor-Genehmigung anzuzeigen oder auf die Chrome River-Anwendung zuzugreifen, klicken Sie hier“. Sie können dann die Chrome River-URL auswählen, die ebenfalls eingefügt wird.

1. Wählen Sie E-Mail-Format Benachrichtigungen Vor-Genehmigungen in der Liste der Listentypen aus.

2 Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: URL auf Anweisungen
• Code: Instructions_URL
• Extradaten 1: Gewünschte URL eintragen

3 Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

4. Nun müssen Sie den Text der Standardanweisungen dahin gehend anpassen, dass er auf die „Vor-Genehmigungen“ und nicht auf die „Ausgaben“ verweist. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: URL auf Anweisungen-Bericht anzeigen
• Code: Instructions_View_Report_Text_URL
• Extradaten 1: Um diese Vor-Genehmigung anzuzeigen oder auf die Chrome River-Anwendung zuzugreifen,

3 Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Anzahl gesandter Erinnerungen in die Betreffzeile einfügen

Sie können die E-Mail-Vorlage „E-Mail-Format Benachrichtigungen Vor-Genehmigungen“ so konfigurieren, dass die Anzahl der Erinnerungen in der Betreffzeile angezeigt wird.

1. Wählen Sie E-Mail-Format Benachrichtigungen Vor-Genehmigungen in der Liste der Listentypen aus.

2 Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: Anzahl der Erinnerungen anzeigen
• Code: SHOW_REMINDER_COUNT
• Extradaten 1: wahr

3 Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.