Exporte der Direktzahlung

Die Verfügbarkeit dieser Funktion hängt von den Sicherheitsregeln Ihres Unternehmens ab. Nur Ausgaben, die einen regulären Export durchlaufen haben, können per DIREKTZAHLUNG exportiert werden (siehe Genehmigte Ausgaben exportieren für weitere Informationen). Es besteht die Möglichkeit, Berichte mit negativen Zahlungswerten zu exportieren, wenn der Gesamtwert des Exports positiv ist.

Nähere Informationen zur DIREKTZAHLUNG finden Sie hier: DIRECT PAY-Kreditkarten.

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > ZAHLUNGEN > EXPORT DER DIREKTZAHLUNG.

Genehmigte Ausgaben finden und filtern

Wenn Sie auf SUCHEN klicken, ohne Filterkriterien auszuwählen, zeigt Ihnen der Bildschirm alle Ausgaben an, die genehmigt und in das Buchhaltungssystem exportiert wurden. Sie können die Ergebnisse auch filtern, um nur bestimmte Ausgaben zu bezahlen. Geben Sie die Kriterien an, anhand derer Sie Ihren Filter erstellen möchten (z. B. Reisender, Zahlungsart). Klicken Sie dann auf SUCHE.

Um Ihre Filterkriterien für die zukünftige Verwendung zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN, bevor Sie suchen, und klicken Sie dann auf NEUE SUCHE ERSTELLEN.

Geben Sie den gewünschten Namen für die Suche ein und klicken Sie auf ERSTELLEN.

Ihre gespeicherte Suche wird im Dropdown-Menü GESPEICHERTE SUCHE verfügbar sein.

Um eine gespeicherte Suche zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie sie aus dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie dann auf das Bleistiftsymbol (zum Bearbeiten) oder das Papierkorbsymbol (zum Löschen).

Genehmigte DIREKTZAHLUNGSAUSGABEN exportieren

Die Liste zeigt Ausgaben, die auf das Bankkonto des Antragstellers (ACH oder REIM) erstattet werden müssen, und Ausgaben, die auf die Kreditkarte des Unternehmens (AMEX) erstattet werden müssen.

Wählen Sie die genehmigten DIREKTZAHLUNGSAUSGABEN aus, die Sie exportieren möchten. Am unteren Bildschirmrand sehen Sie die Gesamtanzahl der ausgewählten Reisenden und separate Gesamtbeträge für jede Zahlungsart, die Sie exportieren möchten.

Klicken Sie auf EXPORTIEREN in der oberen rechten Ecke. Im Anschluss erhalten Sie eine E-Mail-Bestätigung.

Ausgaben, die in grauer Kursivschrift angezeigt werden, können nicht eingereicht werden. Bewegen Sie den Cursor über das Kontrollkästchen für diese Ausgabe, um den Grund anzuzeigen.

Wenn Sie versuchen, eine Ausgabe zu exportieren und kein Bankkonto ausgewählt wurde, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Weitere Informationen finden Sie nachstehend unter Bankkonten für die Erstattung von Ausgaben bearbeiten.

Bankkonten für die Erstattung von Ausgaben bearbeiten

Sie können verschiedene Firmenbankkonten auswählen, von denen aus jede Ausgabe erstattet werden soll. Wählen Sie eine Ausgabe in der Liste aus und klicken Sie auf BEARBEITEN.

Wählen Sie im Popup-Fenster über das Dropdown-Menü das Bankkonto aus, von dem aus Sie die Ausgaben bezahlen möchten, und klicken Sie auf BEARBEITEN.

Genehmigte Ausgaben löschen

Für Zahlungen, die außerhalb von Chrome River erfolgen, können Sie genehmigte Ausgaben aus einem Export entfernen.

• HINWEIS: Zahlungen, die über Global Reimbursements Powered by Wise getätigt wurden, können nicht aus einem Export entfernt werden.

Markieren Sie alle Ausgaben, die entfernt werden sollen, und klicken Sie auf LÖSCHEN am oberen Bildschirmrand.

Geben Sie im Bestätigungs-Popup „LÖSCHEN“ ein und klicken Sie dann auf LÖSCHEN.

Exportdaten herunterladen

Um eine .csv- oder .xls-Version aller Daten auf dem Bildschirm „Export der Direktzahlung“ herunterzuladen, klicken Sie auf HERUNTERLADEN ALS und wählen Sie den gewünschten Dateityp aus. Die generierte Datei enthält alle Elemente, die vom aktuellen Filter auf dem Bildschirm zurückgegeben werden.

DIREKTZAHLUNGSTRANSAKTIONEN wieder in die Warteschlange stellen

Wenn die DIREKTZAHLUNG eines Benutzers aufgrund einer ungültigen Bankkontonummer oder Routingnummer zurückgegeben wird, erhält der Administrator eine Benachrichtigungs-E-Mail mit dem Namen des Reisenden und der Exportwarteschlangen-ID. Der Administrator kontaktiert den Reisenden, um ihn zu bitten, die Bankdaten zu aktualisieren. Dann kann der Administrator die Reisekostenabrechnung für den nächsten DIREKTZAHLUNGSEXPORT über das Menü „DIREKTZAHLUNGSEXPORTE wieder in die Warteschlange stellen“ in Chrome River anfordern.

• HINWEIS: Zahlungen, die über Global Reimbursements Powered by Wise getätigt werden, werden automatisch zurückerstattet, wenn sie zurückgegeben werden.

Klicken Sie zunächst auf den Reiter WIEDER IN DIE WARTESCHLANGE STELLEN.

Geben Sie die ID für erneute Warteschlange aus der E-Mail-Benachrichtigung ein, wählen Sie den Reisenden aus der Dropdown-Liste und klicken Sie dann auf WIEDER IN DIE WARTESCHLANGE STELLEN.

Alternativ können Sie auch die ID für erneute Warteschlange und den Zahlungstyp eingeben, die alle Zahlungen für diesen Typ wieder in die Warteschlange stellen.