Materialbelege erstellen und verwalten

Mit dem Empfangsmodul von Chrome River können Sie den Empfang von Positionen verfolgen, die über eine Chrome-River-Bestellung erworben wurden.

Beleg für Neuware erstellen

1. Klicken Sie im Dashboard im Menüband Materialbeleg auf + ERSTELLEN.

Alternativ können Sie oben rechts in der Liste „Eingereichte Materialbelege“ auf die Schaltfläche + klicken.

2 Sie müssen die genehmigte Bestellung auswählen, der die empfangene Ware entspricht.

• Schnellsuche: Schnellsuche: Verwenden Sie das Suchfeld oben in der Liste, um nach Lieferanten- oder Bestellnummern zu suchen.
• Erweiterte Suche: Klicken Sie unten auf ERWEITERTE SUCHE, um die Suche nach verschiedenen Kriterien einzuschränken.

Wenn Sie die gewünschte Bestellung in der Schnellsuche gefunden haben, markieren Sie sie und klicken Sie auf WEITER.

Alternativ ist eine erweiterte Suche besonders hilfreich, wenn Ihr Unternehmen zahlreiche Bestellungen für denselben Lieferanten hat.

Geben Sie die gewünschten Kriterien ein und klicken Sie auf SUCHE.

• Beachten Sie, dass Lieferant und Belegposition Typ erforderlich sind, um eine Suche durchzuführen.

Sobald Sie die gewünschte Bestellung über die erweiterte Suche gefunden haben, klicken Sie auf LINK.

3 Sie werden zu einem leeren Materialbeleg mit vorausgefülltem Lieferanten geführt. Klicken Sie auf BEARBEITEN.

4. Geben Sie so viele Angaben wie gewünscht ein; nur Belegdatum und Belegnummer sind Pflichtfelder.

• Belegdatum
• Belegnummer
• Belegempfänger: Standardmäßig ist dies der angemeldete Benutzer, der den Materialbeleg erstellt. Verwenden Sie die Personenauswahl, um einen anderen Benutzer auszuwählen.
• Beschreibung
• Memo
• Kommentare

5. Der Bereich „Eingegangene Positionen“ wird automatisch mit den Positionen aus der zugehörigen Bestellung ausgefüllt, so dass Sie erfassen können, wie viele von jeder Position eingegangen sind.

Wenn Sie jede Art von Belegposition in der Bestellung erhalten haben, klicken Sie auf ZEILENNUMMER, um sie alle auszuwählen. Andernfalls aktivieren Sie die Kästchen neben jeder Art von Belegposition, die Sie erhalten haben, und geben Sie die Gesamtmenge in die entsprechenden MENGE-Felder ein. Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.

Wenn Sie eine Anzahl eingeben, die größer ist als die Gesamtzahl aus der Bestellung, erscheint eine Warnmeldung. Das System ermöglicht es Ihnen jedoch, die höhere Anzahl zu speichern, damit Sie Situationen dokumentieren können, in denen Sie mehr als die auf der Bestellung angeforderte Menge erhalten.

6. Wenn Sie alle Materialbelege dokumentiert haben, klicken Sie auf EINREICHEN.

• Wenn Sie nicht alle auf der Bestellung angeforderten Positionen erhalten haben, reichen Sie einen für die Menge ein, die Sie erhalten haben, und erstellen Sie zusätzliche Materialbelege, sobald die verbleibenden Positionen eintreffen.

7. Der Materialbeleg wird nun in Ihrer Liste der eingereichten Materialbelege angezeigt.

8. Sie können auch den PDF-Bericht eines Materialbelegs anzeigen, der mit einer Bestellung verknüpft ist, indem Sie auf den blauen Downloadpfeil neben der Materialbelegnummer im Vorschaubildschirm der Bestellung klicken.

Anzeigen, Bearbeiten und Löschen von eingereichten Materialbelegen

Klicken Sie in der Liste einmal auf den gewünschten Materialbeleg, um eine Übersicht anzuzeigen.

• Klicken Sie auf BEARBEITEN, um Änderungen vorzunehmen.
• Klicken Sie auf PDF, um den vollständigen PDF-Bericht des Materialbelegs anzuzeigen.
• Klicken Sie auf LÖSCHEN, um den Materialbeleg zu löschen.

Zeilenzuweisung für Materialbeleg auf Rechnungen

Materialbeleg-Kunden, die einen Drei-Wege-Abgleich und ein ERP-System verwenden, das eine bestimmte Beziehung zwischen Materialbelegs- und Rechnungszeile erfordert, können Materialbelegdaten auf Rechnungszeilenebene abgleichen, indem sie jede Materialbelegszeile, die mit einer angehängten Bestellung verbunden ist, über die Mapping-Dropdown-Liste Belegzeile einer Rechnungszeile zuordnen.