Materialbelege erstellen und verwalten

Mit dem Empfangsmodul von Emburse Enterprise können Sie den Empfang von Positionen verfolgen, die über eine Emburse Enterprise-Bestellung erworben wurden.

Beleg für Neuware erstellen

1. Wählen Sie im Dashboard im Menüband „Materialbeleg“ + Erstellen aus.

Alternativ können Sie in der Liste „Eingereichte Materialbelege“ auf die Schaltfläche + in der oberen rechten Ecke klicken.

2. Wählen Sie die genehmigte Bestellung aus, zu der die empfangene Ware gehört.

Schnellsuche

Verwenden Sie das Suchfeld oben in der Liste, um nach Lieferanten- oder Bestellnummern zu suchen. Markieren Sie die gewünschte Bestellung und wählen Sie Weiter aus.

Erweiterte Suche

Wenn Ihr Unternehmen zahlreiche Bestellungen für denselben Lieferanten hat, wählen Sie Erweiterte Suche unten auf der Seite, um die Suche nach verschiedenen Kriterien einzugrenzen.

Wenn Sie die gewünschte Bestellung gefunden haben, wählen Sie Verknüpfen.

3. Es wird ein leerer Materialbeleg mit vorausgefülltem Lieferanten geöffnet. Wählen Sie BEARBEITEN aus.

4. Geben Sie so viele Angaben wie gewünscht ein; nur Belegdatum und Belegnummer sind Pflichtfelder.

• Belegdatum
• Belegnummer
• Belegempfänger: Standardmäßig ist dies der angemeldete Benutzer, der den Materialbeleg erstellt. Verwenden Sie die Personenauswahl, um einen anderen Benutzer auszuwählen.
• Beschreibung
• Memo
• Kommentare

5. Der Bereich „Eingegangene Positionen“ wird automatisch mit den Positionen aus der zugehörigen Bestellung ausgefüllt, sodass Sie erfassen können, wie viele von jeder Position eingegangen sind.

Wenn Sie jede Art von Belegposition in der Bestellung erhalten haben, wählen Sie ZEILENNUMMER aus, um sie alle auszuwählen. Andernfalls aktivieren Sie die Kästchen neben jeder Art von Belegposition, die Sie erhalten haben, und geben Sie die Gesamtmenge in die entsprechenden MENGE-Felder ein. Wählen Sie dann SPEICHERN.

Wenn Sie eine Anzahl eingeben, die größer ist als die Gesamtzahl aus der Bestellung, erscheint eine Warnmeldung. Das System ermöglicht es Ihnen jedoch, die höhere Anzahl zu speichern, damit Sie Situationen dokumentieren können, in denen Sie mehr als die auf der Bestellung angeforderte Menge erhalten.

6. Wenn Sie alle Materialbelege dokumentiert haben, wählen Sie EINREICHEN aus.

• Wenn Sie nicht alle auf der Bestellung angeforderten Positionen erhalten haben, reichen Sie einen für die Menge ein, die Sie erhalten haben, und erstellen Sie zusätzliche Materialbelege, sobald die verbleibenden Positionen eintreffen.

7. Der Materialbeleg wird nun in Ihrer Liste der eingereichten Materialbelege angezeigt.

8. Sie können auch den PDF-Report eines Materialbelegs anzeigen, der mit einer Bestellung verknüpft ist, indem Sie den blauen Downloadpfeil neben der Materialbelegnummer im Vorschaubildschirm der Bestellung auswählen.

Anzeigen, Bearbeiten und Löschen von eingereichten Materialbelegen

Wählen Sie in der Liste den gewünschten Materialbeleg aus, um eine Übersicht anzuzeigen.

• Wählen Sie BEARBEITEN , um Änderungen vorzunehmen.
• Wählen Sie PDF, um den vollständigen PDF-Report des Materialbelegs anzuzeigen.
• Wählen Sie LÖSCHEN, um den Materialbeleg zu löschen.

Zeilenzuweisung für Materialbeleg auf Rechnungen

Materialbeleg-Kunden, die einen Drei-Wege-Abgleich und ein ERP-System verwenden, das eine bestimmte Beziehung zwischen Materialbelegs- und Rechnungszeile erfordert, können Materialbelegdaten auf Rechnungszeilenebene abgleichen, indem sie jede Materialbelegszeile, die mit einer zugehörigen Bestellung verbunden ist, über die Mapping-Dropdown-Liste „Belegzeile“ einer Rechnungszeile zuordnen.