Hinzufügen oder Arbeiten als Delegierter

Emburse Enterprise bietet drei Arten der Delegierung, durch die Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen Spesenabrechnungen füreinander erstellen und/oder genehmigen können.

• Delegierter: Ein Delegierter kann Spesenabrechnungen und Vorgenehmigungen für einen anderen Benutzer erstellen. Ein Delegierter kann auch auf das Menü „Einstellungen“, den Startbildschirm und die Anfragenberichte des Benutzers zugreifen. Delegierte erhalten Kopien der E-Mail-Benachrichtigungen über die abgelehnten oder angepassten Reports, die sie für den Benutzer erstellt haben. Delegierte können keine Ausgaben, Vorgenehmigungen oder Rechnungen genehmigen, die an den Benutzer weitergeleitet werden.
• Super-Delegierter:Ein Super-Delegierter hat denselben Zugriff wie ein Delegierter, kann jedoch als Delegierter für jeden Benutzer im Unternehmen arbeiten, ohne von jedem Benutzer einzeln beauftragt werden zu müssen.
• Genehmigungsdelegierter:Ein Genehmigungsdelegierter kann für einen bestimmten Zeitraum Ausgaben, Vorgenehmigungen oder Rechnungen für einen anderen Benutzer genehmigen (zum Beispiel, wenn dieser Benutzer im Urlaub ist). Genehmigungsdelegierte nehmen Genehmigungen per E-Mail vor und können nicht auf den Genehmigungsbildschirm des Benutzers zugreifen.

Als Delegierter für einen anderen Benutzer agieren

Falls andere Benutzer Sie als ihren Delegierten einsetzen, erscheinen deren Namen unter Ihrem, wenn Sie ihn in der oberen rechten Ecke auswählen.

Emburse Enterprise zeigt neben dem Namen jedes Benutzers die Anzahl der nicht verwendeten Ausgabentransaktionen für diesen Benutzer an. Diese Zahl enthält Kreditkarten, Belege, Vorauszahlungen, Reisedaten und genehmigte Vorgenehmigungen. Diese Zahl erscheint nicht neben Ihrem eigenen Namen.

Wählen Sie den Namen des Benutzers aus, um als sein Delegierter zu agieren. Der Name des ausgewählten Benutzers erscheint in der rechten oberen Ecke der App.

Um zu Ihrem eigenen Konto zurückzukehren, wählen Sie den Benutzernamen in der rechten oberen Ecke und dann Ihren Namen aus.

Super-Delegierte

Wenn Sie ein Super-Delegierter sind, wird Ihnen im Benutzermenü die Option Anderen Benutzer auswählen angezeigt. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine Liste von Benutzern in Ihrem Unternehmen durchsuchen oder durchscrollen möchten.

Steht neben einem Benutzernamen Ausgeschieden, hat der Benutzer das Unternehmen verlassen, jedoch gibt es noch ausstehende Aufgaben, die von den Delegierten erledigt werden müssen.

Wählen Sie den Namen des Benutzers aus, um als Delegierter für ihn zu agieren. Der Name des ausgewählten Benutzers erscheint in der rechten oberen Ecke der App.

Um zu Ihrem eigenen Konto zurückzukehren, wählen Sie den Benutzernamen in der rechten oberen Ecke und dann Ihren Namen aus.

Einen Delegierten beauftragen

1. Wählen Sie Ihren Namen in der rechten oberen Ecke aus.

2. Wählen Sie Kontoeinstellungen aus.

3. Wählen Sie Delegierungseinstellungen aus.
4. Wählen Sie Neue Delegierte hinzufügen aus.

5. Scrollen Sie durch die Liste der verfügbaren Delegierten oder geben Sie den Namen des Benutzers ein, um die Liste nach ihm zu durchsuchen.

6. Wählen Sie den Benutzer aus.

Der ausgewählte Benutzer kann Sie jetzt aus seiner eigenen Delegiertenliste auswählen und Ausgaben in Ihrem Namen erstellen.

Einen Delegierten entfernen

Um die Ernennung eines Benutzers zum Delegierten zu widerrufen, wählen Sie in der Liste „Meine Delegierten“ das X neben seinem Namen aus.

Mehr zur Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte

Mit der Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte könnten Sie einen anderen Benutzer damit beauftragen, für einen festgelegten Zeitraum Ausgaben in Ihrem Namen zu genehmigen, z. B. wenn Sie im Urlaub oder länger abwesend sind.

Die Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte folgt, mit einigen wichtigen Einschränkungen, den standardmäßigen Routingregeln.

Delegierungen gelten nur für neue Genehmigungen

Die Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte wirkt nicht rückwirkend. Sie gilt nur für Genehmigungen, die nach der Übertragung der Befugnisse generiert werden.

• Reports, die bereits auf die Genehmigung warten, bleiben beim ursprünglichen Genehmiger.
• Wenn Sie einen Delegierten entfernen, werden Reports, die diesem bereits zugewiesen sind, nicht neu zugewiesen.

Delegierung berechtig nicht zur Genehmigung der eigenen Reports

Delegierte können nicht ihre eigenen Spesenabrechnungen genehmigen. Wenn der Reisende zugleich der benannte Delegierte ist, ignoriert das System die Delegierung und leitet den Report an den ursprünglichen Genehmiger weiter.

Routingregeln können Delegierungen außer Kraft setzen

Einige Regeln für das Routing von Ausgaben sind so konfiguriert, dass sie die Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte ignorieren. Zum Beispiel kann eine Regel verlangen, dass der Reisende Reports, die in seinem Namen eingereicht werden, unabhängig von eventuell eingerichteten Delegierungen selbst genehmigt.

Genehmigungsdelegierten hinzufügen

Durch die Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte kann ein anderer Benutzer vorübergehend Ausgaben in Ihrem Namen genehmigen (zum Beispiel, wenn Sie im Urlaub sind).

1. Wählen Sie Ihren Namen in der rechten oberen Ecke aus.
2. Wählen Sie Kontoeinstellungen aus.

3. Wählen Sie die Registerkarte Delegierungseinstellungen aus.
4. Wählen Sie unter „Mein Genehmigungsdelegierter“ „Genehmigungsdelegierten hinzufügen“ aus.

5. Wählen Sie aus der durchsuchbaren Liste einen Delegierten aus.

6. Legen Sie den Beginn und das Ende des Berechtigungszeitraums fest.

Der Name des Delegierten wird zusammen mit dem Zeitraum angezeigt, in dem er Ausgaben in Ihrem Namen genehmigen darf.

Emburse Enterprise sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an den Delegierten, in der die Routing-Änderung beschrieben wird. Geeignete Posten werden im ausgewählten Zeitraum an den Delegierten weitergeleitet.

Wenn der Genehmigungsdelegierte mit dem Ersteller des Reports übereinstimmt, ist die Genehmigung implizit und es wird keine Genehmigungs-E-Mail gesendet.

Mehrere Genehmigungsdelegierte verwenden

Wenn Ihr Unternehmen die Funktion „Mehrere Genehmigungsdelegierte aktivieren“ über die Benutzerberechtigungsregeln aktiviert hat, können Sie bis zu zwei Genehmigungsdelegierte benennen. Zu einem bestimmten Zeitpunkt darf aber immer nur ein Genehmigungsdelegierter für Sie agieren.

Wenn Sie einen zweiten Delegierten mit Genehmigungsbefugnissen für einen Zeitraum einplanen, der bereits von einem anderen Delegierten abgedeckt wird, gibt Emburse Enterprise eine Fehlermeldung aus.

Mehr zum Routing der Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte

Das Routing der Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte gilt vom Beginn bis zum Ende des Zeitraums, für den der Genehmigungsdelegierte eingeteilt ist.

Während dieses Zeitraums werden die entsprechenden Reports und Vorgenehmigungen von Ihnen an Ihren Genehmigungsdelegierten weitergeleitet. Diese Routingschritte werden im Nachverfolgungszentrum als „Keine Maßnahmen“-Zuordnungen (NOAC) festgehalten. Reports werden mit einem Kennzeichen getaggt, bevor sie in die Genehmigungswarteschlange des Delegierten verschoben werden.

Der Genehmigungsdelegierte kann Positionen gemäß der normalen Genehmigungsregeln entweder genehmigen oder zurückweisen.

Einen Genehmigungsdelegierten entfernen

Am Ende des ausgewählten Zeitraums entzieht Emburse Enterprise dem Genehmigungsdelegierten automatisch die Befugnis und der Genehmigungsprozess kehrt zum standardmäßigen Routing-Verhalten zurück.

Reports und Vorgenehmigungen, die während des Delegierungszeitraums weitergeleitet wurden, verbleiben zur weiteren Bearbeitung in der Warteschlange des Genehmigungsdelegierten.

Um den Zugriff des Genehmigungsdelegierten vor dem ausgewählten Enddatum zu widerrufen, wählen Sie X neben dem Namen des Delegierten aus.

Für einen gelöschten Benutzer agieren

Wenn Ihr Unternehmen die Funktion „Ausgeschiedene aufrufen“ über Geschäftsregeln aktiviert hat, können Super-Delegierte mit entsprechenden Berechtigungen für ausgeschiedene Benutzer agieren. 

Wenn beispielsweise ein Benutzer das Unternehmen verlässt, bevor er Spesenabrechnungen einreicht oder genehmigt, kann ein Super-Delegierter als dieser Benutzer agieren, sodass die Reports den Genehmigungsprozess durchlaufen können.

Um auch ausgeschiedene Benutzer zu durchsuchen, aktivieren Sie Ausgeschiedene in die Suche einbeziehen, bevor Sie im Fenster „Anderen Benutzer auswählen“ nach dem Benutzer suchen.