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Hinzufügen oder Arbeiten als Delegierter

Emburse Chrome River bietet drei Arten von Delegation, damit Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen Reisekostenabrechnungen füreinander erstellen und/oder genehmigen können.

  • Delegierter: Erstellt Reisekostenabrechnungen und Vor-Genehmigungen für andere Benutzer und hat Zugriff auf die Einstellungen, den Startbildschirm, und die Anfragenberichte dieser Benutzer. Sie erhalten Kopien aller E-Mail-Benachrichtigungen bezüglich der Ablehnung oder Anpassung von Reisekostenabrechnungen, die für den Benutzer erstellt wurden. Sie sind jedoch nicht in der Lage, Ausgaben, Vor-Genehmigungen oder Rechnungen zu genehmigen, die an den Benutzer weitergeleitet werden.
  • Super-Delegierter: Dieselben Rechte wie oben, aber Sie können als Delegierter für jeden Benutzer im Unternehmen arbeiten, ohne von jedem Benutzer als Delegierter autorisiert werden zu müssen.
  • Zur Genehmigung Delegierter: Kann für einen bestimmten Zeitraum Ausgaben, Vor-Genehmigungen und/oder Rechnungen via E-Mail für einen anderen Benutzer genehmigen – beispielsweise, wenn dieser Benutzer im Urlaub ist. Sie haben jedoch keinen Zugriff auf den Genehmigungs-Bildschirm des Benutzers.

Als Delegierter für einen anderen Benutzer arbeiten

Falls Sie von anderen Benutzern dazu autorisiert wurden, als ihr Delegierter zu agieren, sehen Sie deren Namen unter Ihrem Namen, wenn Sie oben rechts auf die Ecke klicken.

Rechts neben dem Namen jedes Benutzers wird Ihnen die Gesamtzahl seiner nicht verwendeten Ausgabebuchungen angezeigt, einschließlich Kreditkarten, Belege, Vorauszahlungen, Reisedaten und genehmigte Vor-Genehmigungen. Diese Zahl wird Ihnen nicht neben Ihrem eigenen Benutzernamen angezeigt.

Steht neben einem Benutzernamen „Departed“, bedeutet das, dass der Benutzer das Unternehmen verlassen aber noch ausstehende Aufgaben hat, die von den betroffenen Delegierten abgeschlossen werden müssen.

Super-Delegierte

Wenn Sie ein Super-Delegierter sind, wird Ihnen stattdessen der Link EINEN ANDEREN BENUTZER AUSWÄHLEN angezeigt, mit dem Sie sich die Liste aller Benutzer im Unternehmen ansehen und diese Liste durchsuchen können.

Klicken Sie auf den gewünschten Benutzernamen, um als Delegierter für diese Person zu agieren. Der Name der Person erscheint nun oben rechts in der App.

Um wieder zu Ihrem eigenen Konto zu wechseln, klicken Sie einfach auf den Benutzernamen und wählen Sie dann Ihren Namen.

Einen Benutzer dazu autorisieren, für Sie zu arbeiten

Um einen Benutzer hinzuzufügen, der als Delegierter agieren darf, klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und anschließend auf KONTOEINSTELLUNGEN.

Klicken Sie auf DELEGIERUNGSEINSTELLUNGEN und dann auf NEUE DELEGIERTE HINZUFÜGEN.

Ziehen Sie den Schieberegler, um durch die Liste der potenziellen Delegierten zu scrollen, oder beginnen Sie mit der Eingabe eines bestimmen Benutzernamens, um auf der Liste in den entsprechenden Abschnitt zu springen.

Ab jetzt kann Sie der ausgewählte Benutzer aus seiner eigenen Delegiertenliste auswählen und Reisekostenabrechnungen in Ihrem Namen erstellen.

Einen Delegierten entfernen

Um die Möglichkeit eines Benutzers, als Delegierter zu agieren, zu widerrufen, klicken Sie in der Liste „Meine Delegierten“ auf das X neben seinem Namen.

Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte

Damit ein anderer Nutzer Ihre Reisekostenabrechnungen für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Namen genehmigen kann (z. B. wenn Sie im Urlaub sind), klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und dann auf KONTOEINSTELLUNGEN. Klicken Sie unter „Mein zur Genehmigung Delegierter“ in den Delegierungseinstellungen auf +ZUR GENEHMIGUNG DELEGIERTEN HINZUFÜGEN.

Sie können den zur Genehmigung Delegierten aus einer durchsuchbaren Liste auswählen und das Start- und Enddatum für die Autorisierung der Genehmigung von Reisekostenabrechnungen in Ihrem Namen festlegen. Obwohl die Liste alle Personen enthält, können die Regeln Ihres Unternehmens eine Fehlermeldung auslösen, wenn Sie jemanden auswählen, der nicht berechtigt ist, Ihr Delegierter zu sein.

Der Name des Delegierten wird zusammen mit dem Zeitraum angezeigt, in dem er Ausgaben im Namen des Benutzers genehmigen darf.

Chrome River sendet dem zu Genehmigung Delegierten eine E-Mail zu, in der die Routing-Änderungen, die während dieses Zeitraums eintreten, beschrieben werden. Jegliche Reisekostenabrechnungen, Vor-Genehmigungen und/oder Rechnungen, die Ihnen zugewiesen sind, werden automatisch in eine Warteschlange an den Delegierten gegeben, bis dieser sie genehmigt. Reguläre Genehmigungs-E-Mails werden ebenfalls an den Delegierten gesendet.

Die Genehmigung ist implizit und es wird keine Genehmigungs-E-Mail gesendet, wenn der Genehmigungsdelegierte mit dem Berichtersteller übereinstimmt.

Mehrere Genehmigungsdelegierte aktivieren

Wenn Ihr Unternehmen die Funktion „Mehrere Genehmigungsdelegierte aktivieren“ von Chrome River über die Benutzerberechtigungsregeln aktiviert hat, können Sie bis zu zwei Genehmigungsdelegierte benennen. Es darf jedoch immer nur ein Genehmigungsdelegierter gleichzeitig für Sie arbeiten.

Der Versuch, einen zweiten Delegierten mit Genehmigungsbefugnissen für einen Zeitraum einzuplanen, der bereits von einem anderen Delegierten abgedeckt wird, führt zu einer Fehlermeldung.

Routing der Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte

Der Routing-Prozess für die Erstellung von Reisekostenabrechnungen findet zwischen den Start- und Enddaten statt, die Sie Ihrem Delegierten zugewiesen haben. Diese Regeln leiten alle Ihre Reisekostenabrechnungen und Vor-Genehmigungen an Ihren Delegierten weiter. Diese Routing-Schritte werden im Nachverfolgungszentrum als „No-action“-Zuweisungen (NOAC) festgehalten. Reisekostenabrechnungen werden mit einem Label versehen, bevor sie in die Genehmigungswarteschlange des Delegierten gegeben werden. Der Genehmigungs-Delegierte kann Positionen dann gemäß der normalen Genehmigungsregeln entweder genehmigen oder zurückweisen.

Genehmigungs-Delegierten entfernen

Am Ende des von Ihnen angegebenen Zeitraums deaktiviert das System automatisch die Autorisierung Ihres zur Genehmigung Delegierten, und der Genehmigungsvorgang wird zurück in den Standardstatus versetzt. Alle Reisekostenabrechnungen und Vor-Genehmigungen, die in dem Zeitraum weitergeleitet wurden, verbleiben jedoch für weitere Maßnahmen in der Genehmigungswarteschlange des Genehmigungs-Delegierten.

Wenn Sie früher als erwartet zurückkehren oder den Zugriff Ihres Genehmigungs- Delegierten aus anderen Gründen widerrufen möchten, klicken Sie neben seinem Namen auf das X.

Für einen gelöschten Benutzer arbeiten

Wenn Ihr Unternehmen die Funktion "Get Departed" von Chrome River über Geschäftsregeln aktiviert hat, haben Super-Delegierte mit entsprechenden Berechtigungen die Möglichkeit, für ausgeschiedene Benutzer zu arbeiten (d.h. Benutzer mit dem Status „Ausgeschieden" in ihrem Personendatensatz).

  • Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, bevor er Reisekostenabrechnungen eingereicht oder genehmigt hat, kann ein Super-Delegierter als diese Person arbeiten, um die Berichte durch den Genehmigungsprozess zu bewegen.

Der Super-Delegierte würde einfach das Kontrollkästchen „Ausgeschiedene bei Suche berücksichtigen" unterhalb des Suchfeldes aktivieren, bevor er im Fenster Anderen Benutzer auswählen nach diesem Benutzer sucht.

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