Automatisierte Ausgabenerstellung verwalten

Mit der automatisierten Ausgabenerstellung können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen automatisch Reisekostenabrechnungen erstellen lassen, entweder auf der Grundlage der hochgeladenen Belege oder der von ihnen durchgeführten Unternehmenskreditkartentransaktionen. Administratoren können die automatisierte Ausgabenerstellung für alle oder ausgewählte Benutzer aktivieren und auswählen, welche Art von Transaktionen sie auslösen, indem sie wie unten beschrieben vorgehen.

Anforderungen an die Header-Daten

Automatisierte Ausgaben können erstellt werden, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Es gibt eine Vorabgenehmigung mit denselben Header-Feldern und einem Datumsbereich, der das Datum der Transaktion enthält.
• Ausgaben-Header-Daten werden über Benutzeroberflächenregeln vorgegeben.

Wenn der Ausgaben-Header Pflichtfelder enthält, die von den Benutzern ausgefüllt werden müssen (z. B. Geschäftszweck, UDAs) und die nicht über Geschäftsregeln vorgegeben wurden, erfolgt keine automatisierte Ausgabenerstellung, und der Beleg wird einfach in der eWallet angezeigt, damit die Benutzer ihn einem manuell erstellten Report hinzufügen können.

Anforderungen an die Belegpositionsdaten

Belegpositionen werden zu einer automatisierten Ausgabe hinzugefügt, sobald Daten über eine Vor-Genehmigung, eine Kreditkartentransaktion, die KI-gestützte OCR von Emburse oder Benutzeroberflächenregeln verfügbar sind.

Wenn die Belegposition Pflichtfelder enthält, für die keine Daten gefunden werden können, werden die Benutzer durch einen Hinweis darauf aufmerksam gemacht, dass sie die fehlenden Daten eingeben müssen, bevor die Spesenabrechnung eingereicht werden kann.

Wenn Daten zum Geschäftszweck, zur Zuordnung, zu Matter-On-Select oder zu benutzerdefinierten Daten (UDA) in mehreren Belegpositionen fehlen, fragt das System die Benutzer, ob sie die eingegebenen Daten für alle anderen Belegpositionen des Reports übernehmen möchten. Die Daten werden nur dort übernommen, wo sie fehlen. Sie überschreiben keine Daten, die bereits in diesen Feldern vorhanden sind.

• Damit diese Funktion eingesetzt werden kann, müssen die Benutzer in ihrem Personendatensatz die Berechtigung „Ausgaben Eigenschaften kopieren“ aktiviert haben. Sie können einzelne Datensätze über den Verwaltungsbildschirm „Personen“ anzeigen und aktualisieren oder diese Berechtigung über den Personendaten-Feed gesammelt aktualisieren.
• Persönliche Zuordnungen sind von dieser Funktion ausgeschlossen.

Automatisierte Ausgabenerstellung aktivieren

1. Navigieren Sie zu SICHERHEIT > ZUGRIFFSBERECHTIGUNGEN, wählen Sie die entsprechende Richtlinie aus und klicken Sie auf BEARBEITEN.

2. Aktivieren Sie im Abschnitt „Ausgaben“ unter „Automatisierte Ausgabenerstellung“ nur EINE der folgenden Optionen (je nach Konfiguration Ihres Unternehmens):

• Automatisierte Reports und Ausgaben mit Kreditkartentransaktionen erstellen: Wählen Sie diese Option, wenn Ihr Unternehmen über einen Kreditkartendaten-Feed verfügt und Belege mit importierten Kreditkartenbelastungen verknüpft sind.

• Automatisierte Reports und Ausgaben mit Belegtransaktionen erstellen: Wählen Sie diese Option, wenn Ihr Unternehmen keine Firmenkreditkarten verwendet.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktionieren zusammengeführte Transaktionen mit der automatisierten Ausgabenerstellung?

Hochgeladene Belege werden automatisch mit den Firmenkreditkartentransaktionen zusammengeführt, sobald diese in Emburse Enterprise gebucht werden. Die automatisierte Ausgabe wird nach der Zusammenführung erstellt.

Was ist der Unterschied zwischen automatisierter Ausgabenerstellung und gemerkten Ausgaben?

Die Funktion Gemerkte Ausgaben von Emburse Enterprise funktioniert wie eine Vorlage für Ausgaben, die regelmäßig für Benutzer anfallen, z. B. für Handygebühren. Mit ihr können Benutzer manuell erstellten Spesenabrechnungen leicht vorgefertigte Belegpositionen hinzufügen.

Die automatisierte Ausgabenerstellung funktioniert für alle Ausgabentypen und macht die manuelle Erstellung eines Reports überflüssig. Die Benutzer können direkt mit der Überprüfung und Einreichung der Ausgabenerstellung weitermachen.