Vorabgenehmigungen in Emburse Enterprise oder per E-Mail genehmigen

Wenn Sie Teil des Genehmigungsvorgangs für Vor-Genehmigungen sind, gibt es zwei Möglichkeiten zur Genehmigung von Vor-Genehmigungsanfragen: per E-Mail und in der App über das Genehmigungs-Dashboard.

Vor-Genehmigungsanfragen können nur genehmigt oder zurückgesendet werden. Es ist für Genehmiger nicht möglich, sie zu bearbeiten.

Per E-Mail genehmigen

Emburse Enterprise sendet Ihnen die Vor-Genehmigungsanfrage, die auf Ihre Genehmigung wartet, per E-Mail. Sie können die Ausgaben genehmigen oder mit Fragen oder Kommentaren an den Anfragenden zurücksenden, indem Sie die E-Mail einfach weiterleiten. Die entsprechenden Anweisungen finden Sie in der E-Mail.

Wenn Ihr Konto für den Empfang von HTML-E-Mails eingerichtet ist, können Sie die Schaltfläche AKZEPTIEREN auswählen, um die Ausgaben vorab zu genehmigen, oder die Schaltfläche ZURÜCKSENDEN, um sie mit Fragen oder Kommentaren an den Antragsteller zurückzusenden.

Wenn Sie Apple Mail unter iOS 26.1 verwenden, funktioniert das Auswählen der Schaltflächen Akzeptieren oder Rücksendung in Genehmigungs-E-Mails möglicherweise nicht wie erwartet. Stattdessen halten Sie die jeweilige Schaltfläche gedrückt und wählen anschließend im Menü „E-Mail“, um die Aktion erfolgreich abzuschließen.

In der App genehmigen

1. Klicken Sie im Menüband Genehmigungen auf dem Dashboard auf VOR-GENEHMIGUNGEN.

Sie können auch auf Ihre Genehmigungen zugreifen, indem Sie auf die MENÜ-Schaltfläche klicken und VOR-GENEHMIGUNG auswählen. Die Anzahl der ausstehenden Vor-Genehmigungen wird in dem gelben Kreis angezeigt.

2. Die Liste „Genehmigungen erforderlich“ zeigt im Tab „Vor-Genehmigung“ alle Vor-Genehmigungen an, die noch auf Ihre Genehmigung warten.

Tippen Sie oben rechts auf die Schaltfläche SORTIEREN, um die Liste nach Datum oder Nachname des Ausgabenverantwortlichen zu sortieren.

3. Klicken Sie auf die Genehmigung, die Sie anzeigen möchten, damit die Vorschau von rechts erscheint.

4. Um angehängte Bilder anzuzeigen, scrollen Sie zum Abschnitt „Anhänge“ und klicken Sie auf das gewünschte Bild. Auf Breitbildgeräten erscheint links eine Vorschau. Auf Geräten mit schmalem Bildschirm ersetzt diese Vorschau das aktuelle Fenster.

Tippen Sie oben rechts im Bild auf das X, um es zu schließen und zur Vorschau für die Vor-Genehmigungsanfrage zurückzukehren.

5. In der Vorschau können Sie Folgendes tun:

Öffnen: Die Vor-Genehmigungsanfrage öffnen, um Änderungen vorzunehmen, bevor sie zum nächsten Schritt im Genehmigungsvorgang geleitet wird.
PDF: Den PDF-Bericht der Vor-Genehmigungsanfrage anzeigen. Optionen sind „Vollständiger Bericht“ und „Vollständiger Bericht mit Belegen“.
Nachverfolgung: Den Routing-Verlauf der Vor-Genehmigungsanfrage anzeigen.
Neu zuweisen: Senden Sie die Vor-Genehmigungsanfrage zur Genehmigung an einen anderen Benutzer.
Rücksendung: Wenn Sie die Vor-Genehmigungsanfrage nicht genehmigen, wird sie an den Ausgabenverantwortlichen zurückgesandt.
Genehmigen: Wenn Sie die Vor-Genehmigungsanfrage genehmigen, wird sie zum nächsten Schritt im Genehmigungsvorgang geleitet.

Auf Geräten mit schmalem Bildschirm finden Sie einige dieser Optionen unter den drei Punkten im Drop-down-Menü.

Benutzer-Profile

Klicken Sie in der Vorschau auf den Namen des Eigentümers der Vor-Genehmigungsanfrage, um auf sein Profil zuzugreifen.

Profile enthalten Informationen wie z. B. den Ausgabenverantwortlichen-Titel, die E-Mail-Adresse und die zugewiesenen Funktionen. Klicken Sie auf WEITERE ANZEIGEN, um alle Informationen anzuzeigen.

Genehmiger-Kommentare

Der Abschnitt „Genehmiger-Kommentare“ des Benutzerprofils ermöglicht es Genehmigern, untereinander private Kommentare über den Benutzer auszutauschen. Diese Funktion kann verwendet werden, um Angaben zum Spesenverantwortlichen bereitzustellen, die anderen Genehmigenden mehr Kontext geben und ihnen helfen, das Benutzerrisiko zu beurteilen, bevor sie Spesenabrechnungen genehmigen.

Genehmiger-Kommentare sind nur für autorisierte Genehmiger sichtbar, die über eine Regel zur Benutzerautorisierung Berechtigung dazu erhalten haben. Auf ihren eigenen Benutzerprofilen können Genehmiger keine Kommentare einsehen.

Vor-Genehmigungen in der App zurücksenden

1. Öffnen Sie die Vor-Genehmigungsanfrage oder deren Vorschau und klicken Sie auf RÜCKSENDUNG.

2. Geben Sie im Kommentarfeld einen Grund ein.

3. Klicken Sie auf RÜCKSENDUNG, um die Vor-Genehmigungsanfrage an den Anforderer zurückzusenden, damit er sie bearbeiten und erneut einreichen kann.