Aperçu de l’expérience de transition

Ce plan détaillé décompose chaque étape de la transition de Chrome River Reporting vers Emburse Analytics, y compris les considérations et les meilleures pratiques.

Phase de découverte

Apprendre les meilleures pratiques pour maximiser le potentiel d’Emburse Analytics

Réfléchissez à l’étendue des possibilités lorsque vous passez à l’étape suivante pour documenter vos rapports et processus existants. Il existe des recommandations tactiques à prendre en compte pour des cas d’utilisation de données spécifiques. Plus important encore, nous avons identifié plusieurs bonnes pratiques stratégiques pour promouvoir la cohérence de vos indicateurs de performance clés et de dépenses, fournir à vos administrateurs et approbateurs les informations dont ils ont besoin, etc.

Ces bonnes pratiques vous incitent à considérer le résultat souhaité pendant le processus de planification plutôt que de reconstruire les processus existants pour collecter les données qui finissent par fournir le résultat souhaité. Nous vous recommandons de passer en revue toutes ces ressources avant de commencer ; ces connaissances susciteront la curiosité qui vous permettra d’innover avec l’outil et d’impressionner l’organisation !

Phase de préparation

Examinez et documentez les processus de signalement actuels et les résultats de votre organisation avec les parties prenantes

Cette étape du processus est extrêmement importante et ne doit pas être négligée ou précipitée. Comprendre les besoins en données des parties prenantes est essentiel pour un résultat réussi. Nous recommandons de ne pas s’arrêter à ce qui figure dans le rapport et de découvrir plutôt pourquoi chaque rapport est exécuté et quels sont les résultats qu’il soutient en fin de compte.

Tout d’abord, rassemblez vos parties prenantes et identifiez tous les rapports exécutés aujourd’hui. Ensuite, posez ces questions sur chaque rapport standard, ad hoc ou client existant utilisé afin de découvrir les véritables résultats attendus.

• Qui est le public ?
• À quelle fréquence ce public reçoit-il ces informations ?
• À quelle fréquence ce public a-t-il BESOIN de ces informations ?
• Comment le public reçoit-il les informations ? (Est-ce manuel ou programmé ?)
• Quel est l’objectif commercial principal pour lequel ce rapport a été créé à l’origine ?
• À quelles questions le public espère-t-il répondre avec ce rapport ?
• Y a-t-il d’autres utilisations ou publics pour ce rapport, au-delà du champ d’application initial, qui doivent être pris en compte ?
• Le résultat brut du rapport dans son état actuel répond-il pleinement à la question commerciale initiale pour laquelle il a été conçu ? Ou y a-t-il des étapes ultérieures nécessaires pour transformer, fusionner, trier, filtrer, nettoyer, envoyer par e-mail, etc. les données ?
• Conseil : Demander une copie du résultat final de ces rapports. 

Considérations

En savoir plus sur le résultat souhaité du rapport, pas sur les données

Au moment de faire l’inventaire, pensez que de nombreux rapports utilisés aujourd’hui constituent la première étape d’un processus plus large de fusion, de manipulation, de nettoyage, d’élaboration de visualisations et, enfin, de fourniture de données aux parties prenantes. D’autres sont utilisés pour trier, filtrer et isoler des données spécifiques qui nécessitent une action. C’est dans ces rapports et processus que se cachent certaines des plus grandes opportunités d’innovation.

Au cours du processus de révision, il peut être nécessaire de poser ces questions plusieurs fois avant que le véritable résultat souhaité ne soit révélé. Emburse Analytics a le potentiel de produire et de fournir le véritable résultat souhaité à chaque partie prenante et d’éliminer un grand nombre de ces rapports individuels qui ont été précédemment créés pour soutenir le résultat souhaité.

Identifier et supprimer les rapports et processus inutiles

Avec plusieurs parties prenantes de différents secteurs de l’entreprise demandant des données, nous voyons souvent qu’au fil du temps, il peut y avoir une accumulation de rapports très similaires. Ils nécessitent tous une maintenance et une assistance distinctes, ce qui entraîne des efforts redondants qui peuvent être facilement éliminés. La compréhension des résultats souhaités pour chaque demande de données permettra de mettre en évidence ces redondances.

Concevoir et documenter une stratégie de déploiement

En fonction de la taille et de la complexité de la transition, il peut être approprié de la déployer simultanément à l’ensemble de l’organisation ou au cas par cas, en fonction de l’utilisation, de l’équipe ou d’une autre unité commerciale pertinente. Quoi qu’il en soit, nous recommandons d’inclure un groupe pilote dans le processus de mise en œuvre afin d’en tirer des enseignements.

Élaborer un plan de projet de transition

Maintenant que les rapports, processus et résultats existants sont clairement documentés, il est temps de décrire la refonte éclairée de la façon dont l’entreprise utilise et visualise les données. Cette étape vous permettra probablement de découvrir les redondances qui peuvent être éliminées et les opportunités de consolider les rapports en visualisations plus significatives des données. Examinez les résultats attendus avec les principales parties prenantes afin de vous assurer que la conception tient compte des résultats nécessaires et discutez des délais avant d’aller de l’avant. 

Élaborer une stratégie de gestion du changement

Indépendamment de la taille et de la complexité de la transition, nous recommandons une stratégie claire de gestion du changement pour décrire les protocoles de déploiement. Elle doit inclure :

• Qui est responsable et le protocole de formation et d’assistance
• Comment et quand se dérouleront les déploiements des produits livrables
• Stratégies pour atténuer les défis pendant le déploiement

Après la mise en service de tout livrable, nous recommandons de désigner un processus et une partie responsable pour rationaliser les demandes continues de données et garantir que les bonnes pratiques sont suivies avec tout nouveau développement.

Identifier une équipe de déploiement

Comme pour tout projet, une planification et des attentes appropriées favoriseront la réussite. Les besoins varieront en fonction de la taille et de la portée de la transition, mais nous recommandons au minimum de définir la responsabilité de ces responsabilités :

• Responsable de la gestion de projet de transition
• Générateur de rapports et de tableaux de bord
• Administration d’Emburse Analytics
• Champions du projet
• Formateurs du projet
• Assistance utilisateur du projet

Ce plan tient compte des rôles et responsabilités nécessaires pendant la transition, mais n’oubliez pas après la transition. Vous aurez besoin de champions et d’un certain niveau d’assistance continue pour votre organisation afin de maintenir la nouvelle stratégie.

Phase de déploiement

• Préparer l’équipe de déploiement
• Commencer la mise en œuvre d’Emburse Analytics
• Déployer chaque livrable en utilisant le processus de gestion des changements défini pour permettre un retour rapide et des itérations

Considérations

Familiarisez-vous avec toutes les caractéristiques ou différences de fonctionnalités

Emburse Analytics est un outil d’analyse complètement différent ; vous aurez accès aux mêmes données et résultats, mais grâce à une interface réinventée et beaucoup plus conviviale. Cela signifie que certaines des fonctionnalités auxquelles vous êtes habitué pourraient être abordées légèrement différemment. Utilisez les ressources disponibles dans le Centre d’aide pour rechercher toute différence de fonction ou de fonctionnalité.

Améliorez vos processus au lieu de reconstruire des processus obsolètes

Emburse Analytics est un outil que vous pouvez utiliser pour visualiser vos données de manière significative, de manière cohérente et en temps réel. Envisagez de saisir l’opportunité pendant la transition d’améliorer vos processus plutôt que de reconstruire les mêmes processus obsolètes. Emburse Analytics a le potentiel de réduire considérablement le nombre de rapports généralement utilisés pour les demandes d’informations et les activités administratives quotidiennes. Utilisez les ressources disponibles pour obtenir des exemples sur la manière d’utiliser Emburse Analytics à son plein potentiel.