Les administrateurs peuvent utiliser cet écran pour modifier certaines propriétés spécifiques au client en lien avec des catégories comme les allocations, le routage des approbations, les DÉPENSES et les FACTURES. Ils peuvent également personnaliser des préférences générales telles que l’URL vers laquelle les utilisateurs sont dirigés lors de la déconnexion et la taille de pièce jointe minimale pour les reçus envoyés par courriel.

Accès à l’écran de gestion des préférences du client

1. Cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR.

2 Cliquez sur CONFIGURATION > PRÉFÉRENCES DU CLIENT.

Les catégories et options visibles dépendent de la configuration de Chrome River choisie par votre entreprise. Vous ne verrez peut-être pas toutes celles qui figurent sur cette image.

Modifier les préférences du client

1. Cliquez sur une catégorie pour voir les options que vous pouvez modifier.

• Glissez votre curseur sur l’icône en point d’interrogation pour voir une description de chaque option.

2 Cliquez sur MODIFIER pour apporter des modifications.

3 Lorsque vous avez effectué les modifications souhaitées, cliquez sur ENREGISTRER.

Routage d’approbation

Lorsqu’aucun autre utilisateur n’est affecté au rôle prévu par les règles de routage, l’onglet de routage des approbations permet aux administrateurs de choisir un utilisateur à qui l’approbation ou la préapprobation des rapports de dépenses sera attribuée par défaut. Cette personne qui sert de filet de sécurité au routage est parfois appelée la personne « Find Me/Fix Me ».

Cliquez sur MODIFIER pour sélectionner l’utilisateur souhaité dans la liste déroulante, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Note : Remarque : les anciens clients de Chrome River ne pourront pas modifier le nom du responsable du filet de sécurité par l’intermédiaire de cet écran tant qu’ils n’auront pas fait une demande au Service d’assistance pour mettre leurs règles de routage existantes à jour et y saisir les valeurs de référence.

Dépenses – Afficher le nom du fournisseur dans la liste des lignes d’élément

Les clients qui suivent les règles d’utilisateur autorisées peuvent choisir de voir les attributs définis par l’utilisateur relatifs au nom du fournisseur dans les tableaux de bord Brouillon, Envoyé, Renvoyé et Approbations requises. Les administrateurs des clients ayant configuré les règles d’utilisateur autorisées peuvent activer cette fonctionnalité à l’aide de l’écran de gestion Préférences du client.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2 Sélectionnez FOURNISSEUR dans le menu déroulant à côté de « Afficher le nom du fournisseur dans la liste des lignes d’élément ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.

Dépenses – Activer le suivi par titre

Dans les organisations où les dépenses sont envoyées au même approbateur à toutes les étapes, le suivi par titre permet aux utilisateurs de suivre facilement un rapport en entier plutôt que d’avoir à assurer un suivi pour chaque ligne d’élément.

Les administrateurs peuvent activer l’option de suivi par titre dans l’écran de gestion Préférences du client. Les utilisateurs ne verront plus les étapes de suivi pour chaque ligne d’élément. C’est plutôt le suivi du rapport de dépenses en entier qui sera établi selon le routage de la première ligne d’élément du rapport.

Note : Remarque : cette option ne devrait pas être activée si votre organisation a configuré le routage indépendant.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2 Cliquez sur la case à cocher en regard de « Suivi du niveau de l’en-tête ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.

Dépenses – Activer la mémorisation des transactions de dépenses

Les clients de Chrome River peuvent activer une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de « mémoriser » les lignes de dépenses fréquemment utilisées afin de les ajouter facilement aux futurs rapports. Pour connaître tous les détails, consultez la section Dépenses mémorisées.

Les administrateurs peuvent activer la mémorisation des transactions de dépenses dans l’écran de gestion Préférences du client.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2 Cochez la case à côté de « Activer les transactions de dépenses mémorisées ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.

Dépenses – Cocher la case de Confirmation de l’envoi

Votre entreprise peut choisir d’imposer de cocher une case dans l’écran Confirmation de l’envoi pour certifier la validité des dépenses avant l’envoi de rapports de dépenses. Cela ajoute une étape de vérification supplémentaire au processus d’envoi du rapport.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2 Cliquez sur la case à cocher à côté de « Envoyer la case de confirmation ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.

Dépenses – Activer les approbations de masse

Votre organisation peut activer Approbations de masse afin de permettre aux approbateurs de renvoyer, d’approuver ou de réattribuer plusieurs dépenses de façon simultanée dans Chrome River EXPENSE.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2 Cliquez sur la case à cocher à côté de « Activer les approbations en masse ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.

Dépenses - Détails

Votre organisation peut faire en sorte que les utilisateurs ne puissent pas détailler les dépenses d’hôtels afin de les garder dans un rapport de dépenses. Lorsque cette fonction est activée, les utilisateurs peuvent saisir rapidement les dépenses d’hôtels, de la même façon qu’ils saisissent les autres dépenses simples. Cependant, le bouton DÉTAILLER est toujours présent sur l’écran de saisie de dépenses, de façon à ce que les utilisateurs puissent choisir de détailler la dépense d’hôtel s’ils le souhaitent.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2 Cliquez sur le bouton à côté de « Détails de l’hôtel en option ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.

Dépenses - Réponse de masse à la conformité des dépenses détaillées d’hôtel

Votre organisation peut choisir d’autoriser les utilisateurs à répondre en masse au même message d’avertissement sur les dépenses d’hôtel détaillées. Lorsque les utilisateurs répondent au premier message d’avertissement, une boîte contextuelle leur donnera l’option de publier la même réponse pour tous les éléments de cette dépense d’hôtel ayant le même avertissement de conformité.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2 Cliquez sur la case à cocher à côté de « Réponse en masse à la conformité des articles hôteliers détaillés ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.

Dépense - Détails de la ligne d’élément – Allocation

Les administrateurs peuvent choisir de modifier la façon dont les résultats sont affichés lorsque les utilisateurs recherchent une allocation sur l’écran Saisie des dépenses. Par défaut, les allocations sont triées par ID unique de dossier dans les résultats de recherche. Cependant, lorsque le terme de recherche correspond exactement au numéro de dossier, il est affiché comme dernier résultat dans la liste. Votre organisation peut choisir d’avoir les résultats triés par Numéro de dossier à la place.

1. Dans l’onglet Dépenses, défilez vers le base jusqu’à Détails de la ligne d’élément, et cliquez sur MODIFIER.

2 Sous Allocation, sélectionnez les critères de tri souhaités à partir de la liste déroulante à côté de « Trier les résultats de la recherche d’allocation par ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.

Dépenses - Afficher le texte statique à l’écran Sommaire des lignes d’élément

Chrome River offre aux clients la possibilité d’inclure un texte statique sur l’écran de saisie des dépenses qui guide les utilisateurs lorsqu’ils remplissent les champs. Votre organisation peut choisir de rendre ce texte visible même lorsque la dépense n’est plus en mode édition. Cela permet aux approbateurs de voir exactement ce que la personne à rembourser a vu lors de la création de la ligne d’élément afin de comprendre pourquoi certaines données ont été saisies.

1. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur MODIFIER.

2 Cochez la case située à côté de « Afficher le texte statique à l’écran Sommaire des lignes d’élément ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.

Facture – CAPTURE de l’utilisateur

Sélectionnez l’utilisateur qui sera affiché en tant que créateur de toute facture créée via la fonctionnalité CAPTURE de Chrome River.

Facture – Inclure les fournisseurs inactifs dans la recherche de gestion des factures

Les clients peuvent désormais choisir d’afficher les fournisseurs inactifs dans le sélecteur de fournisseurs de la recherche avancée de la gestion des factures. Les fournisseurs inactifs seront indiqués sur la ligne Statut sous l’identifiant du fournisseur.

1. 1. Dans l’onglet Facture, cliquez sur MODIFIER.

2 2. Cochez la case à côté de « Inclure les fournisseurs inactifs dans la gestion des factures ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.

Facture – Connecteur du BC

Cette section n’est visible que pour les clients FACTURE qui utilisent aussi BON DE COMMANDE.

Rapprochement et tolérance

Ceci vous permet de régler la différence acceptable entre les montants énumérés sur une facture et ceux sur son bon de commande correspondant. Cela réduit le nombre d’approbations manuelles requises en cas de différences mineures entre les prix unitaires et les quantités figurant sur une facture et le bon de commande original.

Les tolérances peuvent être spécifiées en pourcentages ou en valeurs absolues. Le système alertera les utilisateurs qui tentent de facturer des quantités, des montants ou des prix qui sont supérieurs au montant ou au pourcentage de ceux se trouvant sur le bon de commande

• Quantité de lignes : La différence acceptable entre la quantité de lignes de la facture et la quantité de lignes du bon de commande.

• Montant étendu de la ligne : La différence acceptable entre la quantité de lignes de la facture et la quantité de lignes du bon de commande.

• Prix unitaire de ligne : La différence acceptable entre le prix unitaire des lignes de la facture et le prix unitaire des lignes du bon de commande.

Facture — ROC

Adresse électronique - Fonction visuelle ROC

Les administrateurs des clients qui ont accès à la fonctionnalité OCR VISION de Chrome River peuvent voir l’adresse électronique ROC unique pour leur organisation à partir de l’option Adresse électronique - Fonction visuelle ROC. Il s’agit de l’adresse à laquelle les utilisateurs et les fournisseurs peuvent envoyer des pièces jointes pour le traitement de ROC des factures.

Cliquez RÉCUPÉRER L’ADRESSE ÉLECTRONIQUE OCR pour afficher l’adresse courriel du client.

SEUIL du niveau de confiance

Pour les clients utilisant la fonction de Chrome River, les administrateurs peuvent définir un seuil de niveau de confiance pour les factures créées via OCR (ROC), afin de déclencher une notification et des règles de routage. Consultez Niveaux de confiance pour obtenir des renseignements détaillés.

Dans l’écran d’administration Préférences du client, cliquez sur FONCTION VISUELLE — ROC DE LA FACTURE, puis sur MODIFIER.

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le seuil de précision qui devra déclencher la notification. Toute valeur supérieure à 0 activera la fonction Niveaux de confiance. Appuyez ensuite sur ENREGISTRER.

Si vous souhaitez associer les niveaux de confiance aux règles de gestion de votre entreprise, communiquez avec nous via le Service d'assistance de Chrome River.

Indicatif de taxe par défaut

Les administrateurs des clients qui utilisent la fonctionnalité OCR VISION de Chrome River peuvent définir l’indicatif de taxe par défaut à utiliser lorsque l’adresse du fournisseur, sur la facture, n’a pas d’indicatif de taxe associé.

Routage de groupe et identifiants de courriel

Les administrateurs peuvent ajouter un identifiant aux adresses courriel pour la ROC des factures et appliquer une logique d’affaires pour préciser si les factures créées automatiquement doivent être acheminées vers un individu ou vers un groupe pour approbation.

1. Cliquez sur le bouton plus bleu dans le volet Configuration de courriel ROC pour créer une nouvelle configuration. Il s’agira du routage par défaut des factures entrantes envoyées à l’adresse courriel désignée.

 

2 Utilisez le champ Identifiant d’adresse courriel pour ajouter un mot ou un code alphanumérique (par exemple, une région ou un nom de groupe d’approbation) qui apparaîtra dans l’adresse courriel, afin de faciliter l’identification de l’endroit où les courriels envoyés à cette adresse sont automatiquement acheminés.

• Seuls les caractères alphanumériques, les tirets et les points sont autorisés dans l’identifiant; les caractères spéciaux comme %, & et @ ne le sont pas.

• L’adresse courriel complète sera générée automatiquement et s’affichera sous le champ.

3 Vous pouvez ensuite attribuer l’adresse à un utilisateur spécifique ou à un groupe/rôle en fonction des entités. Si vous l’attribuez à un groupe, toute personne faisant partie de ce groupe peut approuver la facture pour l’introduire dans le cycle de routage.

Bon de commande - Type de dépense d’expédition pour BC de poinçonnage

Pour les clients qui profitent de notre fonction Poinçonnage du catalogue, cette liste déroulante permet aux administrateurs de spécifier le type de dépense qui sera utilisé pour créer un élément de ligne séparé pour l’expédition sur les lignes de commande et de facture. Consultez Poinçonnage du catalogue pour obtenir des renseignements détaillés.

Généralités

Mois du début de l’exercice financier

Si l’exercice financier de votre organisation ne commence pas en janvier, vous pouvez configurer le mois du début de l’exercice dans Préférences du client afin de tirer parti des filtres de date de l’exercice dans les rapports d’ANALYSES standards.

1. Pour choisir le mois au cours duquel commence l’exercice de votre organisation, cliquez sur l’onglet Général, puis cliquez sur MODIFIER.

2 2. Utilisez le menu déroulant à côté de Mois de l’année où commence l’exercice financier pour sélectionner le mois de début désiré.

Afficher les attributs de personne

Votre organisation peut choisir d’afficher un lien VOIR LE PROFIL dans le menu Utilisateur.

Cliquer sur ce lien ouvrira une fenêtre montrant aux utilisateurs tous leurs attributs, dont les entités, les types d’entités et les rôles.

1. Dans l’onglet Général, cliquez sur MODIFIER.

2 Cochez la case à côté de « Afficher les attributs de la personne ».

3 Cliquez sur ENREGISTRER.