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Demander des reçus numériques

Bien que la fonction Mes rapports de dépenses Rapport d’enquête pour DÉPENSES permet aux utilisateurs de rechercher des images associées à leurs propres dépenses, l’écran de gestion Demander des reçus numériques permet aux utilisateurs disposant des privilèges de sécurité appropriés de demander des PDF contenant des images de reçus pour les rapports de dépenses de tout utilisateur. Ce peut également être utilisé pour demander des reçus XML et OFD numériques.

Notez que les requêtes d’images scellées vous permettent uniquement de rechercher, de sélectionner et de récupérer des images à partir de rapports ayant le statut Exporté et au-delà. D’autres demandes d’images permettront la recherche, la sélection et la récupération d’images à partir de rapports en statut Soumis et au-delà.

Pour connaître tous les détails, consultez la section Archivage de reçus numériques.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR, > SUIVI ET NOTIFICATIONS > DEMANDE DE REÇUS NUMÉRIQUES.

Demander des images standard

Vous pouvez demander des images à partir de dépenses de tout état sauf Brouillon. Toutefois, seules celles contenant des images pourront être sélectionnées parmi les résultats.

Les recherches sont limitées à un maximum de 500 résultats afin d’éviter qu’elles ne prennent trop de temps et n’aboutissent pas. Si vous affinez vos filtres de recherche pour les rendre plus spécifiques ou si vous triez les résultats de la recherche en fonction des différents en-têtes de colonne, le système récupère à nouveau les 500 premiers résultats, ce qui peut donner un ensemble complètement différent de 500 résultats.

[1] Sélectionnez IMAGES dans la liste déroulante.

[2] Utilisez les filtres pour chercher les images par

  • Date d’envoi
  • Date d’exportation
  • Personne à rembourser
  • Attributs de relation (entités)
  • ID du rapport : Saisissez jusqu’ à 50 ID de rapport, séparés par des virgules.

Cliquez sur RECHERCHER.

[3] Vous pouvez cliquer sur l’un des en-têtes de colonne pour trier les résultats par cet en-tête. Glissez l’en-tête ou les en-têtes de la colonne dont vous voulez regrouper les résultats jusqu’à la barre bleue.

[4] Cochez les cases pour sélectionner les images souhaitées, puis cliquez sur DEMANDER. Les rapports sans pièces jointes seront gris et ne pourront pas être sélectionnés.

5. Un lien vers le PDF des images sera envoyé à votre adresse courriel principale. La fenêtre de confirmation affichera le nombre d’éléments sélectionnés ainsi que l’adresse courriel où ils seront envoyés. Cliquez sur DEMANDER.

Demander des images scellées

Votre organisation peut profiter du service d’archivage numérique Emburse (EDAS), un service optionnel qui garantit que les reçus saisis dans une solution de dépenses Emburse sont conformes aux exigences de numérisation et d’archivage pour les pays pris en charge.

Les « images scellées » sont des reçus qui ont été transférés à l’EDAS pour être convertis en une reproduction PDF de haute qualité du reçu original. La copie PDF est ensuite scellée conformément aux exigences du pays de l’utilisateur pour devenir la copie légalement conforme. Pour connaître tous les détails, consultez la section Archivage de reçus numériques.

Notez que les requêtes d’images scellées vous permettent uniquement de rechercher, de sélectionner et de récupérer des images à partir de rapports ayant le statut Exporté et au-delà. D’autres demandes d’images permettront la recherche, la sélection et la récupération d’images à partir de rapports en statut Soumis et au-delà.

[1] Sélectionnez IMAGES SCELLÉES dans la liste déroulante Type d’archive numérique.

[2] Utilisez les filtres pour chercher les images par

  • Date d’envoi
  • Date d’exportation
  • Personne à rembourser
  • Attributs de relation (entités)
  • ID du rapport : Saisissez jusqu’ à 50 ID de rapport, séparés par des virgules.

Cliquez sur RECHERCHER.

[3] Les résultats de la recherche afficheront les 500 premiers rapports de la période dont le statut est « Exporté » (ou au-delà), mais seuls les rapports contenant des images scellées pourront être sélectionnés.

  • Les images scellées sont indiquées par une icône en forme de trombone dans la colonne Pièce jointe.

  • Les images scellées qui contiennent des données XML en ligne sont indiquées par une icône en forme de coche verte dans la colonne Données XML.

[4] Pour télécharger des rapports spécifiques, sélectionnez-les et cliquez sur DEMANDER LES RAPPORTS SÉLECTIONNÉS.

L’écran de confirmation affichera le nombre de rapports sélectionnés et votre adresse courriel. Cliquez sur DEMANDER.

5. Pour télécharger tous les rapports, cliquez sur DEMANDER TOUS LES RAPPORTS.

  • Veuillez noter que l’écran de recherche n’affichera que les 500 premiers rapports, mais en cliquant sur DEMANDER TOUS LES RAPPORTS, vous obtiendrez un fichier compressé pouvant contenir jusqu’à 4 000 rapports. Si vous souhaitez demander des reçus pour plus de 4 000 rapports, vous devrez affiner vos résultats de recherche (par exemple, en réduisant la plage de dates) pour obtenir un maximum de 4 000 rapports à la fois et les demander par lots jusqu’à ce que vous ayez obtenu le nombre souhaité.

L’écran de confirmation vérifiera votre adresse courriel. Cliquez sur CONFIRMER.

6. Vous verrez un message de confirmation que la demande a été acceptée.

7. Vous recevrez un lien par courriel pour télécharger le fichier ZIP contenant les images scellées demandées.

Ce fichier crypté et protégé par mot de passe contient la date et l’heure auxquelles vous avez initié la demande, ainsi qu’un mot de passe.

Cliquez sur TÉLÉCHARGER LE FICHIER.

8. Lorsque vous extrayez les fichiers d’images scellées, vous devrez saisir le mot de passe, que vous pouvez copier-coller à partir du courriel.

9. Les images sont organisées en dossiers pour chaque ID du rapport. Dans le dossier de chaque rapport, il y a des sous-dossiers pour chaque élément de ligne qui contiennent des reçus et toutes les données XML connexes.

Demander des reçus XML ou OFD

[1] Sélectionnez REÇUS XML ou REÇUS OFD dans la liste déroulante.

[2] Saisissez la plage de dates dans laquelle les reçus ont été joints et cliquez sur DEMANDER XML ou DEMANDER OFD.

[3] Un lien vers le PDF des images sera envoyé à votre adresse courriel principale.

Vérification de l’intégrité des données XML

Pour les pays où le service d’archivage numérique Emburse est nécessaire pour capturer les données de ligne individuelle en XML et les sceller avec le reçu correspondant (actuellement seulement en Espagne), nous affichons un bouton VÉRIFICATION DE L’INTÉGRITÉ XML lorsque les rapports contenant des données XML sont sélectionnés.

Ceci permet aux utilisateurs de valider si les modifications ont été apportées aux données de dépenses depuis qu’elles ont été scellées. Chaque rapport sera marqué soit d’un cercle vert indiquant une vérification de l’intégrité réussie, soit d’un point d’exclamation rouge indiquant une erreur d’intégrité, avec un message décrivant les résultats.

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