Planifier les rapports ad hoc

Une fois que vous avez créé un rapport ad hoc, vous pouvez planifier son exécution à un moment précis ou de manière récurrente. Les résultats du rapport peuvent être transmis par courriel ou placés sur un serveur FTP.

Choisir un rapport dont vous souhaitez planifier l’exécution

1. Cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur ANALYSES.

2 Une nouvelle fenêtre de rapports d'analyses apparaîtra. Cliquez sur l’onglet RAPPORTS AD HOC.

3 Rendez-vous dans l’onglet Tableau de bord Analyses > Rapports AdHoc>, Contenu > [Nom de votre entreprise] > Mon contenu pour voir la liste des rapports que vous avez créés.

4. Trouvez le rapport dont vous souhaitez planifier l’exécution et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Sélectionnez CALENDRIER dans le menu contextuel, puis ADRESSE ÉLECTRONIQUE ou FTP.

• Courriel : Adresse électronique : pour planifier l’envoi du rapport par courriel aux utilisateurs sélectionnés.
• FTP : FTP : pour planifier le téléversement du rapport sur un serveur FTP.

Planifier un rapport à distribuer par courriel

1. L’onglet TÂCHE s’ouvre par défaut. Si vous préparez un rapport dont les données concernent plusieurs personnes à rembourser, nous vous recommandons de cocher la case RAPPORT EN RAFALE afin que chacune de ces personnes ne reçoive que les données applicables à ses propres rapports. Pour en savoir plus, consultez Éclatement des rapports ad hoc programmés par courriel.

2 Cliquez sur l’onglet DISTRIBUTION.

1. Choisissez un type :
2. Liste de distribution : cliquez sur l’icône du dossier qui apparaît pour chercher la liste de distribution désirée.
3. Fichier de distribution : cela vous permet d’envoyer le rapport à tous les utilisateurs de votre entreprise. Le nom du fichier doit être fourni par Chrome River. Pour en savoir plus, consultez la section Exécuter le rapport des courriels (ou communiquez avec nous à l’aide du Service d’assistance de Chrome River pour demander le nom du fichier de distribution).
4. Adresses de courrier électronique Adresse de courrier électronique : saisissez ou copiez et collez les adresses courriel dans le champ « À : ».
5. Liste dynamique : ceci vous permet de retourner en mémoire pour chercher une liste de valeurs et de destinations en rafale, ou uniquement une liste de destinations à partir d’une source de données (par exemple, un fichier non hiérarchique, une base de données SQL, une source de données FOCUS ou protocole LDAP).
6. De De : l’adresse courriel à partir de laquelle le rapport sera envoyé.
7. Adresse de réponse : l’adresse courriel à laquelle les utilisateurs doivent répondre.
8. Objet : Objet : affiche automatiquement le nom du rapport, mais peut être modifié.
9. Dans la case Envoyer l'information par courriel, vous pouvez ajouter un message personnalisé en sélectionnant Envoyer tous les rapports en tant que pièces jointes.

3 Cliquez sur l’onglet RÉCURRENCE.

1. Dans Paramètres, sélectionnez la fréquence à laquelle vous désirez produire le rapport.

• Note : Si vous réglez le rapport à « Exécuter une fois », assurez-vous de régler l’heure de début, sans quoi le rapport s’exécutera immédiatement.

2. Sélectionnez votre fuseau horaire dans le menu déroulant.
3. Les heures de début et de fin que vous sélectionnez seront dans le fuseau horaire spécifié dans le menu déroulant.

• Note : Remarque : les zones avec passage à l’heure d’été ne sont pas disponibles en ce moment dans la liste déroulante. Ainsi, vous devrez ajuster l’heure souhaitée en enlevant une heure jusqu’à la fin de la période d’heure d’été. Par exemple, si l’heure souhaitée est 11 h, vous devrez la régler à 10 h.

4. Cliquez sur l’onglet NOTIFICATION pour choisir que l’on vous avise lorsque le rapport est envoyé. Vous pouvez choisir de toujours recevoir une notification, de ne jamais en recevoir ou d’en recevoir uniquement en cas d’échec de la planification. Dans ces deux derniers cas, vous devez remplir les champs appropriés en indiquant l’adresse de réponse et les adresses courriel auxquelles vous souhaitez envoyer les messages de notification (courts ou complets).

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur ENREGISTRER & FERMER dans la barre de menu.

Planifier un rapport à distribuer par le biais du serveur FTP

1. Dans la fenêtre Planification, l’onglet TÂCHE s’ouvre par défaut. Tous les champs seront préremplis, sauf les propriétés du rapport.

Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case REMPLACER LE FORMAT SPÉCIFIÉ DANS LA PROCÉDURE pour modifier le format du fichier. Toutefois, vous devrez modifier le nom du rapport à l’étape 3 ci-dessous pour que le fichier corresponde au format de fichier sélectionné.

2 Cliquez sur SERVEUR FTP dans le groupe Options.

1. Utilisation du serveur FTP de Chrome River (recommandé)

1. Dans la fenêtre contextuelle, le nom du serveur FTP de Chrome River s’affichera automatiquement.
2. Entrez le nom de votre compte FTP Chrome River.
3. Les paramètres SSH sont configurés par défaut pour le serveur FTP de Chrome River.

2. Utilisation d’un serveur FTP externe
3. Si vous choisissez d’envoyer le rapport à un serveur FTP/SFTP externe, vous devrez modifier les paramètres SSH et fournir le mot de passe du serveur.

Cliquez sur OK.

3 Cliquez sur l’onglet DISTRIBUTION.

1. Type : Type : pour que le rapport complet figure sur le serveur FTP, sélectionnez FICHIER UNIQUE.
2. Nom : Nom : donnez au fichier un nom se terminant par .xlsx pour conserver le format Microsoft Excel lors de la transmission du fichier. Si vous avez choisi de remplacer le format à l’étape 1, ajoutez l’extension de fichier appropriée au nom.
3. Répertoire : sélectionnez la destination du fichier sur le site FTP. Ce chemin doit déjà exister pour que le fichier soit déposé correctement.

4. Si vous le souhaitez, modifiez les paramètres des onglets Récurrence et Notification comme décrit aux étapes 3 et 4 de la section Planifier un rapport à distribuer par courriel ci-dessus.

Consulter les horaires dans Explorateur de planification

Pour visualiser vos horaires, accédez à Tableau de bord Analyses > Explorateur de planification. Accédez ensuite à Contenu > [Nom de votre entreprise] > Mon contenu.

Double-cliquez sur une planification pour l’ouvrir et la modifier.