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Planification des rapports standards

Une fois que vous avez enregistré un rapport standard en tant que modèle, vous pouvez planifier son exécution à un moment précis ou de manière récurrente. Les résultats du rapport seront transmis par courriel.

Notez que chaque modèle ne peut être associé qu’à une seule planification. Pour exécuter le même modèle selon plusieurs planifications, consultez la section Dupliquer un calendrier ci-dessous.

Créer une planification

1. Dans l'onglet Rapports standards, sélectionnez l'objet de rapport approprié pour afficher tous les modèles connexes que vous avez créés.

2. Cliquez sur le bouton PLUS à côté du modèle souhaité et sélectionnez HORAIRE.

3. Dans l'onglet Tâche et récurrence de l'écran de saisie des rapports planifiés, attribuez un nom à la planification et sélectionnez sa fréquence :

  • Planifier le nom du raport : ce nom est fourni à titre de référence seulement et ne sera pas affiché sur le rapport lors de son exécution.
  • Fréquence : choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que le rapport soit exécuté, l'intervalle de dates ainsi que la plage horaire. Par défaut, le fuseau horaire est celui de l'utilisateur qui effectue la planification.

4. Vous pouvez également choisir de remplacer tout format d'exportation déjà attribué au modèle.

5. L'onglet Distribution vous permet de choisir le destinataire du rapport et les éléments affichés.

  • À : Le rapport planifié peut être distribué à un maximum de 20 personnes. Utilisez la zone de recherche pour trouver les utilisateurs souhaités.
  • De : entrez le nom de la personne ou du groupe dont vous voulez que le courriel provienne.
  • Objet : entrez l'objet du courriel.
  • Envoyer l'information par courriel : choisissez si vous voulez envoyer le rapport sous forme de pièce jointe ou l'insérer dans un message.
  • Inline : le rapport est envoyé en format HTML dans le corps du courriel.
  • Pièces jointes : si vous souhaitez que le rapport soit envoyé en format Excel ou dans un format autre que HTML, choisissez l'option Attachments. Comme le rapport sera joint au courriel, vous devez entrer du texte à afficher dans le corps du message.

  • Si vous souhaitez empêcher l'envoi du rapport dans le cas où il ne contiendrait aucune donnée, cochez la case « Only send schedule email if the report has data » (envoyer par courriel uniquement si le rapport contient des données).

6. L'onglet Notification vous permet de choisir de recevoir un courriel de vérification lors de l'exécution ou de l'échec de la planification.

  • Aucun(e) : aucune notification
  • Always : notification en cas d'exécution ou d'échec de la planification
  • On Error : notification uniquement en cas d'échec de la planification

 

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur PLANIFIER.

Si une icône de calendrier s'affiche à côté du nom du modèle de rapport enregistré, cela indique qu'il est associé à une planification.

Modifier une planification

Pour modifier un horaire de rapport, cliquez sur le bouton PLUS et sélectionnez HORAIRE.

Modifiez l’un des paramètres et cliquez sur PLANIFIER.

Les nouveaux paramètres de planification prendront effet lors de la prochaine exécution de la planification.

En cas de modification du modèle de rapport standard associé, la version la plus récente sera utilisée lors de la prochaine exécution du rapport.

Dupliquer un calendrier

Comme chaque modèle ne peut être associé qu'à une seule planification, la fonction Clone vous permet de dupliquer le modèle souhaité et de le planifier à une fréquence ou à une heure différente, si nécessaire.

1. Cliquez sur le bouton PLUS à côté du modèle souhaité et sélectionnez CLONER.

2. Nommez le nouveau modèle et, si vous le souhaitez, ajoutez une description. Puis cliquez sur CLONER.

3. Le nouveau modèle s'affichera dans la liste des rapports d'analyse des dépenses enregistrées. Pour planifier son exécution, suivez les mêmes étapes.

Supprimer une planification

Pour supprimer l’horaire associé à un modèle de rapport standard, cliquez sur le bouton PLUS près du modèle souhaité et sélectionnez HORAIRE.

Cliquez sur le bouton SUPPRIMER dans le coin inférieur gauche.

Dans la fenêtre contextuelle de confirmation, cliquez sur SUPPRIMER. Cela permet de conserver le modèle, mais de supprimer la planification.

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