Factures par fournisseur - Rapport standard par courriel

Le rapport standard Factures par fournisseur - Courriel vous permet de mettre automatiquement à jour vos fournisseurs selon le statut de leurs factures à votre entreprise; il suffit de configurer ANALYSES pour créer une liste de ces factures et de leur statut sur une feuille de calcul Excel et de programmer un message courriel récurrent qui enverra cette liste à vos fournisseurs. Une fois configurés, ce courriel et ce rapport seront automatiquement créés et transmis à votre fournisseur, sur une base mensuelle ou trimestrielle, selon votre choix. Il vous faut donc définir une adresse courriel pour chaque enregistrement d'adresse de fournisseur (dans l'enregistrement du fournisseur) et configurer ensuite les factures et les statuts qui seront envoyés à cette adresse courriel précise. Vous devez préciser la fréquence d'envoi du rapport, de même que le statut, le montant et l'âge qui sont retenus comme critère d'inclusion dans le rapport.

Définition de l'adresse courriel du fournisseur

Seuls les fournisseurs qui détiennent une adresse fournisseur associée avec une adresse courriel s'affichent dans la liste des fournisseurs pour lesquels vous pouvez programmer des mises à jour par courriel. De plus, chaque adresse courriel doit être associée avec l'adresse postale précise de ce fournisseur. Les administrateurs détenant les autorisations appropriées peuvent ajouter et éditer l'adresse électroniques des fournisseurs via Invoice Management.

Consultez Administration des factures des fournisseurs pour de plus amples renseignements sur la modification d’une adresse de fournisseur.

Remarque : le fournisseur ou le service Web de flux peuvent également être modifiés pour fournir ces adresses courriel au niveau de l'adresse du fournisseur. Si vous souhaitez utiliser cette option, communiquez avec le Service d'assistance de Chrome River pour obtenir un flux de fournisseurs mis à jour, ou les spécifications d'un service Web.

Si vous ne voulez PAS mettre à jour le fournisseur ou service Web de flux pour prendre en compte cette adresse, toutes les adresses courriel de l'adresse d'un fournisseur entrées manuellement dans l'écran d'administration des fournisseurs ne seront PAS supprimées de l'occurrence de votre FACTURE si votre flux ou service Web ne les contient pas.

Création et planification du courriel

1. À partir de la barre des applications, cliquez sur AVANCÉ > RAPPORTS D'ANALYSES.

2. Une nouvelle fenêtre de rapports d'analyses apparaîtra. Cliquez sur l'onglet Rapports standards, puis cliquez pour afficher la liste des rapports standards de FACTURES. Faites un double clic sur FACTURES PAR FOURNISSEUR - COURRIEL.

3. Le rapport standard Factures par fournisseur - Courriel s'affichera.

SÉLECTIONNER UNE ADRESSE DE FOURNISSEUR

Cette option permet de désigner le fournisseur qui recevra le rapport. Vous devez créer un rapport distinct pour chaque fournisseur + la combinaison d'adresse fournisseur pour l'expédition du rapport.

• Nom du fournisseur : Sélectionnez le fournisseur désiré. Seuls les fournisseurs ayant une adresse courriel s'afficheront.
• Adresse du fournisseur : sélectionnez l'adresse à laquelle la notification doit être envoyée. Pour les fournisseurs ayant plusieurs bureaux dont chacun a une adresse courriel associée, plusieurs adresses s'afficheront dans le menu déroulant.

FILTRES DE SÉLECTION DES FACTURES

Cela détermine les factures apparaissant sur le rapport.

• Jours d'ancienneté de la facture : Choisissez la période pendant laquelle les factures sont récupérées, en fonction de la date de facturation.
• Exemple : si vous sélectionnez 30 jours et que le rapport est exécuté le 1er septembre, le rapport affichera les factures du 1er au 31 août. Aucune facture datant antérieur au 1er août ne sera incluse.
• Statut de la facture : Vous pouvez choisir d'inclure dans le rapport seulement les factures ayant un statut particulier.
• Tous (dans l'attente, approuvé, exporté, payé, annulé)
• Dans l’attente
• Dans l'attente, approuvé, exporté, payé
• Payé
• Approuvé, exporté, payé
• Montant de la facture : Vous pouvez limiter les résultats à ceux indiquant « Supérieur à », « Inférieur à » ou « Égal à » un montant particulier.
• La sélection « Greater than 0 » (Supérieur à 0) n'inclura que les factures qui présentent un montant positif de plus de 0,00 $.
• La sélection « Less than 0 » (Inférieur à 0) n'inclura que les montants négatifs et les montants de note de crédit.
• Devise de la facture : Vous pouvez choisir d'inclure seulement les factures émises dans une devise en particulier, ou d'inclure toutes les devises.

OPTIONS DE DISTRIBUTION

Ces options permettent d'indiquer la fréquence d'envoi du rapport.

• Send Frequency (Fréquence d'envoi) : quelle est la fréquence d'envoi du rapport ?
• Mensuellement : l'envoi s'effectue le premier jour de chaque mois
• Trimestriellement : l’envoi s’effectue le premier jour du trimestre (1er janvier, 1er avril, 1er juillet, 1er octobre)
• Objet - à partir du texte : entrez l'objet du message électronique dans cette zone.
• Courriel en CC facultatif : Vous pouvez choisir d'envoyer une copie du courriel à une autre adresse (p. ex : à votre adresse courriel).
• Message (250 caractères) : Vous pouvez saisir un message personnalisé dans le corps du courriel.

4. Après avoir configuré vos paramètres, cliquez sur APERÇU pour afficher les factures qui seront ajoutées au courriel. Cliquez sur ENREGISTRER pour enregistrer la planification des courriels pour ce fournisseur et cette adresse. Cliquez sur RÉINITIALISER pour effacer tous les champs et saisir les données d'un autre fournisseur, ou d'une autre adresse.

Veuillez prendre note qu'il n'y a actuellement aucun écran d'administration pour afficher les courriels planifiés que vous avez configurés. Vous pouvez afficher les options sélectionnées pour un fournisseur ou une adresse en particulier en consultant le rapport standard Factures par fournisseur - Courriel, puis en sélectionnant le fournisseur désiré (et son adresse, le cas échéant) à partir des menus déroulants sur le panneau Sélectionner l'adresse du fournisseur.